Stačí při zasílání elektronických faktur ve formátu PDF mezi zeměmi EU souhlas protistrany, nebo je třeba splnit ještě další náležitosti? Jak je to s povinností opatřit dokument elektronickým podpisem a časovým razítkem?
Zasílání elektronických faktur přináší oproti papírovým dokladům řadu nesporných výhod a úspor. Vědomi si toho byli i legislativci Evropské unie, kteří zavedli pro členské země povinnost od ledna letošního roku přenést do národních legislativ evropskou direktivu 2010/45/EU, týkající se pravidel fakturace. Ta zavádí princip rovného zacházení s papírovým a elektronickým dokumentem a pomáhá sladit některé pojmy. Zasílání elektronických faktur se tím výrazně zjednodušuje a navíc můžeme nyní vyjít z toho, že pravidla platná od ledna v rámci ČR jsou ve svých základech shodná s pravidly v ostatních zemích sedmadvacítky.
Souhlas s použitím elektronické faktury
Pokud tedy plánujete elektronické faktury v rámci EU zasílat, je třeba si, stejně jako v rámci ČR, vyžádat příslušný souhlas protistrany. Konkrétně je k tomu vztažená "Explanatory notes VAT invoicing rules" (metodika k pravidlům fakturace ve vztahu k DPH), kde je blíže rozveden „Souhlas pořizovatele nebo příjemce – článek 232“. Pravidlo je jednoduché: „S použitím elektronické faktury musí souhlasit příjemce.“ To v praxi znamená, že se jedná se o dvoustrannou dohodu mezi obchodními stranami.
Hlavním důvodem konkrétní zmínky ve směrnici o tom, že s použitím elektronické faktury musí pořizovatel zboží nebo příjemce služby (odběratel) souhlasit, jsou technické požadavky, které jsou nezbytné k přijímání elektronických faktur nebo schopnost pořizovatele či příjemce zajistit věrohodnost, neporušenost obsahu a čitelnost.
Může to být písemný souhlas, formální či neformální, nebo souhlas daný mlčky, například zpracováním nebo zaplacením přijaté faktury – tzv. tichý souhlas. Avšak zde je třeba rozlišit specifika jednotlivých zemí. Princip tichého souhlasu totiž navzdory výkladu metodiky „Explanatory notes…“ nebyl do řady národních legislativ implementován. Například Ministerstvo financí ČR princip „tichého souhlasu“ do novely výslovně neuvedlo a uznává povinnost souhlas protistrany evidovat,
více o souhlasu s použitím elektronické formy daňového dokladu.
Pokud si tedy chcete být jisti, je třeba získat dokladovatelný souhlas s použitím elektronické fakturace (ideálně s uvedením způsobu, například PDF) a tento řádně evidovat.
Použití elektronického podpisu
Byť evropská směrnice definuje podmínky pro uchování věrohodnosti a neporušenosti obsahu volněji a elektronický podpis a časové razítko neuvádí výslovně a omezuje se pouze na pojmy „auditní stopa“ a „kontrolní mechanismus“, tak v praxi představuje elektronický podpis a časové razítko nejsnažší způsob, jak učinit legislativě zadost. Bez nich si účetní jednotka musí komplikovat život náročnějším párováním dalších typů dokladů či bankovního výpisu pro udržení tzv. „přiměřené míry jistoty“.
Pokud tedy zasíláte faktury ve formátu PDF a chcete se vyhnout komplikacím, dbejte na to, aby byly vždy podepsané elektronickým podpisem a časovým razítkem. Tuto praxi do svých národních legislativ navíc napevno implementovaly, a tím ji potvrdily nad rámec evropské směrnice, i některé evropské země, jako
například Rumunsko.
-red- 
