Varovné signály ukazují na chybovost ve firemních procesech

Asi každá společnost řeší nějakou míru neefektivity v různých oblastech provozu a s tím i spojené procesní chyby. Ty přidávají zaměstnancům dodatečnou práci, dublují činnosti a způsobují chybovost. Některé firmy ani takovou neefektivitu nevnímají. Přitom špatně nastavené firemní procesy ovlivňují negativně rozpočet společnosti, stojí firmy až desetitisíce měsíčně. Zavedení EDI či jiných on-line nástrojů dokáže chyby relativně snadno odstranit. Cítíte varovné signály i ve vaší firmě? 

Vysoký počet dobropisů

Odběratel vytvoří objednávku, dodavatel připraví zboží a pošle ho společně s dodacím listem a fakturou. Typický objednávkový proces, který se denně opakuje v tisícovkách firem. A denně se opakuje také chybné objednání, ztráta nebo poškození zboží při přepravě a další objektivní okolnosti, které v důsledku vedou často až k dobropisování zboží, které žádná účtárna rozhodně v lásce nemá.

Zavedení EDI (elektronické výměny dat), celý proces zrychlí a zpřehlední. Odběratel vytvoří objednávku, dodavatel ji přijme a obratem zasílá avízo o dodání. Odběratel po přijetí zboží posílá příjemku a dodavatel teprve nyní vystavuje fakturu, kterou si ještě před zaúčtováním nechá schválit. Veškerá komunikace probíhá elektronicky, pomocí strukturovaných EDI zpráv, a můžete ji z velké části automatizovat. Obě strany mají celý proces pod kontrolou a kdykoliv hrozí chyba, včas ji odhalíte a vyřešíte.

Prostoje při naskladňování zboží

Odběrateli přijedou kamiony se zbožím, ale protože není na příjem připravený, naskladnění zboží trvá neúměrně dlouho. Auta stojí, řidiči čekají, skladníci nestíhají. Pokud s dodavatelem komunikujete pomocí EDI, pošle vám ještě před fyzickým dodáním zboží avízo. Předem tak víte, kdy vám co přijde, a na příjem se připravíte. Jestliže ve skladu používáte čtečky čárových kódů, zboží po příjezdu jenom načtete a ihned se vám propíše do systému. Naskladnění ještě urychlíte, pokud použijete SSCC kódy, protože pak nenačítáte jednotlivé krabice, ale rovnou celé palety.

Vysoké náklady na tisk

Firmy, které každý účetní doklad tisknou a následně archivují v šanonech, platí peníze za papír, tisk a pronájem skladu k archivaci. Kdykoliv pak fakturantka nebo účetní zpětně dohledává některý doklad, trvá jí to dlouho. Doklady si dnes můžete vyměňovat čistě elektronicky, například e-mailem nebo ještě lépe pomocí EDI. A k archivaci už stačí pouze důvěryhodný elektronický archiv.

Řešení neoprávněných nebo podvodných faktur

Faktury posílané poštou nebo e-mailem je možné zfalšovat, případně vám kdokoliv pošle neoprávněnou či smyšlenou fakturu..

Celý článek si můžete přečíst na stránkách grit.cz – Chyby ve firemních procesech? Sledujte varovné signály.