Připravte se na povinnost elektronické fakturace v celé Evropě

E-invoicing Exchange Summit, jedna z největších konferencí o elektronické fakturaci na světě, se konala na přelomu září/října v nedaleké Vídni. Účastnilo se jí více než 200 expertů, vizionářů a zástupců evropských špičkových společností s cílem prodiskutovat nové příležitosti, sdílet úspěchy a v neposlední řadě navázat nová obchodní partnerství. Témat bylo hned několik, od legislativních změn přes blockchain až po digitalizaci celého nákupního procesu. Stěžejním bodem byl však tlak jednotlivých států napříč celým světem na zavedení povinné elektronické fakturace a s tím spojené výzvy  týkající se nových národních požadavků na daňovou agendu společností.

Do roku 2025 se bude v Evropě do státu fakturovat pouze elektronicky

Bruno Koch, švýcarský tržní analytik, který stojí za každoroční obsáhlou zprávou společnosti Billentis, zahájil Summit v reprezentativních prostorách vídeňského hotelu Savoyen. V jeho poslední zprávě o elektronické fakturaci s názvem „Globální cesta eFakturace 2019–2025“ (originál v angličtině ke stažení The E- invoicing Journey 2019-2025) shrnuje stav celého odvětví digitalizace obchodních a logistických procesů se zaměřením na elektronickou fakturaci na celé planetě. Zmínil, že zatímco v prvních fázích byla elektronická fakturace doménou především soukromého sektoru, dnes se stává prioritou zejména vládních politik „eGovernmentu“ (elektronizace státní správy) napříč celým světem.

Výrazným příkladem z poslední doby je mandatorní eFakturace pro B2G i B2B v Itálii, v příštím roce bude povinná B2G také pro Německo a Portugalsko, z mimoevropských potom ve Vietnamu, Bolívii nebo Kolumbii. Hlavním motivem přitom není efektivita vládního sektoru, ale především tzv. daňová mezera, která státní kasy zemí EU stála v roce 2017 podle odhadů 137 miliard EUR. Tu se státy pokouší zacelit pomocí elektronické fakturace a dohledu nad ní v reálném čase, což se dle prezentace zástupců italského Ministerstva financí také daří.

Italský model – povinná elektronická fakturace v praxi

Salvatore Stanziale z ministerstva financí a Mario Carmelo Piancaldini z finančního úřadu prezentovali výsledky italského projektu. Jako úspěch vyzdvihli především rychlost, s jakou se jim podařilo celý projekt mandatorní efakturace realizovat. SDI (Sistema di Interscambio), platforma pro eFakturaci spravovaná italským finančním úřadem, shromažďuje veškeré informace z faktur v reálném čase. Co to znamená v praxi? Každý vystavitel fakturu musí nejdříve zaslat v elektronickém formátu do systému SDI, který ji po validaci teprve přepošle příjemci.

Společnosti mají několik možností, jak se na systém SDI napojit. Nejméně starostí změna znamená pro firmy, které pro fakturaci využívaly poskytovatele služeb elektronické fakturace (převážně EDI). Ti se o napojení postarají za ně. Ostatní mohou využít přímé napojení, často bude ale nutná úprava vlastních systémů, tak aby formát faktury vyhovoval technickým požadavkům. Především pro malé společnosti, živnostníky apod. často bez jakýchkoli informačních systémů či dodavatelů podobných služeb je k dispozici webový portál Fatturapa. Využít lze i služeb sítě Peppol, který umožňuje elektronickou výměnu dokumentů mezi státními institucemi a soukromým sektorem v rámci Evropské unie. Italský státní úřad pro digitalizaci je totiž také Peppol autoritou.

Zajímavé je, že se italské úřady v předcházejících diskusích se stakeholdery celého projektu zavázali v rámci celého systému k bezplatné elektronické archivaci všech faktur, které projdou SDI. I přes vysokou technickou náročnost, hodlají tento slib prý úřady dodržet.

 „Mandatorní fakturace je cesta. Bez ní by digitalizace firemních procesů nikdy nedosáhla takového rozsahu, jako je tomu aktuálně v Itálii. Společnosti její zavedení donutilo digitalizaci řešit mnohem více do hloubky a začali tak více přemýšlet nad tím, jak z této oblasti získat maximum,“ řekl na konferenci zástupce poskytovatelů elektronických služeb Enrico Liverani ze společnosti Digital Technologies. 

Obecně byl v kuloárech italský model považován za úspěch, i když se objevily i jisté obavy.

EDI stále standardem v hromadné výměně dokladů

Většina zástupců nadnárodních společností se shodla na hegemonii EDI komunikace, jakožto zavedeného a funkčního způsobu automatizace přenosu dokladů mezi obchodními partnery. Své případové studie představily například společnosti Spar nebo Wienerberger. Druhá zmíněná se snaží jít ještě dále a digitalizovat též celou nákupní agendu včetně poptávek a schvalování objednávek. Řeč je o EDI dokladech primárně zaměřených na zbožové doklady, ale také o režijních fakturách, u kterých je standardizace vzhledem k proměnlivému plnění prakticky nemožná nebo velmi složitá.

V takových případech nastupují nové technologie jako je umělá inteligence nebo strojové učení, které pomohou s rutinní prací, která má obvykle pro společnosti nulovou přidanou hodnotu. „Snažíme se přilákat do Wienerbergeru co nejvíce mladých a šikovných lidí a přepisování faktur není opravdu něco, co chtějí dnešní mladí dělat. Obvykle utečou do dvou měsíců s tím, že jejich představa o životě je úplně jiná,“ dodala Barbara Hiebl, která má ve společnosti Wienerberger na starosti projekt P2P přenosů.

Dlouhé splatnosti – téma pro malé dodavatele

„Show me the money!“ tak zněl lákavý název zábavné prezentace s příklady, kterou představil Anthony Persse ze společnosti Proactis. Poukázal na neuvěřitelných 1,3 bilionu EUR, které jsou dle průzkumu PwC blokované v závazcích globálních společností a které by mohly pomoci jejich dodavatelům bojujícím s cash-flow.  Financování takového dodavatelského řetězce například pomocí skont je pro společnosti administrativně náročné, zvláště pokud jde o malé dodavatele. Těch mívají společnosti obvykle nejvíce, ale kvůli malému objemu fakturace s nimi jakékoli individuální podmínky nemají vůbec zájem řešit. S pomocí služeb využívající dynamický diskounting právě z takových společností administrativní zátěž spadne, vydělají na volném kapitálu a navíc si upevní své dodavatelské portfolio.