IT za doručenou zásilkou aneb informační systémy v DSV

21. 05. 2012

Nejzákladnější podstatou podnikání logistických firem je dostat zboží z bodu A do bodu B. Pro jeho rychlé dodání a povědomí o aktuálním stavu všech zakázek je však potřeba komplexní informační systém založený na integraci mnoha aplikací. Jak to chodí v logistické společnosti DSV Road a.s., nám prozradil Ing. Daniel Rydzi, Ph.D., LLM, Business Change Manager.

Jaké typy informačních systémů používáte?

Společnost DSV Road a.s. využívá k podpoře svých cílů několik desítek informačních systémů a technologií v rámci svého procesního řízení. Informační systémy dělíme do třech kategorií:

externí (tj. ty, které nejsou spravovány naší společností a k nimž pouze přistupujeme);
mateřské (tyto systémy jsou spravovány naší mateřskou společností v Dánsku);
proprietární (tyto systémy jsou vyvíjeny a udržovány naším oddělením IT nebo externími dodavateli služeb).

Pojďme je tedy představit. Jaké používáte konkrétně externí informační systémy a co vám přinášejí?

Mezi externí informační systémy řadíme především zákaznické databáze (Albertina) a elektronická tržiště přepravních služeb – RaalTrans a Timocom Truck&Cargo. Na těchto tržištích se setkávají nabízející a poptávající. Dochází zde k uzavírání obchodních vztahů především v rámci tzv. vytěžování nákladních vozidel. Za externí informační systémy považujeme i řadu systémů veřejné správy, především aplikace celní správy České republiky (on-line nahlížení do systému TARIC, Stav tranzitní nebo vývozní operace, InstatDesk, apod.)

Interní informační systémy jste již rozdělil na mateřské a proprietární. Opusťme nyní dělení na tyto kategorie a představte je spíše z hlediska funkčnosti. Který informační software tvoří páteř celého systému?

Základním informačním systémem je aplikace CargoLink, kterou sdílí většina našich partnerů po celém světě. V tomto informačním systému se uskutečňuje sdílení informací o všech zásilkách mezi všemi pobočkami, které se o zásilku během její přepravy starají. Tento informační systém používáme i pro fakturaci směrem k zákazníkům. Díky nedávné implementaci nového modulu, vystavujeme již většinu faktur našim zákazníkům v elektronické podobě ve formátu PDF. Všechny naše faktury obsahují zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu zcela v souladu s požadavky kladenými zákonem o dani z přidané hodnoty.

Podnikání logistické firmy nezahrnuje jen transport zásilek, ale pochopitelně i řízení vztahů se zákazníky. Využíváte CRM systémů, které pomáhají například vašim obchodním zástupcům?

V hojné míře využíváme dnes značně rozšířenou CRM aplikaci SalesForce. V ní evidujeme všechna zákaznická data. Datové základny aplikací CargoLink a SalesForce jsou propojené – to umožňuje našim obchodním zástupcům získat kmenové zákaznické údaje, přehled dosavadních jednání a kontaktů se zákazníky, ale také okamžitě i informace o zrealizovaných přepravách, obratu a třeba i splatných pohledávkách za konkrétním zákazníkem.

Zatímco SalesForce je produkt známý napříč všemi odvětvími po celém světě, zákaznický elektronický objednávkový systém DSV e-services, vyvíjený švédskou společností Memnon Networks, je uzpůsoben na míru zasílatelským společnostem a kromě naší společnosti jej využívají i naši největší konkurenti.

Díky jakým informačním systémům máte vy a vaši zákazníci přehled o skladovaném zboží?

Logistická divize zabezpečující skladování pro naše zákazníky využívá lokální systém řízení skladu. I tento systém je na datové úrovni propojen s aplikací CargoLink a obsahuje webové nadstavby pro on-line zobrazování stavu a pohybu skladových zásob pro naše zákazníky. Sledování skladových operací v tomto systému je založeno na snímání čárových kódů čtečkami komunikujícími se serverem aplikace TRIS prostřednictvím aktivních prvků WiFi umístěných na stropní konstrukci našich skladů.

Interně tvořené aplikace zpravidla využívají pro firmu unikátní data, nebo reagují na konkrétní požadavek klienta. Jak je tomu u vás?

Platí to i pro námi lokálně vyvíjené aplikace. Mezi nimi je nejdůležitější unikátní systém pro zpracování poptávek našich zákazníků s názvem DSVCommerce. Ten obsahuje neustále aktualizovanou databázi cen přeprav, a slouží tak k rychlému vytvoření nabídky jako reakci na poptávku zákazníka. Mezi další proprietární systémy řadíme drobné webové aplikace, které jsou šité na míru konkrétním potřebám dlouhodobých zákaznických projektů. Tyto aplikace zpravidla představují on-line reporting, nebo se jedná o systémy sdílení společných informací mezi námi a našimi zákazníky.

Dnes již téměř standardem jsou služby kategorie Track&Trace, jež příjemci i odesilateli zásilky umožňují sledovat její pohyb takřka v reálném čase. Jak to všechno funguje?

Naše společnost umožňuje zákazníkům získávat informace o pohybu zásilky od jejího naložení, přes průchod jednotlivými překladišti v rámci sběrné sítě, až po doručení zákazníkovi. Na zprostředkování informací o pohybu zboží se podílí celá řada různých technologií, ve většině případů probíhá sledování prostřednictvím skenování štítků s čárovými kódy, které na zásilky lepíme buď sami, nebo tak činí již naši zákazníci ve svých výrobních prostorách a expedičních skladech. Štítky s čárovými kódy generujeme v aplikaci CargoLink. Zákazník je může také tisknout sám přímo zadáním v objednávkové aplikaci v DSV e-services. Při každém průchodu komunikačním uzlem (překladištěm) je štítek oskenován, tato informace je bezdrátovými technologiemi přenesena na server aplikace CargoLink, kde dochází k záznamu nového stavu zásilky. Tento stav je poté automaticky upraven v navazujících aplikacích (především v DSV e-services, ale i v aplikacích šitých zákazníkům na míru).

Na konci pouti zboží je jeho předávka. Jak se elektronicky eviduje právě předání?

Při dodání zboží konečnému příjemci využíváme tzv. digitálních per a předtištěných dodacích listů. Jedná se o důmyslnou technologii, kdy speciální předtištěný list obsahuje rastrované pozadí. Pozadí je šedé barvy a skládá se z tisíců mikroskopických bodů, kdy každý bod v sobě obsahuje informaci o konkrétní zásilce, ale také i o své vlastní souřadnicové pozici v rámci listu. Podepsáním takového dodacího listu příjemcem tak dochází nejen ke klasickému podpisu inkoustem, ale zároveň i ke snímání dotčených bodů rastru. Tím digitální pero získá informaci nejen o konkrétní zásilce, ale zároveň i o podpisu příjemce. Získaná data jsou pak prostřednictvím technologie Bluetooth přenášena do spárovaného mobilního telefonu, který zdigitalizovaný podpis společně s identifikačním číslem zásilky odešle prostřednictvím sítě GSM do serveru aplikace CargoLink. Zde dojde k zaznamenání informace o přijetí zásilky, úpravě stavu zásilky ve všech souvisejících informačních systémech a k rekonstrukci digitálního podpisu. Ten je pak převeden na dodací list ke konkrétní zásilce v elektronické podobě. Sestavený dodací list, jehož originál byl právě předán řidiči, je v danou chvíli zpřístupněn v systému Track & Trace. Výsledkem této operace je stav, kdy si náš zákazník může podepsaný dodací list ke své konkrétní zásilce stáhnout z internetu několik desítek vteřin poté, co došlo k jejímu skutečnému předání např. na druhém konci Evropy.

-red-