Profesionální logistika – když systémy navzájem promlouvají

Každý, kdo pracuje v logistice, se stále častěji setkává s pojmem EDI (electronic data interchange). EDI komunikace představuje celosvětově rozšířený multioborový standard elektronické výměny dat, který dominuje v řadě oborů také na českém trhu. V tuzemsku je jeho přítomnost při výměně obchodních a logistických dokumentů nepostradatelná díky masovému rozšíření zejména v retailu, automobilovém průmyslu či finančním sektoru, ale jak je tomu dnes v přepravě a logistice, kde je na rychlost a přesnost výměny dokumentů kladen snad ještě větší důraz?

Mnoho výrobců či distributorů využívá pro pokrytí svých logistických operací k doručení zboží logistický outsourcing, tedy přenesení logistických činností na třetí stranu – logistické providery (LSP). Využívání služeb logistického providera snižuje náklady na oddělení logistiky, skladování i přepravu a zlepšuje tak produktivitu. Na druhé straně může ale jeho využívání přinášet menší flexibilitu a nižší úroveň zákaznického servisu pramenící z odlišných představ logistického providera a odběratele služeb. Odběratel služeb také může ztratit kontrolu nad svými logistickými operacemi. To však neplatí, pokud LSP a jeho zákazník (někdy také uložitel) používají k vzájemné komunikaci vhodné nástroje, které nedostatky využití služeb LSP eliminují. Jedním z nejsilnějších je elektronická výměna dokumentů – EDI.

Síla pramení z efektivního propojení

Stalo se již pravidlem, že logističtí provideři využívají automatizované systémy pro řízení skladů (WMS) a že dodavatelé využívají systémy pro plánování zdrojů (ERP). Aby měly obě strany k dispozici informace potřebné k zajištění svých cílů, je důležité tyto systémy propojit tak, aby se data vzniklá v jednom systému přenesla do systému druhého. Logistický provider si díky datům zákazníka bude moci lépe plánovat své operace, zákazník zvýší úroveň zákaznického servisu a zlepší plánování.

Způsobů, jak systémy propojit, přitom existuje několik. Zřejmě nejhorší možnou variantou je manuální podoba s využitím lidských zdrojů. Vkládání dat do systému ručním přepisováním s sebou přináší notoricky známé problémy, jako je chybovost, časová prodleva, vysoké náklady a také omezená kapacita pracovníka. Druhým způsobem je speciální převodní můstek na míru daného systému, individuálně vymyšlené propojení bývá založeno na komunikaci přes FTP, případně jsou exportovaná data zasílána e-mailem. Každý takový systém je však unikátní a musí se pro každého zákazníka připravovat zvlášť. Pokud mají protistrany odlišné informační systémy, nastávají problémy při integraci, která může být nákladná. Standardně nejsou řešeny ani procesy, proto je při neočekávaných situacích nutno řešit problémy ručně ad hoc. Každý nový požadavek je třeba řešit jako nový projekt, včetně analýzy, přípravy a testování. Proto praxe ukazuje, že ve všech směrech nejvýhodnější variantou je využití EDI standardu.

Příklady táhnou

Plnohodnotné propojení systémů logistického operátora a jeho zákazníků znamená, že tyto systémy automaticky promlouvají jazykem standardu elektronické komunikace. Mezi nepřehlédnutelné projekty, které demonstrují možnosti efektivního nasazení EDI, patří implementace řešení ve společnosti Alimpex Food. Na trh dodává výrobky českých mlékáren, ve svém portfoliu má však i vlastní značky, jako například Dr. Halíř, Jovomix nebo Zálesák. Kromě toho působí i jako poskytovatel logistických a distribučních služeb například pro Bel Sýry Česko, jednoho z nejvýznamnějších hráčů na trhu sýrů (značky Veselá Kráva, Gervais, Želetava, Smetanito a Kiri) nebo jogurty Müller Milch. Veškerá vzájemná komunikace mezi Alimpex Food a těmito jeho zákazníky probíhá pouze elektronicky a strukturovaně přes EDI, na míru šité řešení CCV pro oblast logistiky kompletně pokrývá veškeré logistické procesy.

Konkurenční výhoda LSP

Řešení EDI zde zajišťuje moderní způsob komunikace, při kterém dochází k výměně standardních strukturovaných dokumentů (objednávka, faktura, avízo o odeslání nebo příjmu zboží, přehled zásob, expediční příkaz apod.) elektronickou formou přímo mezi jednotlivými podnikovými informačními systémy. Nasazení řešení CCV EDI pro logistiku s sebou přineslo okamžité a zároveň trvalé výhody jak na straně společnosti Alimpex Food, tak i jejích zákazníků. Ti mají nyní k dispozici vysoce spolehlivé a přesné logistické služby, o nichž mají dokonalý přehled a které v konečném důsledku znamenají významné úspory. Při „ruční“ výměně většího množství dokumentů totiž výrazně roste administrativní zátěž a počet chyb, dochází k nepřesnostem a špatným dodávkám, což s sebou přináší další náklady i administrativu.
Realizace propojení informačního systému Milsoft (Alimpex Food) a SAP (Bel Sýry Česko) proběhla hladce za plného provozu bez nutnosti zásahů do informačních systémů. Řešení bylo realizováno pro dva komerční sklady (český a slovenský). Při startu projektu každý jednotlivý proces mezi firmami Alimpex a Bel Sýry trvalo spustit zhruba jeden měsíc. Díky nastavení všech procesů je nyní doba potřebná k propojení dalšího dodavatele (Müller Milch se systémem SAP, červenec 2010) zkrácena na třetinu, což představuje pouze dva měsíce.

Profesionální logistika bez EDI?

Pokud je počet objednávek obchodníka v desítkách či stovkách denně, začne z důvodu neúměrné administrativní zátěže objednávat u LSP a přenese na něj tíhu dodavatelského vztahu. V případě desítek či stovek logistických a obchodních dokumentů denně se však bez strukturované výměny dat brzo stane chaos i z komunikace mezi logistickým operátorem a jeho zákazníkem, dochází ke špatným dodávkám a nepřesnostem, s čímž jsou spojené náklady a další administrativa. Při výměně dokumentů je nutno počítat se všemi možnými událostmi a mít vyřešené všechny zapojené procesy, aby nedocházelo k chybám a prodlevám.
Vzhledem k množství produktů, a zejména dodávek proto na straně společností Bel Sýry Česko nebo Müller Milch musel vzniknout požadavek na zautomatizování těchto procesů. Cílem bylo vyhnout se všem negativům a zmatkům vyplývajícím z nestrukturované komunikace. Společnost Bel má po celé Evropě několik skladů a celý logistický proces není v jejím případě zcela jednoduchý.

Oborové řešení formou služby

Východiskem z dané situace se pro společnost Alimpex Food stalo zavedení strukturované elektronické komunikace se svými zákazníky. Vybráno ovšem bylo takové řešení, které je po všech stránkách přizpůsobeno oblasti logistiky. Navíc řešení využívá propojení s konsolidačním centrem EDI poskytovatele a představuje maximálně flexibilní technologii s nízkými pořizovacími a provozními náklady – funguje formou služby bez vysokých počátečních investic, bez starostí o jeho správu a s garancí rychlého nasazení do provozu. Výhodou je jednoduchá implementace, vysoký stupeň zabezpečení (například šifrování zpráv, elektronický podpis) a možnost využití služeb zákaznického centra EDI poskytovatele, tedy jeho hotline pro poradenskou a servisní péči.

Komplexní pokrytí procesů logistiky

Řešení vždy pokrývá řadu specifických operací, které odrážejí fungování logistické firmy. Přináší zrychlení a zpřesnění výměny informací, odstranění chybovosti, snížení administrativy a následně významnou úsporu času a provozních nákladů v logistických procesech jako příjem zboží a zaskladnění, přehled zásob, inventura, manipulační a skladové pohyby, expedice, vratky nebo co-packing.

V každém okamžiku víte, co se děje se zbožím

Řešení pokrývá veškeré logistické procesy, které mohou při komunikaci mezi poskytovatelem logistických služeb a jeho zákazníkem nastat. V každém časovém okamžiku a při jakékoli logistické operaci mají společnosti Bel Sýry Česko i Müller Milch dokonalý přehled o svém zboží. Každý den jim Alimpex Food posílá přehled zásob a zástupci obou společností tak přesně vědí, co je na skladu, v jakém stavu a do kdy zboží vydrží (GSL – garantovaná doba použitelnosti). Bel Sýry Česko i Müller Milch mají rovněž k dispozici detailní informace o aktuální prodejní situaci každého jednotlivého výrobku. Nejenže vědí, jak se které zboží prodává, ale získávají i zpětnou vazbu pro svoji výrobu a budoucí prodej. Fungování nejlépe pochopíme, pokud si popíšeme pět základních procesů.

Zaskladnění

Zákazník (například Bel Sýry) posílá zboží ze svých továren do skladu firmy Alimpex Food a zároveň zasílá elektronicky zprávu DESADV (avízo o dodání zboží), která obsahuje jednotlivé položky dodávky. Každá paleta má svůj SSCC kód, Alimpex Food má tedy kompletní přehled o dodávaném množství okamžitě ve svém systému pro řízení skladu.
Po zavedení řešení EDI pro logistiku došlo k podstatnému zkrácení doby, která je třeba k naskladnění (napříjmování) jednoho kamionu o 33 paletách. A to i přesto, že zboží je při tomto procesu sledováno detailně na úrovni palet, a nikoli jen podle šarže. LSP má k dispozici mnohem detailnější informace o naskladněném zboží.
Po fyzickém naskladnění zboží posílá Alimpex Food avízo o příjmu zboží (zpráva RECADV) – informuje svého zákazníka o tom, co se přijalo, jaké množství z každé palety bylo naskladněno. Zde může samozřejmě nastat odlišnost od položek na avízu o dodání zboží, a to například v důsledku poškození zboží při dopravě. Díky rychlé informaci o této odlišnosti lze ihned řešit příčiny jejího vzniku a případně zamezit vzniklým ztrátám.

Zákaznické objednávky

Objedná-li si odběratel (například obchodní řetězec) od dodavatele (Bel Sýry Česko) zboží, pak Bel Sýry Česko elektronicky zasílá do firmy Alimpex Food expediční příkaz (zpráva INSDES), který může obsahovat detailní informace o šaržích, podle kterých lze přesně specifikovat komu a jaké zboží má Alimpex Food zaslat. V případě potravin lze tímto postupem řešit rovněž GSL, která se u jednotlivých obchodních řetězců zpravidla liší v závislosti na vyjednaných podmínkách, čemuž je rovněž nutné přizpůsobit jejich zásobování.
Informaci o stavu expedice posílá Alimpex Food firmě Bel Sýry Česko pomocí zprávy avízo o dodání zboží (DESADV), která obsahuje přesné informace, co se vyexpedovalo k zákazníkovi. Opět zde mohou nastat odchylky, například při ztrátě nebo poškození zboží při manipulaci.
Pokud odběratel zboží nepřijme, pak Alimpex Food o tomto informuje Bel Sýry Česko prostřednictvím opravného dodacího listu (DESADV), který obsahuje záporné množství a v součtu pak dává skutečný stav.

Zákaznické vratky

Zboží, které se neprodalo nebo které disponovalo špatnou dobou použitelnosti, případně z jiného důvodu bylo označeno odběratelem jako nevhodné, se vrací prostřednictvím tzv. zákaznických vratek, přičemž společnost Bel Sýry Česko má nad celým procesem stoprocentní kontrolu. Alimpex Food může vzít zpět od odběratele pouze zboží, o kterém jim dá vědět společnost Bel Sýry Česko. Pak je zboží přijato zpět na sklad. Zákaznická vratka je řešena pomocí zprávy INSDES (expediční příkaz), která obsahuje přesné informace o tom, co má být zavezeno od odběratele zpět na sklad.

Copacking

Balení a úprava zboží je nedílnou součástí služeb, které Alimpex Food společnosti Bel Sýry Česko poskytuje, a souvisí například s promo nabídkami, kdy jsou produkty prodávány v hromadném balení za příznivější cenu.
Pokud se společnost Bel Sýry Česko rozhodne pro copacking zboží, zasílá firmě Alimpex Food zprávu INSDES, která obsahuje informace, jaké zboží chtějí copackovat, včetně jeho šarží, specifikace nového balení a komponent, ze kterých má nové balení vzniknout. Alimpex Food posílá zprávu INVRPT o stavu zásob, pomocí níž potvrzuje copacking. Jakmile je tento proces hotový, je Bel Sýry Česko informován pomocí zprávy RECADV, že toto „nové“ zboží je na skladě. Vzniká tak nová zásoba, která disponuje samostatnou šarží a je ihned evidována jak ve skladovém systému Alimpex Food, tak v podnikovém systému SAP firmy Bel Sýry Česko.

Skladové pohyby

Další parametr, který je řešen pomocí elektronické výměny dat, jsou skladové pohyby (změny stavu). Při změně stavu zásob (storage location) posílá Bel Sýry Česko zprávu HANMOV, která obsahuje příkaz provedení změny stavu zboží. Zpět po provedení je posílána zpráva INVRPT jako potvrzení o provedení příkazu. Skladové pohyby jsou nutné například při kontrole kvality, nebo zejména při řešení problému, co se zbožím vráceným od zákazníků, a podobně. Díky přesným informacím o skladových pohybech lze efektivně pracovat se skladovou zásobou a řešit pružně objednávky odběratelů.

Implementujeme EDI

Existuje mnoho způsobů, jak EDI komunikaci implementovat. Tím, že se jedná o otevřený standard, může si EDI komunikaci implementovat každý. Na trhu je také k dispozici celá řada konvertních programů k zakoupení. Nejprogresivnějším trendem je využívání moderních B2B/EDI aplikací. Tyto aplikace, založené na internetovém rozhraní, umožňují firmám implementovat EDI za nízké pořizovací náklady a pomáhají eliminovat pozdější náklady na údržbu a upgrady klasických konverzních produktů. Všechny operace související s EDI komunikací, jako je překlad a přenesení zprávy, jsou totiž prováděny na straně B2B aplikace. Uživatel si pouze definuje jednoduché rozhraní pro svůj systém. Takové rozhraní může být definováno například pomocí jazyka XML nebo jednoduchých exportů a importů datových souborů. Rozhraní se přitom definuje pouze jednou, připojení dalších partnerů je díky využití standardu ENACOM pouze otázkou nastavení B2B aplikace.
Tyto aplikace navíc umožňují zasílat zprávy partnerům nejenom formou „Edifactových“ zpráv, ale umožňují definovat i další formáty, jako je XML, CSV a podobně. Jednotlivé EDI systémy jsou vzájemně kompatibilní, proto si může každý vybrat vlastní řešení, které nejvíce vyhovuje jeho potřebám. EDI komunikace se tak ukazuje jako ideální řešení pro všechny dodavatele a jejich logistické providery, kteří chtějí zprůhlednit a zefektivnit svoje materiálové toky a zvýšit kvalitu služeb, kterou společně nabízejí koncovým zákazníkům.

Jakub Lamač

Autor působí jako senior konzultant divize eBusiness společnosti CCV Informační systémy.

Zdroj: www.systemonline.cz