Blog: Elektronická fakturace – víc než jen daňový doklad

Logicky pouze elektronicky!

Elektronická fakturace se stala již zcela běžnou součástí mezipodnikových vztahů a její role se každým dnem zvyšuje. Stále více firem totiž objevuje „kouzlo“ elektronické fakturace a celou řadu jednoznačných výhod, které s sebou přináší (přínosy elektronické fakturace). Vždyť fakturovat elektronicky je nanejvýš logické. Prakticky 100% všech subjektů na trhu vede účetnictví v elektronické podobě, kdy dodavatel pořídí fakturu ve svém počítači elektronicky a příjemce faktury ji do elektronické podoby převádí. Není přece nic jednoduššího, než přímá elektronická cesta! Namísto toho je stále velká skupina těch, kteří „elektronickou“ fakturu vytisknou, dají do obálky a doporučeně ji velmi draze a mnohdy neúměrně dlouho fyzicky posílají příjemci faktury. Tomu nezbývá než celou papírovou fakturu opět převést (přepsat) do elektronické podoby. Ve výsledku tedy pracně získá zcela stejná data, která již před několika dny pořídil někdo jiný – ovšem pouze v případě, že nedošlo k chybě při přepisování. Že se to zdá nelogické až komické? Možná, ale s papírovou fakturou je tomu právě tak.

Elektronicky zcela legálně a s mnoha výhodami

Co je příčinou, že se mnozí stále nedokáží s „papírem“ rozloučit? Hlavním důvodem je pravděpodobně všeobecně rozšířený názor, že elektronická faktura není s tou papírovou v rovnoprávném postavení. Opak je však pravdou! Princip elektronické fakturace je plně v souladu s českými zákony i se směrnicemi Evropské Unie. Podmínkou elektronické fakturace je zaručení pravosti původu a integrity obsahu faktur. Tyto požadavky je možné zajistit jedním z těchto způsobů:

• prostřednictvím zaručeného elektronického podpisu
• prostřednictvím elektronické výměny dat – EDI

Elektronická fakturace s sebou navíc přináší nejen velké množství jednoznačných přínosů, ale také možnost přesunout celou papírovou agendu podniku do bezpapírové podoby díky řešením, která integrují různé formáty na trhu, od fenoménu, kterým jsou datové schránky v komunikaci s úřady, až po elektronickou fakturaci prostřednictvím elektronické výměny dat (EDI), tedy plně v souladu s legislativou ČR i EU. Řešení elektronické fakturace pokrývají potřeby jak velkých korporací, tak i malých podniků a živnostníků, kteří o elektronické faktuře uvažují spíše na základě přání svých odběratelů. Nejlepším důkazem o kvalitě zvoleného řešení jsou reference, zejména pokud jde o stovky úspěšných implementací.

Elektronická úskalí skutečně jen zdánlivá

Elektronické faktury si můžete vyměňovat opravdu prakticky s každým, jen je třeba, aby byl váš partner ochoten (podle zákona vám před první fakturou musí dát písemný souhlas, tzn. mailem či dopisem). Má-li také na straně příjemce dojít k naplnění všech výhod elektornické fakturace, tak by měl také příjemce schopen tyto faktury přijmout jinak, než že je bude znovu přepisovat do svého systému. K tomu potřebuje určité technické vybavení zajišťující přijetí elektronické faktury a její další zpracování. Aby takové napojení bylo dlouhodobě efektivtní a stabilní bez ohledu na to, jaké formáty používají různí partneři, pak je výhodné využít řešení elektronické fakturace, která konsolidují různé protistrany. Pokud se týká integrace systému elektronické fakturace do vašeho informačního nebo účetního systému, ani zde není řešení složité, zvláště pokud váš systém dokáže exportovat a importovat soubory ve formátu XML nebo v jiném strukturovaném formátu. Pro řadu rozšířených informačních systémů je toto napojení již k dispozici, navíc dochází ke sbližování formátů mezi jednotlivými výrobci informačních systémů na českém trhu (o aktivitě ISDOC čtěte zde).

Zdroj: Edizone.blog.zive.cz