Zastaví korona rozvoj elektronické fakturace? Naopak

Tlak na digitalizaci v současné době ještě více zesílil. V současné době, kdy firmy bojují s následky koronaviru, vylézají bolesti zastaralých procesů ještě víc na povrch. Příkladem za všechny je posílání papírových faktur. Přežitek, který stojí firmy zbytečné náklady a bere zaměstnancům čas. Ohrožuje cashflow, zdraví zaměstnanců a obecně chod celé firmy. Zároveň z principu nemůže poskytovat rychle důležité informace a relevantní přehled pro rozhodování v takto turbulentní době.

Náklady a zdraví

Většina firem a podnikatelů v Česku si už na elektronické podávání faktur zvykla a posílá je například e-mailem v PDF. Stále jsou ale tací, kteří upřednostňují papír a Českou poštu.

Ruční vyřizování faktur a posílání poštou přitom zbytečně zatěžuje odesílatele i příjemce. Proto si papírovými fakturami mohou firmy u obchodních partnerů kazit reputaci.

Odesílání papírových faktur je navíc nákladné. Papír i tisk stojí peníze a jedna odeslaná faktura vyjde na 26 Kč poštovného. Podle velikosti firmy přijdou náklady na papírové fakturování klidně na statisíce ročně, náklady na elektronickou fakturu jsou přitom násobně nižší.

Posílání papírových faktur také zkomplikovala koronavirová krize. Administrativní pracovníci, kteří papírové faktury odesílali, často přešli na home office a jejich nadřízení musí hledat pro odesílání faktur plán B. Pokud zaměstnavatelé kvůli papírovým fakturám pracovníky na home office nepustili a asistenti musí s papírovými fakturami stále na poštu, zbytečně hazardují se zdravím.

Podle legislativy je přitom elektronická faktura splňující všechny požadované náležitosti rovná té papírové.

Chaos v cashflow

Nejen v době nouzového stavu papírové fakturování podstatně brzdí odběratelsko-dodavatelský řetězec. Pokud dodavateli stoupne poptávka a počet objednávek (například aktuálně dodavatelům potravin nebo desinfekčních prostředků), znamená to pro něj i více faktur a pohledávek. Přehled nad fakturací, tedy nad tokem peněz, přitom hraje v udržení byznysu důležitou roli. 

Zvýšená poptávka je sice pro byznys radostí, ale kvůli pomalému vyřizování faktur může mít firma spoustu peněz na cestě, ale na účtu reálně žádné. To ji může dohnat až k úvěru, který firmě zbytečně ukrojí zisk. Pro všechny dodavatele je důležité mít nad fakturací přehled a dostat faktury k odběratelům co nejdříve.

Se zkracováním splatnosti faktur sice pomůžou služby jako například Roger, ale v kombinaci s přechodem na elektronickou fakturaci jsou ještě efektivnější.

V únoru 2020 situaci s papírovými fakturami zkomplikovalo také dvourychlostní doručování, které zavedla Česká pošta. V prioritním režimu stojí jedno psaní 26 Kč a pošta ho doručí do druhého dne. V levnějším ekonomickém režimu stojí 19 Kč a pošta ho doručí klidně až za 3 dny. 

Někteří podnikatelé se kvůli ušetření uchylují při odesílání faktur k ekonomickému režimu, což termín doručení ještě více oddálí a tok peněz se na obou stranách ještě více zneprůhlední. Tato únorová novinka může navíc ovlivnit vnímání doručování faktur s ohledem na běžící splatnost ode dne vystavení faktury. 

Rychlá návratnost elektronické fakturace

Všech výše zmíněných potíží se zbavíte během jednoho dne, když přejdete na elektronickou fakturaci. K té není potřeba nic jiného, než když fakturu vyexportujete například v PDF a odešlete ji obchodnímu partnerovi e-mailem. Nadstavby elektronické fakturace nabízejí také poskytovatelé EDI komunikace. Můžete tak využít integraci EDI do vlastního ERP systému a data ze všech vydaných faktur sjednotit do strukturované podoby, ať už protistrany EDI využívají či ne.

Řešení fungují tak, že fakturu vystavíte v informačním systému, jak jste zvyklí, odešlete je jako EDI fakturu (INVOIC) do EDI řešení, kde jsou poté vygenerovány daňové doklady s elektronickým podpisem. Ty jsou poté automaticky odeslány na e-maily příjemců faktur. Vše během minuty bez jediného mililitru inkoustu a bez návštěvy pošty.

Důležitý rozdílem proti klasickému posílání PDF faktur v e-mailu je funkce Důvěryhodný elektronický archiv, která faktury bezpečně archivuje a umožní jednoduše prokázat původ a pravost originálů elektronických dokumentů. Zajistí vše potřebné k tomu, aby elektronická fakturace splňovala legislativní podmínky po celou dobu 11 let, po které musí firmy faktury archivovat.

Projekt elektronické fakturace má také vždy jasně dané přínosy, které v současné době ještě více získávají na síle a díky tomu je možné počítat i s vysokým ROI. Například firmě Schneider Electric se investice do řešení elektronické fakturace vrátila po 3 měsících a za rok díky němu ušetřili 1 milion Kč (viz případová studie).

Růst elektronické fakturace předpovídají i světoví experti

K současné krizi se vyjádřil také Bruno Koch, CEO společnosti Billentis a expert na elektronickou fakturaci ve světovém měřítku. Krize podle něj povede k dlouhodobému růstu trhu s elektronickou fakturací. 

Tvrdí, že velké společnosti ekonomické cloudové služby již dávno využívají a pro menší představují přirozenou fázi vývoje – elektronická fakturace je totiž jednou z cest, jak firmy sníží náklady a omezí ztráty. „Zadluženost firem v důsledku krize povede k hledání každé dostupné cesty k osekání nákladů a optimalizaci projektů,” předpovídá Koch.

Současná situace podle Kocha povede také k tomu, že firmy se zavedenou elektronickou fakturací vyvinou tlak na své obchodní partnery, aby faktury rovněž zdigitalizovali. Firmy využívající papírovou metodu totiž ohrožují zpomalováním cash flow své dodavatele i odběratele. 

„Zpožděné platby jsou nyní narůstajícím problémem pro mnoho dodavatelů. To nutně povede ke zvýšení zájmu o nástroje, které cash flow urychlí. Nástroje pro cash management, elektronickou fakturaci a financování obchodu se stanou v ekonomickém světě velkým tématem,” říká s očekáváním Koch.

Zdroj: GRiT