Zavádění E-fakturace ve veřejné správě pokulhává za soukromým sektorem

Svaz průmyslu a dopravy ČR (Svaz) vydal zprávu k využívání elektronické fakturace v České republice, která má za cíl podpořit její rozvoj a přinést tak do podnikatelského i veřejného prostředí efektivní nástroj, který již v několika odvětvích patří k nezbytným kamenům rozvoje a konkurenceschopnosti. Ze zprávy vyplývá, že především veřejný sektor v elektronizaci svých procesů zaostává. Přitom rychlejší adopce postupů běžně využívaných soukromými společnostmi především v oborech jako je automotive a rychloobrátkové zboží, by dalšímu rozšíření těchto služeb velmi pomohlo. 

Dle Svazu nestojí zavádění elektronických faktur v cestě žádné legislativní omezení. Jak z pohledu daňového tak účetního jsou již mnoho let elektronické faktury rovnocenné těm papírovým, což potvrzuje Ministerstvo financí ČR i Finanční správa. Ministr financí Ivan Pilný k tomu uvedl: „Ve shodě s výkladem GFŘ mohu potvrdit, že z pohledu MF / GFŘ, tj. konkrétně z pohledu účetního, daňového a finanční kontroly, jsou e-faktury rovnocenným dokladem písemným dokladům. Z tohoto pohledu používání e-faktur skutečně nic nebrání.“ Evropská i česká legislativa to umožňuje a nemělo by o tom být pochyb a dodal:„Finanční správa sama dlouhodobě říká, že se firmy bát nemusí e-faktury používat, pokud takový dokument bude mít potřebné vlastnosti.“

Zde je potřeba zdůraznit, že aby se elektronická faktura rovnala papírové, musí splňovat nezbytné podmínky. Jde především o věrohodnost původu, neporušenost obsahu a čitelnost. Vzhledem k technickému pokroku nejsou požadované vlastnosti upraveny taxativně, ale jako možné využitelné způsoby (např. využití uznávaného (kvalifikovaného) elektronického podpisu, využití uznávané elektronické pečeti, využití elektronické výměny dat – Electronic Data Interchange). Elektronické dokumenty musejí být dobře uchovatelné, vhodné je využívat tzv. auditních stop (na doklad navazují další dokumenty – např. smlouvy, objednávky, přepravní doklady atd.; daňový doklad je párován s objednávkou, s potvrzením o přijetí platby atd.).

Nezpochybnitelná součást digitální transformace

Elektronizace a digitalizace jsou přirozeným trendem a v mnoha případech mohou usnadnit plnění povinností, snížení chybovosti či snížit náklady. Principem, v současné době často opakovaného termínu digitální trasformace, je užší propojení spolupracujících protistran a snazší pochopení a řízení procesů díky přehlednému přístupu k elektronickým datům. E-fakturace (a především EDI) je jedním ze základních kamenů takové přeměny. 

E-fakturace v soukromém sektoru (B2B), pokud se obě strany dohodnou, je něco, co lze jednoduše používat a používá se. Samozřejmě pro řadu lidí to může být ještě stále něco „novějšího“. Jinými slovy, existuje zde pro některé subjekty jakási papírová zvyklost, která je dle Svazu zastaralou praxí.

Dle svazu patří k nejvýraznějším přínosům elektronické fakturace především: 

• časová úspora a snížení administrativní zátěže,
• eliminace chyb lidského faktoru při plnění různých nejen daňových povinností.

Mezi firmami můžeme najít řadu pozitivních příkladů. „Ve Škoda Auto a.s. je elektronická fakturace využívána již od roku 2003. Nejprve byla nasazena v modelu Selfbilling, kde jsou faktury vystavovány ve jménu dodavatele a od roku 2012 je využíván i plnohodnotný přenos dat od dodavatelů do Škoda Auto a.s. V současné době je metodou elektronické fakturace zpracováváno 79 % všech příchozích faktur. Za výrobní materiál je to 93 % a za režijní materiál a služby 17 %.“

Jak dodává Škoda Auto: „Jedná se o progresivní nástroj zpracování dokladů a naší firmě to přináší ulehčení zpracování dokladů. Přínos není jen pro firmu Škoda Auto a.s., ale i pro jednotlivé dodavatele. Faktury jsou v několika vteřinách v účetnictví a mohou být zaúčtovány. Nedochází ke ztrátě dokladů při zasílání poštou nebo při doručování mailem v PDF. Celkový proces se zrychlil a je zajištěna vyšší transparentnost.“

Příkladem z jiného oboru je zavedení elektronické fakturace ve společnosti Schneider Electric s integrací na systém SAP, kde se podařil návratnost projektu stlačit na pouhé 3 měsíce od spuštění. Případová studie je k dispozici ke stažení zde. 

Veřejná sféra pokulhává

Pokud se týče elektronické fakturace ve veřejné sféře, ta má na úrovni EU základ ve Směrnici Evropského parlamentu a Rady 2014/55/EU ze dne 16. dubna 2014 o elektronické fakturaci při zadávání veřejných zakázek, dle které jsou do 27. 11. 2018 všechny členské státy EU povinny zajistit příjem elektronických faktur orgány veřejné moci v oblasti zadávání veřejných zakázek. Na národní úrovni je součástí zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek ustanovení § 221, které stanoví, že zadavatel nesmí odmítnout elektronickou fakturu vystavenou dodavatelem za plnění veřejné zakázky z důvodu jejího formátu, který je v souladu s evropským standardem elektronické faktury.

Doposud však často orgány veřejné moci nemají zcela připraveny interní procesy na příjem, zprocesování a archivaci elektronických faktur, resp. na realizaci celého životního cyklu faktury v elektronické podobě. V praxi často dochází v určité fázi ke konverzi dokumentu do podoby papírové anebo k hybridním procesům, kdy po část svého životního cyklu faktura obíhá elektronicky a po další část v listinné podobě. Velmi rozšířené je také zasílání „elektronických faktur“ ve formátu PDF, který však de facto pouze přenáší náklady na tisk z dodavatele na odběratele. Plnohodnotná elektronická faktura ve smyslu elektronizace a z ní plynoucích výhod je pouze taková, kde jsou data automatizovaně (strojově) přenesena ve standardním formátu do podnikového či účetního systému protistrany, kde jsou opět elektronicky zpracována.

Pro daňové účely mezi soukromou sférou a správcem daně je nutné u elektronických dokumentů zajistit věrohodnost (tedy např. elektronickým podpisem), ale strojová čitelnost zde není podmínkou (jde pouze o věrohodné dokládání pravosti elektronického dokumentu). Státní správa ale má ale za úkol (na základě směrnice o elektronické fakturaci při zadávání veřejných zakázek) zajistit vyšší stupeň elektronizace od podzimu 2018, kdy státní správa musí být připravena přijímat strojově čitelné dokumenty, což je další stupeň elektronizace, který procesy ještě zrychlí (nejde jen o elektronické zasílání dokumentů, ale jejich automatické zpracování ve fakturačních systémech díky strojové čitelnosti).

K maximalizaci úspor při fakturačním procesu na obou stranách mezi obchodními partnery tedy dochází pouze prostřednictvím faktury zaslané ve formátu strukturovaných dat.

Zavedení elektronické fakturace pro zadavatele veřejných zakázek také vyplývá z usnesení vlády ze dne 5. ledna 2011 o Strategii elektronizace zadávání veřejných zakázek pro období let 2011 až 2015. Ve veřejnoprávním sektoru je v současné době jedna z hlavních překážek nevhodná implementace propojení systémů spisové služby a ekonomických informačních systémů a často i chybějící nebo nevhodné interní předpisy úřadů. Technologie překážkou nejsou – proto plánované usnesení míří především na úpravu interních postupů jednotlivých úřadů.