Vyznejte se v elektronické archivaci II: Elektronický podpis není naskenovaný obrázek

Podpis je nedílnou součástí dokumentů už po staletí a slouží pro doložení identity osoby podepsané v písemnosti. Průkaznost jakéhokoli dokladu stojí a padá na existenci podpisu. To platí bez ohledu na to, zda jde o papírový nebo elektronický formát. Ani při elektronické archivaci se mu nevyhnete. Jen jej využijete v jiné podobě.

V minulém díle jsme si vysvětlili, co je důvěryhodný dokument, který umožňuje v čase prokázat svůj původ a neporušenost. Pouze podepsaný dokument má soudní průkaznost v případě sporu nebo je akceptovatelný v úředním řízení při výkonu orgánu veřejné moci. Původ, neporušenost a čitelnost jsou vlastnosti dokladů, které nárokuje v souladu se zákonem o DPH také správce daně při kontrole vašeho účetnictví. Podpis je vyžadován také zákonem o účetnictví u účetních záznamů, které se stávají účetním dokladem tehdy, pokud mají podpisové záznamy. A stejně jako u archivace papírových dokladů jsou definovány požadavky i na doklady uložené v elektronickém archivu. Nezbytným pomocníkem je zde právě elektronický podpis, k němuž si shrneme všechny důležité informace v tomto dílu.

Elektronický podpis zajistí věrohodnost původu

Dokument je libovolná zaznamenaná informace (zákon č. 499/2004, §2 odst. e) a má tedy obecnější podobu než písemnost, neboť předpokládá více forem, než pouze písemnou. Může jít například o formu zvukovou či obrazovou.

Písemný právní úkon je definován tak (dle občanského zákoníku), že musí být podepsán jednající osobou vlastnoručně. V případě, že jde o elektronickou formu, jedině zaručeným elektronickým podpisem. Co to znamená? Zatímco u papíru tomu rozumíme tak dobře, že žádný zákon nám již více vysvětlovat nepotřebuje, u elektronického dokumentu je tomu jinak.

Základy pro věrohodnost elektronického dokumentu jsou položeny zvláštním zákonem číslo 227/2000 sb., o elektronickém podpisu. Pokud k dokumentu jeho původce připojí uznávaný elektronický podpis, pak může stát nebo jiný příjemce přesně identifikovat, kdo dokument vystavil. Je zde zaručena autenticita dokladu a jeho neporušenost, tedy integrita.

Elektronický podpis získáte u 3 organizací

Elektronický podpis představuje údaje v datové podobě, které v počítači nahrazují vlastnoruční podpis. Je připojený k datové zprávě nebo je s ní logicky spojený. Slouží k jednoznačnému ověření identity podepsané osoby v datové zprávě. Přidáním elektronického podpisu do dokumentu proto zajistíte věrohodnost původu.

Jak? Důvěryhodnost platného elektronického podpisu je zajišťována pomocí principu přenosu důvěry z důvěryhodné třetí strany. Ověření totiž funguje s pomocí spojení dat veřejné části certifikátu (veřejný klíč, který pouštíte do světa) a privátní části (ten naopak striktně držíte v systému svého počítače) prostřednictvím certifikačních autorit.

Certifikátem je chápána datová zpráva, která je vydávána poskytovatelem certifikačních služeb a spojuje data pro ověřování elektronických podpisů s podepisující osobou (kvalifikovaný certifikát). Tím umožňuje ověřit její identitu. V případě elektronického podpisu je to tedy jako ověření vlastnoručního podpisu u listiny.

V České republice získáte elektronický podpis výhradně u 3 kvalifikovaných certifikačních autorit – České pošty, První certifikační autority a společnosti eIdentity. Platnost elektronického podpisu je 1 rok.

Na jakých principech elektronický podpis funguje a jaké jsou jeho varianty se dočtete v dalším dílu seriálu "Vyznejte se v elektronické archivaci".

-onr-

Seriál o archivaci pro vás připravuje společnost CCV Informační systémy, která poskytuje řešení ORION Důvěryhodný archiv.