Jak se vyhnout nástrahám B2B webových technologií

Ředitel provozu a oddělení interního obchodu Panasonic Industrial Ken Jeanos kdysi věřil, že internet a webová řešení zefektivní fungování jeho společnosti.

Ve firmě využívali elektronické výměny dat (EDI) coby standardního způsobu výměny informací po více než 15 let a vše fungovalo poměrně dobře. Internet ovšem sliboval modernizaci některých obchodních procesů, které nebyly v EDI zahrnuty – měl to být perfektní příklad toho, jak lépe a levněji uspokojit zákaznické potřeby.

V roce 2001, v okamžiku, kdy byly naděje spojené s nasazením webových technologií na vzestupu, požádalo Jeanose několik zákazníků, aby zcela přestal využívat EDI a prostřednictvím jejich extranetů vyměňoval pouze nákupní objednávky, faktury a prognózy. Šlo pochopitelně o peníze. Podle oborových analytiků bylo možné ve společnosti přechodem k používání extranetů zcela vypnout sítě EDI a ušetřit tak až několik set tisíc dolarů ročně - za sítě s přidanou hodnotou (VAN, Value-Added Networks), za poplatky poskytovatelům připojení, za komunikační linky pro EDI, za datovou mapu mezi obchodními partnery a v neposlední řadě také za provoz potřebných testovacích systémů.

Oproštění od EDI a přesun k extranetům však samotnému Panasonic Industrial až tolik výhod nepřinesly. Ve skutečnosti extranety totiž rozleptávají efektivitu, jíž Panasonic čerpal z využívání EDI, neboť v konečném důsledku generují více manuální práce pro jeho zaměstnance. „Někteří z mých lidí tak tráví celý den prací na jediném zákazníkovi, potvrzováním objednávek, zasíláním upozornění o dodávkách a vyřizováním faktur," konstatuje Jeanos a dodává, že pokud bude ze strany zákazníků i nadále nucen k využívání extranetů, bude muset v oblasti péče o zákazníky navýšit počet zaměstnanců o 10 %. Pokud si totiž některý z klientů Panasonicu vyžádá kupříkladu určitou prognózu, musí se zaměstnanec připojit k extranetu daného zákazníka a nalézt potřebné informace. Ty potom zadá do firemního ERP systému a čeká na vyhotovení prognózy. Jakmile je připravená, musí ji - opět manuálně - přepsat do klientova extranetu. S EDI byl celý tento proces kompletně automatizovaný. Integrace ERP systému Panasonicu do extranetu každého zákazníka pak podle Jeanose z důvodu vysokých nákladů také není vhodným řešením. A i kdyby to bylo finančně únosné, mnohé firmy by takové provázání stejně nepovolily z bezpečnostních důvodů.

Obdobně jako Panasonic Industrial, pociťují i mnozí další průmysloví dodavatelé rostoucí tlak na opuštění EDI, a stejně jako u Panasonicu, ani u nich nejde o bezproblémový tah. Trend nejvíce postihl odvětví elektroniky a špičkových technologií, nevyhnul se však ani jinde působícím organizacím. Podle viceprezidenta pro e-commerce v asociaci CompTIA (Computing Technology Industry Association) Davida Sommera chtějí výrobci originálního vybavení (OEM, Original Equipment Manufacturer) zcela odstranit současná smíšená transakční prostředí (povětšinou jde o určitou kombinace EDI či portálů B2B a různých datových formátů, jako například XML či soubory Excel) a v rámci úspory nákladů standardizovat jedinou elektronickou transakční metodu. Jejich primárně preferovanou volbou jsou webové portály, které by OEM chtěli vnutit také všem svým obchodním partnerům. „Portály jsou pro OEM levným prostředkem sběru dat, neboť břímě zadávání údajů na nich spadá čistě na dodavatele," vysvětluje Sommer.

Podle studie asociace CompTIA zaměřené na oblast B2B e-commerce se portály využívají stále více. Téměř třetina (31 %) respondentů totiž potvrdila, že v rámci byznysu v roce 2006 na portálech provedla více transakcí než kdykoli předtím. Zároveň se však dodavatelé cítí poněkud zahnaní do kouta. Stejná studie totiž dokládá, že 77 % dotazovaných potvrdilo, že jim obchodování přes web poskytuje méně výhod než EDI a jiné obchodní mechanismy B2B. CompTIA například zjistila­, že manuální vkládání informací ze systému ERP do portálu může trvat až 90 minut, zatímco stejný proces s použitím EDI zabere pouhých pět minut. Ruční vkládání dat navíc zvyšuje riziko chybovosti (špatně zadaná čísla produktů, chybná množství, neodpovídající ceny...), která při komunikaci systémů prostřednictvím EDI zcela odpadá.

Ačkoli zní standardizace a usnesení na používání jediné platformy teoreticky smysluplně (kdo by nechtěl snížit své náklady i technickou komplexitu?), představa toho, že by odběratelé měli donutit své obchodní partnery k opuštění EDI působí na mnohé CIO a experty na e-commerce jako absurdní. „Vzdát se EDI by bylo obrovským krokem zpět," varuje CIO společnosti Hitachi Global Storage Technologies Ranga Jayaraman. „Vůbec to nedává smysl. Pokud už máte EDI v provozu, jsou náklady na přechod neúměrné," dodává CIO firmy Avent Steve Philips.

„Krom toho by takový běh událostí mohl být špatný pro byznys celkově. Nutit dodavatele k přechodu na web by odběratelské subjekty mohlo dlouhodobě stát ještě více, protože dodavatelé by pravděpodobně byli nuceni promítnout zvýšené náklady v cenách a celém dodavatelském řetězci," myslí si viceprezident pro výzkum ve společnosti AMR Research Bill Swanton. Nadto nelze předpokládat, že by jediná platforma dokázala realisticky uspokojit každého obchodního partnera a podporovat všechny obchodní procesy. „Svým klientům obyčejně dáváme na výběr z pěti různých řešení pro spojení s jejich obchodními partnery. Mohou si tak zvolit například mezi webovým portálem, přenosem souborů, XML, EDI a webovými službami," vysvětluje ředitel výzkumu skupiny pro architekturu a infrastrukturu ve společnosti Gartner Benoit Lheureux a dodává: „Tímto způsobem mohou mít pokryté všechny alternativy a pro obchodní partnery bude radost s nimi kooperovat."

Jinými slovy, v dohledné budoucnosti bude většina společností muset fungovat v hybridních transakčních prostředích a bude na nich, aby se s tím vyrovnaly co nejlépe. Pro OEM to znamená odolat pokušení opustit EDI, už proto, že je v dodavatelském řetězci tak hluboce zakořeněn. Pro dodavatele z toho vyplývá nutnost dělat ve vztahu se zákazníky kompromisy, například využíváním třetí strany ve formě B2B integračního dodavatele k zasílání a přijímání informací. Je však jisté, že obě strany budou nuceny nalézt alternativní cestu snižování nákladů, ať již vybudováním vlastního systému pro konverzi dat z jednoho formátu do druhého, nebo outsourcováním této úlohy jiné organizaci.

Naděje vkládané do webu

Pro porozumění tomu, proč jsou výrobci tak nadšení portály, bude nejlépe vrátit se až k samotným počátkům e-commerce. A na jejím počátku stálo EDI. V 60. letech byla EDI revoluční technologií - šlo o první standardizovanou cestu výměny dat o objednávkách, dodávkách a finančních transakcích. Nasazení EDI díky automatizaci a eliminaci velkého množství papírování slibovalo zefektivnění výrobně-dodavatelského řetězce. A to se do značné míry také povedlo.

Zavádění EDI v 70. a 80. letech bylo ovšem rozsahově poněkud omezené, neboť velké podniky nechtěly vynakládat statisíce dolarů ročně na licencování softwaru, na provoz spojení, na podporu několika protokolů zároveň, na připojení a datové formáty a platbu za WAN. Ačkoli tedy velké společnosti z implementace EDI profitovaly, zisky nepřekonaly rozsah benefitů z transakcí s malými dodavateli, kteří na EDI neměli. Když internet naplno prorazil v druhé polovině 90. let, upřely se na něj naděje CIO, kteří doufali, že s jeho pomocí vyřeší problém interakce s menšími obchodními partnery. Podle CIO firmy Arrow Electronics Marka Settlea tito šéfové IT viděli web také jako prostředek, který by jim pomohl dosáhnout snu v podobě správy skladových zásob v reálném čase (transakce EDI byly tradičně prováděny v časovaných dávkách). Proto společnosti začaly s tvorbou webových portálů, které měly menším dodavatelům poskytnout alternativu k telefonům a faxům, bylo-li třeba umístit či potvrdit objednávku.

V té době web zároveň získával na popularitě jakožto platforma pro e-byznys. Čtyřicet high-tech společností - mj. také IBM, Motorola či Sony - proto vytvořilo neziskové konsorcium RosettaNet, aby vyvinulo otevřené XML standardy pro B2B obchodování v reálném čase. Prezident RosettaNet Herman Stiphout říká, že se B2B obchodování v odvětví špičkových technologií stalo natolik komplikovaným, že každá společnost v dodavatelském řetězci měla vlastní způsob zaznamenávání cen, šíření informací o dodávkách i vyrovnávání faktur, nemluvě o různých variantách implementovaného EDI. Zakladatelé­ RosettaNet chtěli vytvořit standardní automatizované způsoby vykonávání obchodních procesů, jako je návrh výrobků, správa skladových zásob či distribuce informací o produktu. „V praxi se RosettaNet stala doplňkem k EDI pro společnosti z elektronického a automobilového odvětví. Ovšem jen pro ty, které si jí mohou dovolit a užívají jí pro komplikované procesy, které zatím nejsou automatizovány. Pro všechny ostatní, kteří chtějí podnikat v oblasti webové e-commerce, jsou nejjednodušší cestou portály," říká Mark Settle z Arrow Electronics.

Problém s portály

Cena a komplexita spojená s podporou několika B2B e-commerce platforem je přesně to, proč některé společnosti - jako například firma Central Lewmar distribuující papír - tolik touží po usnesení na jednom standardu. „Nechceme mít dvě, tři nebo čtyři e-commerce spojení a operace v provozu s různými partnery. Komplikuje to naši obchodní činnost a zvyšuje každodenní náklady na provoz," podotýká viceprezident pro IT v podniku Central Lewmar Kevin Whitfield. Nedávno se v Central Lewmaru ovšem rozhodli za svůj standard přijmout portál hostovaný společností Liaison Technologies. Ten se zároveň snaží prosadit jako de facto výchozí platformu pro veškeré B2B transakce v papírovém průmyslu. Systém založený na XML dovoluje kontrolovat stav skladových zásob dodavatelů v reálném čase - to firmě pomáhá lépe a rychleji sloužit zákazníkům, ať už jde o marketingové firmy, komerční tiskárny nebo společnosti zabývající se grafickým designem. Podle Swantona z AMR Research jsou portály populární, neboť k nim může přistupovat každý, kdo disponuje webovým prohlížečem. Pokud většina obchodních partnerů odběratele využívá portál, dospějí další odběratelé k názoru, že by se měli přizpůsobit majoritě a menšinu využívající EDI zkrátka k přechodu na novou platformu přemluvit. Přesvědčením většího počtu (ne-li rovnou všech) obchodních partnerů k přijetí portálového řešení pak odběratelé maximalizují hodnotu investic do jeho výstavby. Portály jsou pro odběratele lukrativní také proto, že, jako v případě podniku Central Newmar, přesouvají břímě zadávání dat na dodavatele. Odběratelé své B2B portály integrují s vlastními back-endovými systémy pro správu skladových zásob, pro nákupy i účetnictví, takže ve finále jsou jejich obchodní procesy spjaté s nakupováním a fakturováním zcela automatizované.

Problém s automatizací za použití portálů je ten, že má tendenci být jednostranná. Dodavatelé nemohou dosáhnout stejné úrovně automatizace, neboť webové portály nelze tak snadno integrovat s jejich back-en­dovými systémy. Mohou ale využít služeb některého z poskytovatelů integračních služeb, který by propojil jejich systémy s portály odběratelů - to je přístup, který svým dodavatelům nabídli také v Central Lewmaru. Problémem zůstává, že jde o příliš drahý špás, má-li jej dodavatel provést ve vztahu ke každému ze svých odběratelů. Proto není divu, že tímto způsobem portál Central Lewmaru využívá jediný z obchodních partnerů firmy - její největší dodavatel. Whitfield to ovšem vysvětluje tak, že někteří dodavatelé nejsou ochotni dělat byznys přes prostředníka, zatímco jiní postrádají technologii potřebnou k podpoře XML transakcí.

EDI se mezitím zbavilo několika nevýhod - kupříkladu zpracování transakcí v dávkách - pro něž bylo v minulosti kritizováno. „Před deseti lety jsem pracoval v ropné společnosti. Tehdy jsme spouštěli cyklus zpracování transakcí prostřednictvím EDI jen dvakrát denně, neboť se účtovalo za každou přeposílanou dávku," vzpomíná Settle z Arrow Electronics. Dnes lze EDI zasílat prostřednictvím internetu, což firmám poskytuje výhody zpracování v reálném čase, jimiž disponují novější transakční metody. A přestože je EDI stále nákladnou položkou, internet jej činí o něco levnějším. Ceny VAN jsou dnes také nižší, především kvůli konkurenci ze strany portálů a nových standardů typu RosettaNet.

Viceprezident pro technická řešení ve společnosti E2Open Rob Barrett, která nabízí software a služby, jež firmám pomáhají s působením v oblasti B2B e-commerce, svaluje vinu za souboj „portály vs. EDI" především na výrobce, kteří vytvořili těžko integrovatelné produkty. „Protože portály nedokáží zpracovávat data z EDI a naopak, jsou firmy nuceny sáhnout po službách nějaké organizace vyvíjející middleware. Jedině tak dosáhnou integrace výše zmíněných řešením," říká Barrett. Jelikož většina společností nechce podstupovat nákladné integrační procesy, musí si zvolit jedno konkrétní řešení - a na základě toho, že se k němu může snáze dostat větší množství lidí, pak ponejvíce vyhrávají portály. A tu náhle musejí k portálovému řešení inklinovat také obchodní partneři těchto podniků, byť dříve využívali EDI.

Dvě cesty k cíli

Není pravděpodobné, že by technologická debata v brzké době vyústila v nějaký jednoznačný konsensus, což znamená, že většina společností bude muset nadále podporovat celou řadu platforem - od proprietárních řešení pro elektronickou výměnu dat až po nejnovější webové systémy. A ačkoli je to jistě dražší než využívání jediného standardizovaného systému, dvěma společnostem, Arrow Electronics a Hitachi Global Storage Technologies, se podařilo najít způsob, jak tyto náklady kontrolovat.

V Arrow Electronics podporují mnoho B2B datových standardů, včetně EDI, portálů, RosettaNet a dalších XML standardů. Společnost distribuuje elektronické komponenty (např. polovodiče) od 600 dodavatelů k více než 130 tisíc OEM a poskytuje některé obchodní služby typu správy skladových zásob. Aby se vyrovnali s technickými požadavky každého obchodního partnera, využili ve firmě vývojářskou platformu společnosti­ WebMethods a s její pomocí vytvořili software, který dokáže konvertovat přijaté soubory z celé řady formátů do formátů, které systémy Arrow Electronics zvládají.

Program pro prvotní zpracování dat identifikuje, kdo je iniciátorem konkrétní transakce, typ této transakce (zda jde kupříkladu o objednávku, fakturu či upozornění na dodávku), formát (soubor Excel, EDI, RosettaNet či něco jiného) a data obsažená v souboru. Mapovací program pak zkonvertuje soubor z původního formátu do formátu podporovaných systémy Arrow Electronics. V rámci mapovacího programu je navíc definována specifická datová mapa pro každý typ transakce. Pokud tedy zákazník zašle třeba objednávku, bude při konverzi využito datové mapy určené pro objednávky. Nakonec přichází na řadu program, který určí, do kterého ze systémů firmy má soubor být poslán: Objednávky jdou do systému pro zadávání objednávek, faktury do finančního systému. A jelikož výše zmíněné konverze formátů nelze automatizovat, jsou pro výkon těchto úloh najímáni levní pracovníci z venku.

V Hitachi Global Storage zase přišli na způsob jak snížit náklady na EDI, aniž by své obchodní partnery nutili k přechodu na nové platformy. Své operace v rámci EDI zkrátka outsourcují, s čímž jim pomáhá společnost E2Open, která provozuje B2B datovou výměnu a usnadňuje B2B integraci. Elektronickou výměnu dat v Hitachi Global Storage využívají od roku 1996 a každoročně za její provoz a údržbu platí několik set tisíc dolarů. „Přesto EDI nemůžeme zcela opustit, už proto, že jej využívá tolik dodavatelů," konstatuje CIO společnosti Ranga Jayaraman.

Společnost již využila služeb a softwaru od E2Open s cílem usnadnit spolupráci mezi továrnami na Filipínách a v Japonsku, i komunikaci těchto továren s jejich dodavateli. Jayaraman se tedy rozhodl využít již postaveného základu a zasílat dokumenty elektronické výměny dat prostřednictvím infrastruktury EDI udržované firmou E2Open. Díky tomu mohli v Hitachi Global Storage opustit nákladné udržování vlastní infrastruktury EDI, aniž by tak zároveň přišli o možnost automatizované spolupráce se svými partnery. Podle Jayaramana se náklady na přechod k outsourcovanému modelu firmě vrátili již v průběhu prvních devíti měsíců. Pro dodavatele, jako je Panasonic, který rovněž pro obchodování s některými zákazníky využívá služeb firmy E2Open, sice takové řešení nemusí být úplně ideální, stále je to však mnohem lepší než proprietární portály a manuální zadávání ohromného množství obchodních dat.

Autorem článku je Patrik Khudhur. Článek převzat z portálu CIO Business World