Jak využívá EDI komunikaci OBI Česká republika?

Na aktuální stav a vývoj EDI komunikace ve společnosti OBI, jednoho z nejvýznamnějších obchodních řetězců se stavebními potřebami a potřebami pro kutily jsme se zeptali Radky Havleové, vedoucí oddělení fakturace ve společnosti OBI, v jejíž kompetenci je také koordinace a řízení EDI projektů.

Od kdy využívá OBI Česká republika EDI a jaké projekty máte momentálně za sebou?

Již v roce 2005 byl spuštěn první projekt EDI ORDERS ve spolupráci s mateřskou společností  GfD a oddělením nákupu pro zavedení zasílání objednávek přes systém EDI. V následujícím roce jsme zahájili pilotní projekt  EDI INVOIC, tzn. elektronickou fakturaci prostřednictvím EDI, který jsme ke konci roku 2009 úspěšně ukončili a předali do oddělení  fakturace jako proces. Cílem projektu bylo napojení 80% našich dodavatelů do elektronické fakturace, postupně nahradit papírové dokumenty elektronickými, snížit náklady spojené s jejich výměnou a zvýšit efektivitu a kvalitu prováděných procesů. 

Jaká jsou aktuální čísla týkající se využití EDI u objednávek a faktur na straně Vašich dodavatelů?

V současné době je do EDI ORDERS komunikace zapojeno 94% dodavatelů, což znamená, že z celkového počtu 277 současně aktivních dodavatelů komunikuje s naší společností 263 dodavatelů plně elektronicky. Za rok 2009 odeslaly OBI markety našim dodavatelům přes 260 tisíc objednávek.
V testovacím procesu EDI INVOIC je 72 dodavatelů a v produktivním režimu pro faktury bylo napojeno 130 našich obchodních partnerů. Celkem 84 dodavatelů se dosud nepřihlásilo k EDI komunikaci, proto ve spolupráci s oddělením nákupu vyvíjíme maximální úsilí k tomu, aby zahájili testování EDI INVOIC a začali tuto EDI zprávu využívat.

Jaké byly začátky projektu EDI INVOIC po technické stránce? 

Při implementaci EDI jsme museli překlenout různé bariéry, a to jak procesního, tak technického charakteru. Naše IT oddělení muselo přizpůsobit řadu systémů, které se podílejí na EDI komunikaci jak u dodavatelů, tak na naší straně. Z  toho nesmíme vynechat ani providery, kteří odvedli velké množství práce při „překládání“ dat ze systémů našich dodavatelů do systému OBI, a to tak, abychom data získali od našich dodavatelů včas a správně.

Jaké jsou konkrétní úspory po zavedení EDI INVOIC?

Primárním důvodem pro zavedení EDI bylo snížení nákladů na procesy objednávek a fakturace. Průměrné ruční zpracování papírové faktury zabere 5 minut a náklady činí cca 75 Kč (včetně zadání faktury do systému, kontroly s příjmem zboží, skenování a archivace).
Zpracování EDI faktury zabere v případě správných údajů na faktuře zhruba 10 vteřin a celkové průměrové náklady na fakturu jsou mnohonásobně nižší. Měsíčně je zpracováno v  oddělení fakturace průměrně 32 tisíc faktur.

Došlo u Vás i ke změnám ve zpracování papírových faktur? Jak nyní pracujete se zbývajícími fakturami, které pořád ještě chodí na papíře?

Jsem ráda, že se nám podařilo přizpůsobit zastaralé procesy produktivnímu zpracování faktur – např. fakturanti již nerozešívají faktury, následně nelepí lepidlem jednotlivé listy faktur, nebalí faktury do šanonů apod. Toto vše bylo přehodnoceno a nahrazeno efektivním způsobem zpracování dokladů – např. čárový kód na faktuře je elektronicky načten do systému. Současně jsme sjednotili postup zpracování storen dokladů v systému tak, abychom byly v souladu s naší centrálou. V roce 2006 jsme spustili projekt skenování faktur, což zjednodušilo manipulaci s daňovými doklady a usnadnilo následné vyhledávání dokladů v archivu.

Jaké hlavní motivy pro zavádění EDI vidíte na straně odběratelů a jaké na straně dodavatelů?

Pro obchodní řetězce, které obchodují se stovkami dodavatelů a musí odesílat a přijímat tisíce dokladů denně, jsou přínosy viditelné na první pohled a EDI je pro ně nutností. Většina obchodních řetězců si výhody a přínosy uvědomuje a proto EDI již zavedla nebo na implementaci pracuje.  Hlavním motivem pro dodavatele obchodních řetězců o zavádění EDI je často snaha vyjít vstříc významnému odběrateli – obchodnímu řetězci. Dobrou zprávou pro dodavatele je to, že plnohodnotné EDI lze provozovat už za částku kolem 500 Kč měsíčně.  Dodavatelé, u nichž je počet dokladů vyšší, jsou pak schopni realizovat úspory ve stejných oblastech jako naše společnost, kterými jsou zejména snížení nákladů, úspora času, zrychlení toku dokumentů a snížení chybovosti. Díky těmto výhodám pak vznikají ve společnostech zpravidla další pozitivní efekty, jako je lepší vztah s obchodními partnery v důsledku nižšího počtu vrácených faktur či logistických reklamací nebo lepší plánování dodávek díky rychlejšímu předávání informací mezi dodavateli a odběrateli.