Kdy nastane soumrak papírových faktur?

250 milionů faktur si mezi sebou vymění české firmy za rok. Elektronickou cestou jich v současnosti putuje jen pět procent.

Zrovnoprávnění elektronické a papírové fakturace ušetří jen letos

českým firmám a úřadům půl miliardy korun. V roce 2018 by úspora měla

dosáhnout až 23 miliard.

Na první pohled novela zákona č. 235/2004 Sb. nijak nevybočuje z řady

jiných legislativních novinek. Dokonce ani slovní popis normy – novela

zákona o DPH – nenaznačuje, že by měla českým firmám, podnikatelům i 

úředníkům přinést tolik očekávanou úlevu: zrovnoprávnění elektronických

faktur s klasickými papírovými. Od začátku letošního roku není nutné

e-faktury posílat s elektronickým podpisem nebo přes systémy

elektronického přenosu dat (EDI), pokud mají stejné náležitosti jako

jejich papíroví „sourozenci“. To vše navíc bez nezbytnosti tisknout

faktury (uložené nejčastěji ve formátu PDF) kvůli archivaci či daňové

kontrole. Uživatel jen musí zajistit, že i za několik let bude možné

dokument přečíst v běžně dostupných programech.

Miliardové úspory

Nejenže se tímto krokem česká legislativa srovnala s normami EU,

především však zákonodárci otevřeli cestu k obřím úsporám, které by jen

na papíru a náplních do tiskáren měly dosáhnout zhruba půl miliardy

korun. To je statistický odhad pro rok 2013, predikce ve střednědobém

horizontu naznačují ještě zásadnější úspory: v roce 2018 by se díky

e-fakturaci mělo ušetřit až 23 miliard korun.

Úředníci Evropské komise dokonce odhadují, že při plnohodnotném

zavedení elektronické fakturace mohou dosáhnout úspory v rámci celé Unie

až 240 miliard eur, tedy asi šest tisíc miliard korun. Podpořit by to

měla i iniciativa Evropského parlamentu, která si klade za cíl plošné

uzákonění povinné elektronické fakturace u všech veřejných zakázek v 

zemích EU do roku 2016.

Jakkoliv se zdají úřednické odhady až nadpozemsky nereálné, faktem

je, že e-fakturace skýtá prostor k šetření. Například odhady společnosti

CCV Informační systémy hovoří o tom, že v České republice se mezi

firmami ročně vymění přibližně 250 milionů faktur, přičemž elektronickou

cestou jich putuje necelá dvacetina, tedy asi pět procent. „A i z té

malé hrstky zůstává většina potenciálu nevyužita. Podle průzkumu si

totiž 82 procent firem elektronicky přijatou fakturu vytiskne a dále ji

uchovává pouze v listinné podobě. Každá pátá společnost dokonce fakturu

doručenou ve formátu PDF tiskne opakovaně,“ vypočítává Petr Ondrášek,

ředitel pro strategický rozvoj CCV Informační systémy, s tím, že jen v 

automobilovém průmyslu a u rychloobrátkového zboží je více firem, které

se vydaly na cestu výměny strukturovaných dat (EDI) než těch, jež

využívají klasické formy fakturace.

Až zmizí papíry

Pavel Mareš, ředitel společnosti TD-IS, upozorňuje, že nárůst nebude

přinejmenším v letošním roce tak dramatický, neboť funkcionalita

zpracování elektronických faktur je součástí téměř každého účetního

systému pro menší firmy. „Vzestup je těžké odhadovat, záleží na 

velikosti organizace a interních procesech. Nicméně si myslím, že během

tří let bychom se měli dostat nad 50 procent podílu e-fakturace,“ říká

Mareš.

Miroslav Čejka, vedoucí odboru spisové služby ve společnosti Gordic,

předpokládá výrazný nárůst digitální formy faktur u orgánů státní správy

a samosprávy, neboť podle jeho názoru již mnoho firem fakturuje

elektronicky. „Můj odhad podílu e-formy je v rozmezí od 15 do 25 

procent,“ předpokládá. Výkonný ředitel Software602 Jan Petr dokonce

predikuje, že papíry by mohly z mezipodnikové fakturace zcela zmizet do 

tří let. „Jak velký posun nastane ještě letos, je těžké odhadnout, neboť

některé menší firmy budou změnu odkládat,“ říká Petr.

Je zřejmé, že dodavatelům softwaru pro správu elektronických

dokumentů začíná období zvýšené poptávky po jejich řešeních, nicméně

Pavel Hartmann, ředitel pro obchod a rozvoj společnosti Océ Česká

republika, upozorňuje, že nárůst zakázek nebude dramatický. „Neřekl

bych, že jediný dokumentový druh, v tomto případě účetní doklad typu

faktura, může způsobit zásadní změny. Snažíme se na zpracování a správu

dokumentů nahlížet skutečně komplexně, jako na spektrum sekundárních,

ale důležitých procesů firmy,“ soudí Hartmann a dodává: „Dovolím si

tvrdit, že nárůst e-fakturace nebude v letošním roce vyšší než tři

procenta, přičemž v horizontu tří let by se mohlo odehrát něco

významnějšího, v rozsahu do 15 procent.“

Článek byl na základě svolení převzat z časopisu CIO BusinessWorld. Jeho autorem je šéfredaktor Ondřej Hergesell.

Problematice tisku a správě

elektronických dokumentů se bude věnovat i  připravované číslo 10/2013 tištěného vydání, které si můžete již nyní s předstihem objednat.