PDF faktury: ubírají práci nebo ji naopak přidávají?

27. 02. 2012

Podle výsledků studie AIIM (organizace zabývající se výzkumy v oblasti IT) se může zdát, že PDF faktury znamenají posun v redukci papírování. Snížení je zřejmé zejména na straně vystavitele faktury. Na druhou stranu výzkum ukazuje, že celková úspora, bereme-li v potaz i druhou stranu transakce, je minimální a ve finále způsobuje daňový doklad ve formátu PDF více papírování, místo toho, aby práci ubíral.

Jen těžko lze ignorovat, že PDF faktury jsou intenzivně využívány a mohou být důležitým krokem k přijetí účinnějších způsobů výměny dat. Také výzkum AIIM odkrývá výhody PDF faktur: zjednodušují procesy související s fakturováním a až šestkrát zrychlují odezvu zákazníka, zaměstnance i ostatních uživatelů. Výzkum dále prokázal, že výrazné zlepšení ve všech procesech spojených s fakturací nastává právě při odstranění veškerého papírování.

Šokující fakta o PDF fakturaci

Jaké jsou tedy konkrétní výsledky průzkumu?

Více než tři čtvrtiny (77 %) dotazovaných tiskne PDF fakturu, pokud ji obdrží.
Z těch, co faktury tisknou, jich 16% znovu fakturu skenuje a paradoxně opět ukládá ve formátu PDF.
Přibližně 10 % uživatelů vytiskne fakturu několikrát.
Desetina respondentů uvedla, že vytisknou nejméně jednu další kopii k archivaci.

Stará PDF škola versus nová PDF škola

Na základě provedeného výzkumu můžeme říct, že se obecně bráníme jakékoliv modernizaci v oblasti bezpapírové komunikace, PDF faktury jsou typickým příkladem. PDF faktury mohou velice usnadnit a urychlit práci. Existují PDF faktury, které obsahují XML soubor nebo v sobě zahrnují tlačítka k přímé platbě. Při pohledu na statistiky a trendy v elektronické fakturaci mají PDF faktury tendenci otvírat cestu k mnohem účinnějším způsobům přenosu dat.

O průzkumu AIIM

Průzkum organizace AIIM, která představuje globální komunitu IT profesionálů, byl realizován na jejich 477 individuálních členech mezi 30. listopadem 2011 a 3. lednem 2012. Studie je poskytována zdarma ke stažení zde.

Zdroj: AIIM, EEIplatform, upraveno