Co dělat, blíží-li se konec platnosti certifikátů u dokumentů z datové schránky?

Zákon o archivnictví č. 499/2004 Sb. stanoví, že pokud je dokument v digitální podobě podepsán uznávaným elektronickým podpisem, ke kterému je v okamžiku podpisu či za jeho platnosti připojeno kvalifikované časové razítko, považuje se takový dokument za pravý.  Díky novele platné od poloviny roku 2012 tak je jednoznačně řečeno, jak mají být archivovány elektronické originály dokumentů. Firmy dosud postrádaly jistotu, že úřady budou elektronické dokumenty respektovat jako rovnocenné vůči papírům s razítkem a podpisem, a to po neomezeně dlouhou dobu.

Z těchto důvodů, pokud jde o elektronickou formu, je nutné při jakémkoli uzavírání dvoustranných dohod nebo podepisování jednostranných právních úkonů i v soukromoprávním sektoru vždy užívat uznávaný elektronický podpis a opatřovat elektronický dokument kvalifikovaným časovým razítkem. Přestože český právní řád na časová razítka v jejich plné užívací šíři pozapomněl, jsou pro nakládání s elektronickými originály dokumentů důležitá. Umožňují prokázat existenci dokumentu v čase, a kdy byl dokument podepsán elektronickým podpisem. Nepřipojí-li časové razítko odesílatel, měl by tak učinit příjemce.

Datové schránky pro komunikaci s úřady

Většina firem má za sebou první praktické zkušenosti s elektronickými originály rozhodnutí orgánů veřejné moci od roku 2009, kdy podnikatelským subjektům vstoupily do života datové schránky shůry dané zákonem č. 300/2008 Sb. Dlouho byl bagatelizován problém, že nebyl řešen dlouhodobý statut elektronických dokumentů po vypršení jejich podpisového certifikátu.

Firmy používají datové schránky k přijímání dokumentů právě od orgánů veřejné moci, protože ke komunikaci mezi firmami nedává prakticky žádný smysl. Dnes už naštěstí většina dokumentů, které odesílají úředníci státní správy, je podepsána zaručeným elektronickým podpisem a opatřena také časovým razítkem.

Časová omezení dokumentů v ISDS

Většinou se jedná o důležité listiny, které vyžadují uchování pro případ nutnosti pozdějšího doložení.  Avšak jedním ze specifik datových schránek je smazání dokumentu po 90 dnech od jeho přijetí. Přitom stáhnout si soubory z datové schránky na disk je řešení pouze krátkodobé a lehkovážné. Platnost certifikátu elektronického podpisu je jeden rok a taktéž u časového razítka je tato doba omezená na tři roky. Po uplynutí těchto časových lhůt bude držitel elektronického dokumentu jen těžko prokazovat, že nebyl pozměněn jeho obsah a pochází od daného zdroje.

Prokazovat se dokumentem s neplatným elektronickým podpisem, či prošlým časovým razítkem je přinejmenším sporné. Možnosti dokumentu pro doložení jeho autenticity (původu) a integrity (že nebyl později pozměněn) jsou značně omezeny.  Jak tedy postupovat, aby zákonu bylo učiněno zadost po celou dobu trvání archivačních lhůt? Co dělat, když platnosti certifikátů odesílatele vyprší? Co dělat, když vyprší certifikáty provozovatele ISDS?

Možné způsoby řešení

Pro převod do listinné podoby, jako jednu z variant, se doporučuje postupovat v souladu se zákonem č. 300/2008 Sb. prostřednictvím autorizované konverze dokumentů. Dokument pak lze převést na listinnou formu notářským zápisem nebo na Czech Pointu. Má pak hodnotu ověřeného opisu, nejde sice o originál, ale jeho důkazní síla v případě sporu je zachována. Pokud není využito autorizované konverze, pak ztrátou elektronického originálu přijde jeho držitel také o možnost opisu, který by obstál v soudním sporu. Zejména pak v praxi mohou vadit důsledky nedodržení právní úpravy k archivaci elektronického dokladu, jimiž jsou neprokazatelnost právního úkonu, respektive snížení důkazní síly dokumentu.

Teoreticky lze dokumenty opatřit vlastním časovým razítkem předtím, než platnost certifikátu vyprší. V praxi je však taková činnost velmi pracná a vyžadující specializované nástroje. Časové razítko navíc rovněž není zadarmo a je potřeba hlídat, kdy mu končí platnost. Nabízí se nějaké jednoduché řešení?
K elektronickému uchovávání daňových dokladů je možno využívat ověřených principů a řešení dlouhodobé elektronické archivace prostřednictvím produktů a služeb třetí strany, při doložení logik zabezpečujících autenticitu, integritu a čitelnost dat po celou dobu jejich zákonem předepsané lhůty uchovávání v souladu s EU standardy pro dlouhodobé uchování dokumentů v elektronické podobě.

Pro mnohé překvapivě nákladově nejzajímavější může být třetí cesta. Jedním z rychlých a současně elegantních způsobů, jak dokumenty z datové schránky pohodlně a bezpečně archivovat, je využít elektronický důvěryhodný archiv ORION. Ten umožňuje odeslané i přijaté dokumenty hromadně naimportovat z ISDS a následně zajistit všechny náležitosti důvěryhodné archivace.  Pravost dokumentů a nezpochybnitelnost jejich obsahu je tak zaručena po celou, libovolně zvolenou, délku archivace.

Kolísavost výkladu novelizací odstraněna

Společná novela zákona o elektronickém podpisu (227/2000 Sb.) a zákona o spisové službě a archivnictví (499/2004 Sb.) vnesla více světla do českých zákonů v případě uchování elektronických dokumentů, které předpokládá u komerčních subjektů namátkou zákon o DPH (235/2004 Sb.) nebo zákon o účetnictví (563/1991 Sb.). Podle § 69a zákona o archivnictví se v domněnce pravosti dále specificky uvádí, že se týká „ i dokumentů vzniklých z činnosti původců, kteří nejsou určenými původci“, tedy soukromoprávních subjektů. Zákonná domněnka pravosti elektronického dokumentu uvedená v zákoně o archivnictví se s uvedenými postupy jednoznačně vztahuje i na dokumenty vzniklé činností komerčních subjektů, tedy na jakékoliv elektronické dokumenty. Důvodová zpráva k novele zákona o archivnictví v roce 2012 tuto skutečnost potvrzuje, že cílem zákona je dokončit a zpřesnit systém zásad pro nakládání s dokumenty v digitální podobě a zajistit jednotný právní rámec pro jejich výběr a ukládání.

-kmn-; -onr-