Přechod na elektronickou komunikaci přinesl ESA Logistice řadu výhod

20. 01. 2011

Na výhody využívání elektronické výměny dat v praxi komplexního poskytovatele logistických služeb se zeptal magazín Reliant Logistics News pana Ing. Mariána Ragana, ředitele IT oddělení společnosti ESA v České republice a na Slovensku.

Jaké výhody přineslo nahrazení papírových dokladů elektronickými dokumenty vaší firmě a hlavně jejím zákazníkům?

Pokud jde o komunikaci, přechod z papírové, respektive telefonické formy na elektronickou výměnu dat vždy přináší řadu výhod. Rád bych zmínil alespoň ty, které jsou pro naši společnost ESA a naše zákazníky nejdůležitější – přesnost přenášených dat, zpřehlednění a zrychlení evidence, možnost rychlého dohledání dokladů v případě potřeby, sdílení informací s klienty, elektronická fakturace, reporting a publikování na webu nebo na intranetu. Ve všech těchto případech to pro nás a hlavně pro naše zákazníky znamená obrovskou časovou úsporu, snížení nákladů a zvýšení kvality poskytovaných služeb.

Dnes se již víceméně standardně posílají elektronické objednávky a faktury, jaké další elektronické doklady nacházejí využití ve vaší firmě?

Toto vždy závisí na komunikaci s konkrétním zákazníkem, na jeho potřebách, technických možnostech a schválených investicích do projektu. Před samotnou implementací vždy s klientem vše podrobně analyzujeme a snažíme se zjistit, co všechno bude zapotřebí, aby měl dostatek potřebných informací ve svém systému a my zároveň dostávali potřebná data do našeho firemního systému. To vše samozřejmě s důrazem na včasnost a bezpečnost zasílání požadovaných informací. V naší společnosti standardně používáme mnohem více elektronických dokladů, než jsou jen objednávky a faktury. Pokud jde o skladové provozy, naši pracovníci mají k dispozici doklady, jako jsou číselníky položek, objednávky zboží, avízo o příjmu, potvrzení příjmu, avízo o dodávce, stavy zásob nebo pohyby zboží. V dopravě a expedici se běžně používá elektronická objednávka přepravy, fakturační oddělení pracuje s elektronickými dodacími listy a samozřejmě s příchozími i odchozími fakturami.

Které konkrétní logistické procesy máte zahrnuty do elektronické výměny dat?

Pro naše zákazníky se snažíme pokrýt a zabezpečit výměnu dat ve všech oblastech vzájemné spolupráce. To vždy záleží na tom, jaký druh služeb danému zákazníkovi poskytujeme – komplexní nebo jen skladové, dopravní, případně obchodní. V každé z těchto uvedených oblastí vycházíme ze vzájemné dohody a možností, jež nabízejí procesy a informační systémy obou stran podél celého řetězce – od vystavování avíz až po expedici a fakturaci včetně činností spojených s přebalováním zboží a reportingu zákazníkům.

Jaká část vašich zákazníků má integrované IT systémy s vašimi systémy?

Filozofií společnosti ESA jakožto profesionálního poskytovatele komplexních logistických služeb je celková automatizace procesů a snaha pomoci našim zákazníkům – a to nejen těm velkým, ale i menším a malým, kteří se s elektronickou výměnou dat dosud nesetkali nebo s ní mají jen velmi málo zkušeností. Standardně automatizovanou výměnu dat implementujeme u velkých klientů, kde je to v dnešní době opravdu nezbytné. Používáme nejčastěji standardní řešení, ale v případě potřeby a požadavku klienta jsme připraveni vytvořit i speciální moduly výměny dat. Pro menší firmy nabízí ESA standardní služby jako je zadávání dokladů prostřednictvím webového rozhraní, případně automatizované importy a exporty dat a zasílání informací na email. K našim zákazníkům, se kterými máme propojené informační systémy, patří mnoho významných společností z České i Slovenské republiky, ale i nadnárodní společnosti. Jedná se tedy o většinu našich klientů.

Využíváte pro elektronickou komunikaci se zákazníky mezinárodní univerzální standardy nebo vytváříte vlastní, nestandardní?

Již jsem se zmínil, že ESA je připravená implementovat univerzální, mezinárodně uznávaná a používaná řešení a standardy jako je EDIFACT 96A, ale v případě požadavku zákazníka vytváříme a používáme i vlastní systémy. Jedině tak můžeme nejlépe vyhovět konkrétním individuálním potřebám našich zákazníků a zajistit, aby elektronická výměna dat byla pro obě strany skutečně optimální.

Používáte elektronické informace i pro další účely – nabízí se například dosledovatelnost zboží?

Vždy přenášíme všechny potřebné údaje, které mohou naši manažeři využít pro své rozhodování. V případě dosledovatelnosti zboží jsme schopni sledovat i údaje jako jsou výrobní čísla, datum výroby, datum trvanlivosti, případně číslo šarže. Tento druh informací je dnes nutností – efektivní vysledovatelnost zboží je od nás požadována jak našimi klienty, tak zákonnými předpisy. To platí zejména v potravinářském průmyslu, ale zdaleka ne jen v této oblasti.

Jaká je na základě vašich zkušeností návratnost investice do systémů elektronické výměny dat?

Úspory jsou nesporné. Díky časovým úsporám a výraznému snížení chybovosti se v našich podmínkách návratnost tohoto druhu investic pohybuje v rozmezí 3 až 6 měsíců podle míry složitosti projektu. Zavedení elektronické výměny dat celkově přispívá ke zvyšování kvality a snižování nákladů, přičemž je vždy nezbytné klást velký důraz na zabezpečení přenášených dat. Nakonec nesmíme také zapomenout na přínos elektronické komunikace pro ochranu životního prostředí – jistě by bylo zajímavé spočítat, kolik papíru se díky zasílání elektronických dokladů ušetří. Ekologie a společenská odpovědnost navíc hraje u našich zákazníků a v naší společnosti ESA stále větší roli a jsme rádi, že se k tomuto trendu připojuje stále více našich dodavatelů i odběratelů. Ekologická řešení, jako je elektronická výměna dat, velmi dobře zapadají do celkové politiky ESA jako poskytovatele zelené logistiky.

Zdroj: Reliant Logistics News

Další informace o elektronické komunikaci v logistice naleznete v specializovaném článku, který se věnuje této problematice.