Rozhovor s Petrou Kutnarovou (Stavebniny DEK): Najít to nejlepší řešení pro všechny dodavatele

Co máte ve společnosti DEK na starosti? 

Úkolem mého oddělení je rozvoj naší prodejní sítě a také podpora našich poboček v mnoha různých oblastech, jako jsou mzdy, personalistika a správa pohledávek.

Ze své pozice správního ředitele se dále soustředím na inovace a neustálé zvyšování naší produktivity. Kromě skvělé péče o naše zákazníky věnujeme v DEKu mnoho pozornosti tomu, abychom jako firma fungovali štíhle a efektivně.

Jak DEK komunikuje se svými dodavateli? 

Skladem držíme zboží od více než tisíce dodavatelů stavebních materiálů, s kterými si vyměňujeme přes milion faktur a objednávek ročně. Přes 80 % těchto dokladů si s dodavateli zasíláme ve strukturovaných EDI formátech. Pro naše dodavatele je díky tomu potvrzení naší objednávky otázkou několika minut a většina našich přijatých faktur je u nás zpracována bez zásahu lidské ruky. Jejich manuální zpracování by bylo časově i finančně náročné, o vyšší chybovosti ani nemluvě. 

Jaké možnosti komunikace (výměny dokladů) dodavatelům nabízíte? 

Naším cílem bylo najít to nejlepší řešení pro všechny dodavatele, třeba i pro menšího dodavatele stavebního řeziva ze Šumavy. Ne každá společnost má stejně jako my desítky vlastních programátorů. 

Nabízíme tedy více možností a záleží na našich dodavatelích, která varianta jim vyhovuje nejvíce. 

K samotnému příjmu či zasílání dokladů využívají naši partneři e-mail, Ftps nebo AS2, což jsou komunikační kanály s různou úrovní bezpečnosti, trasovatelnosti a jistoty doručení. 

S mnoha dodavateli komunikujeme napřímo, velká část z nich využívá EDI providera.

Již mnoho let dokázal náš informační systém úspěšně načítat hlavičky přijatých PDF faktur. Ale i za podpory nejmodernějších technologií pro optické rozpoznávání znaků (OCR) se nám nedařilo zpracovávat řádky faktur v takové kvalitě, jak bychom si představovali.

Za velké podpory našich dodavatelů jsme se proto rozhodli přejít na strukturované formáty, jako jsou EANCOM a ISDOC. 

Jaké jsou ne/výhody jednotlivých možností?

Pro mnoho našich menších dodavatelů je ideální formát ISDOC, protože je zdarma včetně prohlížeče a umí ho vygenerovat většina českých informačních systémů. Jeho nevýhodou oproti vyspělejšímu EDI je to, že řeší pouze faktury a dobropisy.

Pro nadnárodní společnosti s vlastním IT oddělením, které je schopno řešit změny ve formátech, certifikace a správu komunikačních kanálů, jsou jasnou volbou standardy EANCOM. Tyto standardy spravuje mezinárodní nezisková společnost GS1, stejně jako EANy, bez nichž si už dnes nikdo z nás nedovede představit nákup v supermarketu. Ve standardu EANCOM nechybí ani speciální pole pro údaj o místě ulovení ryby (smích).

Velkou nevýhodou této přímé komunikace je to, že EDI implementace často trvá i několik měsíců, zvláště v našem stavebním oboru, kde se aktivně obchoduje s miliony položek, každá s mnoha měrnými jednotkami a dalšími speciálními parametry, jako je třeba barva omítky.

S nadšením proto reagujeme na informaci, když náš obchodní partner využívá služeb providera, jako je například společnost GRiT, kde nehrozí, že by ve faktuře chybou programátora chyběla částka celkem nebo třeba české specifikum, jako je variabilní symbol faktury. S dodavateli, kteří využívají služeb providera, se pak dá EDI komunikace spustit během několika minut.

Kde vidí DEK největší přínosy výměny strukturovaných elektronických dokladů? 

Hlavní motivací v DEKu bylo, aby u nás i u našich dodavatelů odpadla při zpracování dokladů úmorná práce typu „opisování telefonního seznamu“. Naše účetní teď práce mnohem více baví a navíc ročně na zpracování dokladů šetříme několik desítek milionů korun ročně. 

EDI komunikace také vyžaduje precizní nastavení dodavatelských kódů a měrných jednotek na všech položkách, což nám významně usnadňuje automatizaci dalších navazujících procesů na našich prodejnách a ve skladech.

Jsou ve stavebnictví nějaké bariéry, překážky k zavedení elektronické výměny dokladů? 

Naši dodavatelé na náš podnět k zavedení EDI komunikace zareagovali velmi vstřícně, jen některým implementace trvala trochu déle (smích). Obecně bývá spuštění komplikovanější s velkými nadnárodními společnostmi s IT oddělením na druhém konci světa a nedostatkem programátorských kapacit. 

Další komplikaci představuje obrovské množství obchodovaných položek. Chápeme jako svůj závazek, abychom byli schopni našim zákazníkům z řad stavebních firem dodat jakýkoli stavební výrobek, který je v projektu navržen. Zároveň není v kapacitách našeho obchodního oddělení, abychom zvládali tyto jednorázově obchodované položky v reálném čase všechny zalistovávat. Přesto ani v těchto případech nechceme na automatizované zpracování dokladů rezignovat.

Velký prostor pro zlepšování máme v podílu automaticky zpracovaných přijatých faktur. Prozatím jen 70 % faktur zpracováváme bez zásahu lidské ruky. Pouze poloautomaticky zatím zpracováváme většinu přímých dodávek, kde se v jenom kroku zaúčtuje nejen přijatá faktura, ale vytváří se i příjemka a vystavuje dodací list našemu zákazníkovi.

 
Ing. Petra Kutnarová MBA

Spolumajitelka a správní ředitelka dnes největšího prodejce stavebnin v Česku DEK, kde byla jednou z prvních zaměstnankyň. Skupinu budovala spolu se svým bývalým manželem Vítem Kutnarem. Tržby společnosti se letos již vyšplhaly k 21 miliardám korun.

Zdroj: GRiT