Propojujeme EDI s ERP systémem SAP

Elektronická výměna dat (EDI) dokáže být rychlým a užitečným pomocníkem při výměně obchodních dokumentů. Ovšem pouze za předpokladu, že je plnohodnotně implementována do podnikového informačního systému (ERP). Pojďme se tedy společně podívat na to, jak spolu komunikuje světové podnikové řešení SAP s tuzemskou EDI jedničkou ORIONem.

V duchu zlepšování obchodních procesů

Analytická společnost Gartner uvádí pro letošní rok mezi hlavními obchodními prioritami firem zlepšení obchodních procesů, obchodních operací a samozřejmě tradiční snižování nákladů. Jedním ze způsobů, jak toho dosáhnout je i efektivnější zapojení elektronické komunikace, coby prostředku pro usnadnění a zpřesnění vzájemné výměny obchodních dokladů. Není proto s podivem, že stále větší část komunikace mezi firmami probíhá právě elektronickou cestou.

Je přitom patrný odklon od jednoduchých ad-hoc řešení směrem k EDI systémům napojeným na podnikový informační systém. Informačním systémem disponuje dnes již většina středních a velkých organizací a jejich počet neustále roste. Mezi informatiky příslušných společnosti tak pochopitelně vyvstává otázka, jakým způsobem EDI a ERP co nejefektivněji propojit.

EDI ORION a SAP

Jako typické představitele obou řešení jsme vybrali na straně EDI systém ORION od společnosti CCV Informační systémy. Jedná se o domácí jedničku na poli EDI, jejíž clearingové (konsolidační) centrum a zároveň ucelené EDI řešení ORION propojuje tisíce protistran, které si každý měsíc elektronicky vyměňují miliony dokladů ve strukturované podobě. Řešení využívají jak retailové řetězce, tak jejich dodavatelé, od malých firem až po globální nadnárodní korporace, v rámci tuzemska i zahraničí.

Na straně druhé pak stojí největší světový poskytovatel aplikačního softwaru SAP, který je typickým reprezentantem ERP zvláště v případě velkých nadnárodních společností. Důvodem pro jeho výběr do tohoto článku je jeho robustnost a zahraniční původ, což může činit (a v řadě případů tomu tak je) potřebné úpravy komplikovanější než je tomu u českých ERP typu Helios nebo Vyraex apod.

EDI komunikace využívající služby EDI ORION je dnes úspěšně integrována do systému SAP například ve společnostech Nestlé, Henkel, Walmark, Maspex, Schneider Electric a dalších.

Volíme kompatibilní rozhraní

Při zajištění elektronické komunikace prostřednictvím využití strukturované elektronické výměny dat (EDI) se vychází z mezinárodních standardů, které zajišťují vzájemnou kompatibilitu a jednotnost zasílaných dokumentů a zpráv. Vedle zajištění vhodné formy komunikace, je třeba ovšem dbát také na zajištění výměny datových zpráv s ERP systémem.

Pro samotné zasílání souborů mezi EDI poskytovatelem a ERP systémem je možné využít různé komunikační kanály. EDI ORION podporuje všechny v EDI komunikaci běžně používané – HTTPS, AS2, nebo sítě typu X.400.

SAP Business Connector – konverze vlastními silami

Pro výměnu dat na straně ERP systému SAP lze využít tzv. SAP Business Connector, který umí zpracovávat různé formáty souborů a importovat je do vlastního ERP. Jedním z podporovaných formátů je i EDIFACT, tedy základní formát pro zasílání EDI zpráv. Konverze mezi formáty si pak společnost může provádět vlastními silami.

SAP Business Connector ovšem není standardní součástí SAPu a v praxi ho ne každá firma může využívat. Často se jedná o nejvíce nákladnou variantu  jak integrovat EDI komunikaci, s  dlouhou návratností a nutností následné údržby a správy. Společnost musí také disponovat znalostí formátů používaných při EDI komunikaci a zkušenostmi s využitím těchto formátů v praxi.

Mapování s pomocí integrační platformy XI

Další možností, jak může podnik integrovat EDI do SAPu, je s pomocí  tzv. integrační platformy SAP XI (SAP Exchange Infrastructure), která umožňuje využívat otevřené technologie jako XML pro komunikaci mezi ERP systémem SAP a ostatními aplikacemi. SAP XI obsahuje nástroje, pomocí kterých lze provést tzv. namapování jednotlivých položek systémů třetích stran. V takovém případě se pro výměnu dat mezi řešeními SAP a EDI ORION  nepoužívá formát EDIFACT, ale XML, případně formáty tzv. pevné šířky (např. CSV).

Zapojení na míru však vyžaduje poměrně dost času implementátora a jak je obecně známo, 1 člověkoden „sapího konzultanta“ zpravidla není levnou záležitostí. V řadě případů tyto více práce vyžadují dnů několik, v závislosti na zkušenostech dodavatele IS v oblasti EDI a také na počtu typů zasílaných a přijímaných dokladů. Každá změna pak generuje dodatečné vícepráce.

Jednoduchá komunikace s pomocí interního formátu IDOC

Výhodou služby EDI ORION je především její velká možnost přizpůsobení se formátu, který ERP systém používá. V případě informačního systému SAP je to formát IDOC.  Oproti standardům EDI však neobsahují doklady ve formátu IDOC řadu náležitostí a není možné je pouze vyexportovat ze systému. Je nutná jejich následná úprava.

Právě tyto úpravy může provést jednoduše poskytovatel EDI komunikace na své straně, bez nutnosti zásahu do ERP systému. Jedná se např. o podmíněné doplnění potřebných konstant do systémových záznamů na základě vstupních dat (například typ dokladu nebo jiné požadované informace) či překlad interních SAP kódů na EAN kódy využívané při EDI komunikaci. A to jak kódy obchodních partnerů, tak i kódy zboží, což je častý problém u systému SAP, kdy zákazníci používají vnitřní kódy a nejsou schopni odběrateli na dokladech uvést požadovaný EAN kód (GTIN).

Tyto úpravy jsou dnes již u společnosti CCV Informační systémy běžnou rutinou. Dalibor Krejčiřík, vedoucí realizačního oddělení divize CCV eBusiness k tomu říká: „Naši zákazníci se systémem SAP dnes již běžně mohou používat pro EDI komunikaci přímo formát IDOC. Používaný formát patřičně upravíme a zajistíme jeho konverzi podle standardů EDI, a to u všech typů EDI zpráv. Zákazníci takto mohou výrazně ušetřit na jinak nutných investicích do konektorů pro SAP nebo do integračních modulů.“

Elegantně s ORION Komunikátorem

Samotné propojení pak probíhá pomocí nástroje ORION communicator®. Jedná se o jednoduchou JAVA aplikaci, vyvinutou společností CCV Informační systémy, která zajišťuje automatickou výměnu datových souborů mezi ERP systémem uživatele a EDI řešením. ORION Komunikátor je k dispozici zdarma a jeho instalace je velmi jednoduchá.

V případě výměny dat se systémem SAP uloží Komunikátor doklad (soubor) ve formátu IDOC na souborový systém společnosti, kde je prostřednictvím SAPu, konkrétně funkce „Remote function call“, vyzvednut a zapsán do databáze ERP systému. U odesílaných dokumentů naopak „vyzvedává“ Komunikátor soubory z určeného úložiště a zasílá je do konsolidačního centra ORION, kde probíhá jejich konverze, event. vybavení elektronickým podpisem, a zaslání požadovanému příjemci.

Měníme produktové portfolio jednoduše

Přidání nového produktu nebo modifikace stávajícího v minulosti vyžadovala také změny ve způsobu konverze, kdy bylo nutné definovat nový kód zboží a zasahovat tak do konverzní šablony, což opět představovalo dodatečné vícepráce.

Při využití služeb EDI ORION má zákazník možnost pracovat se souborem, který obsahuje seznam zboží, kde může definovat EAN kódy a další údaje k novému produktu. Přidání nebo změna produktu tedy probíhá jednoduše, bez nutnosti zásahů informačních specialistů. Samotný soubor se následně pouze nahraje do definice formátu, kterou Komunikátor využívá.  Nedochází ke změně formátu samotného, tudíž nevznikají žádné vícenáklady na nastavení EDI.

Luboš Haspekl, IT manager společnosti GECO TABAK, a.s., která si integrací EDI do systému SAP prošla, k tomu doplňuje: „Pro výměnu dat s obchodními partnery nyní používáme formát IDOC. Na straně EDI poskytovatele pak probíhá jeho další post-zpracování.  Záležitosti jako např. doplnění částek spotřební daně nebo zasílání faktur s artikly, které mají rozdílnou DPH, jsme pak schopni vyřešit velmi rychle a bez nutnosti složitých zásahů do našeho ERP systému.“

Kde končí zodpovědnost dodavatele ERP?

Jak ukazuje příklad propojení systému SAP a řešení EDI ORION, ne vždy musí zprovoznění EDI v ERP systému představovat složitý a nákladný projekt.  Jedním z klíčových důvodů, proč využít poskytovatele EDI služeb, je právě zjednodušení v oblasti používaných formátů pro EDI komunikaci (ale i celkově B2B komunikaci). Úkolem dodavatelů ERP systémů či systémových integrátorů je pak již jen dostat data z/do systému. Tito se často mylně domnívají, že zprovoznění exportu a importu dat z/do jejich systému je úlohou poskytovatele elektronické komunikace.

V praxi pak dochází i k tomu, že EDI poskytovatelé přebírají implementační roli dodavatelů ERP a vycházejí zákazníkům vstříc při řešení jejich individuálních potřeb. Často je toto pro zákazníka schůdnější cesta, než zaplatit desetitisíce, či statisíce za nefunkční „EDI modul“.

-red-