Elektronická fakturace pomocí rechnung listu v České republice

V minulém týdnu společnost CCV úspěšně otestovala a do ostrého provozu spustila v rámci řešení EDI ORION novou funkci s názvem Rechnung list. Co to Rechnung list je a jak funguje?

Rozdílné přístupy k elektronické fakturaci v Evropě

V Evropě jsou známy dva přístupy, jak zasílat bezpapírové daňové doklady. První, u nás dobře známý, je přístup založený na elektronickém podpisu. Druhý, obvyklý například v Německu, je založený na seznamech faktur, německy Rechnung listu (někdy se lze setkat také s termínem Invoice list). Rechnung list tedy představuje nástroj bezpapírové fakturace.

V případě Rechnung listu si příjemce EDI dokladů ověřuje integritu (neměnnost) a autenticitu (původ) dokladů paralelně zafaxovaným dokumentem, který obsahuje seznam všech zpráv, které byly odeslány v rámci jedné výměny. Příjemce má v systému nahrány zprávy od odesílatele a může si zafaxovaným seznamem (rechnung listem) ověřit, že v rámci výměny přijal stejná data, která odesílatel odeslal.

I když je u tohoto způsobu komunikace snížena míra automatizace, je stále vyžadován mnohými významnými subjekty v Německu. Také společnost CCV Informační systémy implementovala funkci Rechnung listu na základě požadavku německého partnera stávajícího zákazníka CCV.

Jiný kraj, jiný mrav

Při implementaci Rechnung listu musel vývojový tým CCV překonat rozdíly, které jsou v přístupu k EDI komunikaci u nás a v Německu. Pavel Šafarčík, vedoucí vývojového týmu řešení EDI ORION k tomu říká: „V České republice je běžné, že se posílá každá faktura zvlášť v rámci samostatné výměny a není běžné do procesu komunikace zapojovat fax. Naproti tomu u rechnung listu se počítá s výměnami, které obsahují co nejvíce zpráv.“

Společnost CCV si dokázala s těmito rozdíly poradit a celá implementace rechnung listu dokonce proběhla bez nutnosti zasahovat do systému odesílatele!

Rechnung list z pohledu zákazníka

Zákazník posílá faktury po jednotlivých souborech, jak je běžně zvyklý. Řešení EDI Orion na základě konfigurace sloučí všechny zprávy do jedné velké výměny (interchange), která je doplněna o datovou zprávu Rechnung list. Takto vytvořená zásilka je pak odeslána příjemci. Nově vzniklá zpráva – Rechnung list – je současně k dispozici v řešení EDI ORION v přehledném deníku zpráv, odkud si ji může odesílatel vytisknout, uložit jako PDF a následně odeslat mailem nebo faxem.

Implementací rechnung listu došlo k rozšíření řešení EDI Orion o další významnou funkčnost. Vše se povedlo zrealizovat v rámci stávajícího rozhraní u zákazníka, který neměl žádné investice do svého informačního systému. Tato implementace Rechnung listu byla podle dostupných informací první svého druhu v České republice.