Je EDI komunikace pro firmy s malým počtem dokladů?

Prostřednictvím EDI si dnes s dodavateli vyměňuje doklady a informace většina velkých odběratelů nejen z kategorie potravinářství či jiného rychloobrátkového zboží, ale také v oborech jako automotive nebo logistice. Často se jedná o nutnou podmínku při dodávkách do obchodního řetězce. Jak se však k zavedení EDI má postavit dodavatel, který odběratelům posílá pouze několik málo dokladů za měsíc? Vyplatí se mu vůbec něco takového zavádět? Není lepší raději zaplatit případné sankce?

Kdo dodává do obchodních řetězců, se již jistě setkal se zkratkou EDI, z anglického Electronic Data Interchange. Využití EDI jako standardu elektronické výměny obchodních dokumentů stále progresivně roste. Díky možnostem automatizovaného zpracování dokumentů na obou stranách jsou důvody takového prosazování EDI jasné – úspora času a nákladů, snížení chybovosti a zrychlení toku dokumentů.

U firem (dodavatelů), kteří dodávají do retailu a mají týdně desítky dokladů a více nebo kteří mají velký počet položek, není třeba nad EDI komunikací dlouho uvažovat. EDI svými přínosy minimálně vyváží nezbytné náklady na jeho zřízení a provoz. EDI komunikace je ale třeba vyžadována v obchodním styku po dodavatelích do retailu, kteří mají jen jednu objednávku týdně, typicky dodávky přes cross-docking. V těchto případech je úspora za bezpapírové doklady minimální a úspora času je v případě malého sortimentu nulová. Největší překážkou je v těchto případech nikoliv investice do EDI, ale do integrace s objednávkovým, skladovým a účetním systémem, který firma už používá. Takový dodavatel pak obvykle používá EDI bez integrace.

Dobrou zprávou pro firmu s malým počtem dokladů může být alespoň to, že i pro ně jsou k dispozici EDI řešení, která mohou využívat velmi jednoduše a v těchto omezených případech také za symbolické ceny. Často jde o první kontakt firmy se světem EDI, byť nemají z využití EDI praktický procesní přínos.

WebEDI: nejjednodušší způsob elektronické výměny dat

S vývojem IT technologií doznalo i EDI dynamického vývoje a již dávno jej není možné považovat za rigidní a drahý způsob komunikace pouze pro největší společnosti. Pokud si dodavatel vyměňuje s odběratelem řádově jednotky dokladů měsíčně, má možnost využít takzvané „webEDI“.

Co je WebEDI? WebEDI pro dodavatele představuje nejjednodušší způsob, jak vyhovět požadavku odběratele na zprovoznění EDI komunikace. Příjem, zasílání a archivace EDI zpráv probíhá velmi jednoduše ve webovém prohlížeči, bez propojení s podnikovým systémem a za velmi nízkou cenu. Lze jej nasadit prakticky okamžitě a to pro komunikaci se všemi „EDI-ready“ obchodními řetězci, případně i dalšími partnery.

Kdy zvážit přechod na plnohodnotné EDI?

V případě využití webEDI nedochází k propojení s podnikovým systémem firmy. Pokud tedy dodavatel chce mít doklad také ve svém systému, je nutné jej do něj ručně zadat. Toto je základní nevýhoda oproti „plnohodnotnému“ EDI, kde výměna dokladů probíhá přímo s podnikovým systémem. Pomoci v tomto mohou služby některých poskytovatelů, které umí automaticky „předplňovat“ celou řadu údajů z objednávek či z obchodních rejstříků a část práce tak ušetřit.
Dojde-li na straně dodavatele k nárůstu obchodních případů a zvýšení počtu vyměňovaných EDI zpráv, může se stát, že administrativa související se zpracováním dokumentů se stane časově neúnosná. Pak je nasnadě zvážit přechod z webEDI na klasické EDI, které je propojeno s podnikovým systémem a veškeré činnosti automatizuje.

-kmn-