Rozhovor: Weleda automatizovala sdílení a správu svých produktových dat

Základním kamenem elektronické výměny dokladů jsou produktová data. Jejich správnost je klíčová. Pokud má např. odběratel ve svém informačním systému u konkrétní nakupované položky jiný počet kusů v balení, faktura vystavená dodavatelem logicky nesedí. V polovině loňského roku proběhl v České republice pilotní projekt globální datové synchronizace, který má ambici podobné problémy vyřešit a stát se tak spouštěčem reálného využívání GDSN (globální datové synchronizace) na tuzemském trhu. Pilotního projektu v režii organizace GS1 Czech republic se kromě obchodníků zúčastnilo také 9 dodavatelů.  Jedním z nich je české zastoupení světového výrobce celostní certifikované přírodní a bio kosmetiky a léčiv, společnost Weleda, která v projektu reprezentovala segment malých a středních podniků. Její ředitel Michal Weirich poskytl GS1 rozhovor k průběhu celého projektu.

Jaká byla motivace vaší společnosti pro zapojení se do projektu GDSN?

 

Účast v pilotním projektu globální datové synchronizace byla pokračováním naší dlouhodobé snahy o automatizaci procesů. Začátkem roku 2014 jsme začali využívat EDI. Elektronickou výměnu dat jsme zahájili se společností Globus, záhy následoval Internet Mall.cz. Dnes si zprávy vyměňujeme se šesti partnery a s několika dalšími o zavedení EDI intenzivně jednáme. Říkáme si, jak by bylo dobré, kdybychom mohli zprávy zasílat všem odběratelům, protože automatizace v obchodní komunikaci nám výrazně snížila administrativu. Úspěšná implementace EDI mě osobně přesvědčila o tom, že automatizace je tím nejlepším směrem.

Velkým dodavatelům přináší automatizace obchodní komunikace neoddiskutovatelné výhody. Jsou její přínosy stejně výrazné i u společnosti vaší velikosti?

Bezesporu. Díky všeobecnému trendu oblíbenosti přírodních organických produktů na českém a slovenském trhu se těšíme nárůstu obratu. Nároky na administrativu jsou stále větší, a EDI jsme tak ve společnosti Weleda zavedli právě včas. Dalším faktorem hrajícím ve prospěch automatizace je poměrně krátká životnost produktů, které nabízíme. Naše výroba, která je soustředěná v Německu, Francii a ve Švýcarsku, neustále zdokonaluje recepturu produktů, poměrně často mění jejich složení nebo alespoň balení a s ním spojená logistická data. Mění se marketingové informace, portfolio výrobků dynamicky roste. Manuální zadávání, popř. aktualizace kmenových dat o produktech je tak již téměř neudržitelné. Proto jsme se rozhodli pro další úroveň automatizace – globální datovou synchronizaci.

Jak jste zmínil, vaše produkty pocházejí z několika laboratoří situovaných ve třech zemích. Měla tato jistá roztříštěnost dodavatelské základny vliv na rozhodnutí o zkvalitnění kmenových dat?

Každé výrobní oddělení využívá více či méně odlišné formáty pro sdílení produktových dat. Po přijetí těchto dat je musíme určitým způsobem sladit, dále přeložit do českého a slovenského jazyka a poté je poskytujeme obchodním partnerům. Připočteme-li zmíněné časté obměňování pro- duktů, objem administrativní práce roste, přičemž pro společnost naší velikosti s nepočetným personálem to již znamená neúměrnou zátěž. S tím, jak přibývali naši odběratelé ze světa e-shopů, jsme  začali data s online zákazníky sdílet pomocí tzv. XML feedů. Ovšem toto řešení nebylo vhodné pro všechny odběratele; některé klasické maloobchodní řetězce XML feed implementován nemají. To nás přivedlo k myšlence využití datového katalogu. Obrátili jsme se na německé kolegy, kteří v té době již více než dva roky úspěšně využívali GDSN. Shodou náhod jsme současně obdrželi návrh společnosti Markant a řetězce dm drogerie markt. Po návštěvě v Německu jsem byl přesvědčený, že globální datová synchronizace je přesně to, co potřebujeme: jednotný globální katalog produktových dat v mezinárodním standardu.

Jakou roli v přípravě zapojení sehrálo sdružení GS1 Czech Republic?

Hned poté, co jsme si ujasnili, že našim požadavkům nejlépe vychází vstříc GDSN, oslovil jsem Tomáše Tlučhoře z GS1 Czech Republic. Sdělil mi, že právě startuje pilotní projekt. Přidali jsme se do něj a svého rozhodnutí nelituji: jsem rád, že s mojí kolegyní, která je u nás zodpovědná za logistiku, jsem mohl být projektu nápomocen.

Jakou přípravu z vaší strany spuštění GDSN vyžadovalo?

Na počátku jsme absolvovali školení v GS1 Czech Republic. Pomohla nám účast v příslušné pracovní skupině, která se podílela na přípravě standardu. Velkou podporu jsme měli v kolezích z Německa, kteří se s námi podělili jak o svoje dvouleté zkušenosti, tak především o kvalitní strukturovaná data. Ta importujeme přes převodové rozhraní, přičemž logistické informace se transportují částečně automatizovaně, zatímco textové položky překládáme a zadáváme manuálně.

Nakolik byl projekt časově a personálně náročný?

Zapojili jsme se na jaře loňského roku, letos v květnu jsme začali publikovat data, která od nás jako první přejímá řetězec dm drogerie markt, a to i na slovenském trhu. Z hlediska nasazení personálu projekt nebyl nijak náročný, spočíval v naší účasti v pracovní skupině. Implementační část proběhla poměrně rychle. Katalog využívá standardní datové exporty a importy, data se načítají automaticky, přičemž jednotlivé položky jsou jasně definovány a systém je dokáže automaticky rozpoznat. K dnešnímu dni máme zalistováno kolem 140 produktů. Praktickou implementaci zajišťovala hlavně kolegyně, která u nás kvůli svému studiu působí na zkrácený úvazek, a snadno dokázala zajistit jak nasazení, tak i rutinní chod.

Co vyžaduje běžný chod systému?

Dá se říci, že se omezuje pouze na reakci na následující situace: zalistování nového produktu nebo změna dat u stávajícího – typicky např. změna počtu kusů výrobku v balení. Dále je to zapojení nového obchodního partnera, pro něhož je třeba publikovat data, popř. nového regionu odbytu toho kterého produktu.

Na co by si měli noví uživatelé dát pozor, aby projekt snadno dotáhli do zdárného konce?

Nejvíce záleží na stavu jejich kmenových dat. V jakých formátech mají data, nakolik jsou validována. My jsme naštěstí nemuseli převažovat, přepočítávat, ověřovat atd., cestu nám prošlapali kolegové v centrále v Německu. Jsem ovšem přesvědčený, že kvalita dat může být kámen úrazu během implementace. Projekt současně nabízí příležitost dát data do pořádku a následně využívat výhod jedné centrální databáze validních master dat. Osobně bych tedy doporučil věnovat čas validaci kmenových dat. Významný je formát: např. data uložená ve Wordu mohou způsobit komplikace při jejich převádění do excelové tabulky nebo do CSV formátu, který lze automaticky načítat do systému GDSN. Dále doporučuji mít sjednocené měrné jednotky. Obecně však mohu nové zájemce ujistit, že implementace je dnes pro nováčky snazší, veškeré potřebné informace jsou k dispozici, vzniklo užitečné kompendium a vždy je tu podpora ze strany GS1 Czech Republic.

Které jsou podle vás hlavní výhody již rutinně využívaného GDSN?

V libovolný okamžik víme, jaká máme aktuální data. Ověřená data v jasné struktuře, dostupná na jednom místě, která můžeme jedním klinutím poskytnout našemu obchodnímu partnerovi. Odběratel nebo vybraná skupina partnerů si je podobně snadno importují do svého systému, přičemž odpadá nutnost potvrzení obdržení informace. Tyto aspekty vnímám jako obrovskou úsporu času, zjednodušení a zrychlení toku informací. Může to znít triviálně, ale GDSN skutečně představuje nesmírný kvalitativní posun v obchodní komunikaci. S množstvím zapojených dodavatelů a odběratelů tento efekt samozřejmě roste.

Kde vidíte příležitosti a perspektivy dalšího rozvoje projektu?

Přáli bychom si sdílet pomocí katalogu GDSN více marketingových dat. Sem řadím produktové fotografie, videa a další B2C informace, edukační materiály (návody, popisy aplikace), které jsou pro dodavatele produktů pro zdravý životní styl zásadní; dále certifikáty nebo informace o plnění zákonných povinností výrobcem.  Věřím v sílu marketingové informace, jako jsou videa sdílená na sociálních sítích, proto perspektivu globální datové synchronizace vnímám v rozšíření katalogu o marketingová data, o zákaznická produktová data. GDSN sdílení tohoto typu informací umožňuje, avšak záleží na odběratelích, zda s nimi dokáží pracovat.

Zdroj: časopis GS1 Czech Republic INFO 859