Skrytý problém: Naskenované faktury z mailu nemusí finanční úřad uznat

Úředníci vyžadují elektronický podpis nebo použití datové schránky. Firmy mohou mít problém s odpočtem DPH.

Naskenovanou fakturu posíláme v příloze. Takovou větu vidí v příchozích ­e-mailech od svých dodavatelů stále více českých firem. K zasílání faktur elektronickou poštou ve formátu PDF místo jejich posílání klasickou poštou přistoupilo množství hlavně malých a středních podniků. Ušetří tak stovky až tisíce korun za doporučené dopisy.

Berní úředníci ale nemusí takto zaslané faktury uznat. Generální finančního ředitelství (GFŘ) je ve svém stanovisku striktní.

Takové zaslání faktury totiž považují úředníci za elektronické předání dokumentu, které má podle zákona své náležitosti – například musí být podepsáno elektronickým podpisem nebo zasláno pomocí datové schránky.

Podle stanoviska ředitelství "prosté zaslání naskenovaného dokladu prostřednictvím e-mailu neposkytuje dostatečnou záruku autenticity původu dokladu a integrity jeho obsahu."

Přeloženo – úředník si u PDF nemusí být jistý, že někdo nezměnil datum nebo částku. V krajním případě takový dokument nemusí uznat jako platný. A to je problém – firma pak nemusí mít například nárok na odpočet DPH.

Kolik času zabere daňová administrativa (2010)

Jak zasílat daňové doklady elektronicky

Špatně – Finanční úřad může doklad považovat za neplatný

• Ten, kdo fakturu vystaví, ji pošle odběrateli pomocí e-mailové zprávy. Nepoužije přitom certifikát, který by ověřoval jeho totožnost a zaručil, že obsah zprávy či přílohy se nezměnil. Chybou ale také je, pokud příjemce elektronicky podepsanou fakturu pouze vytiskne a zprávu smaže. Daňová kontrola pak nemá jak ověřit autenticitu a může požadovat originál.

Správně – Finanční úřad doklady uzná

• Doklady s certifikátem Vystavovatel faktury musí mít elektronický podpis potvrzující jeho totožnost. Tím pak podepíše buď dokument s fakturou (například ve formátu PDF), nebo emailovou zprávu, ke které je dokument přiložen. Finanční úřad takto poslané doklady uzná. Uzná i dokumenty poslané systémem EDI, tedy elektronické výměny dat. Ten používají hlavně velké firmy.
• Doklady posílané datovou schránkou Dokumenty přes datovou schránku jsou automaticky považovány za ověřené. Komunikace se státem je pro firmy zdarma, ale mezi firmami navzájem se datové schránky prakticky nepoužívají – za každou datovou zprávu chce totiž Česká pošta poplatek.

Zdroj: Ondřej Malý, ekonomika.ihned.cz
Celé znění článku o elektronických fakturách naleznete v Hospodářských novinách ze dne 13.4.2011