Stát přijímá elektronické faktury od letošního roku

Datové faktury  nejsou příliš rozšířené díky nízké informovanosti jak podnikatelů, tak i pracovníků z finančních úřadů, kteří občas dokonce zpochybňují elektronické dokumenty jako rovnocennou alternativu těch papírových.

Elektronické faktury existují již několik let, přesto je jejich rozšíření zatím poměrně malé. Letošní rok by však pro ně mohl být zlomový. Jednak je začne plně přijímat stát a další veřejné instituce, zároveň se kvůli pandemii výrazně prosazují digitální řešení i v oborech, kde se jim dosud nedařilo.

Elektronická faktura umožňuje import položek daňového dokladu do účetního systému. Její výhodou je časová úspora i omezení chybovosti při ručním přepisování faktur. Přesto je e-fakturace mezi českými firmami zatím využívána velmi málo, podle ministerstva financí jen v necelých 4 procentech  případů.

Prostřednictvím moderních účetních systémů je možné faktury posílat i přijímat s využitím elektronické výměny dat ve formátu ISDOC, respektive ISDOCX. Tato bezpapírová výměna umožňuje jejich rychlé a bezchybné zpracování. Zkrácením času stráveného nad účtováním faktur může firma ušetřené zdroje využít jinde. Automatický import pak eliminuje chybovost, která se může objevit při ručním zadávání a návazných platbách faktur.

Nejde o fakturu z e-mailu

Elektronická faktura tedy neznamená fakturu zaslanou elektronickou poštou. „Faktura například ve formátu PDF je pouze elektronickou verzí klasické papírové faktury. E-faktura má však podobu datového souboru, který si mezi sebou předávají účetní systémy. Papírová a elektronická faktura jsou přitom z hlediska legislativy naprosto rovnocenné,“ vysvětluje Gabriela Ivanco z poradenské  společnosti Mazars.

Možnosti pro využití elektronické fakturace se rozšiřují. Od dubna letošního roku mají podle Šárky Pavlasové z Odboru vnějších vztahů a komunikace Ministerstva financí ČR všechny instituce státní a veřejné správy povinnost přijímat a zpracovávat elektronické faktury odpovídající příslušné evropské normě.

Podle odborníků však zřejmé výhody v budoucnu e-fakturaci zajistí širší využití. „Firmy postupně zcela jistě začnou na elektronickou fakturaci přecházet, a to hlavně z důvodu časové nenáročnosti a zefektivnění práce,“ věří Gabriela Ivanco.

Malá informovanost

„Důvodem nízkého využití elektronických faktur je fakt, že lidé o této možnosti často nevědí,“ vysvětluje Róbert Krupa ze společnosti Solitea, která dodává účetní a fakturační systémy. „Paradoxně je řádově vyšší obliba obdobné funkcionality u naší fakturační aplikace iDoklad. Vystavenou fakturu lze nasdílet jinému uživateli odkazem pro zobrazení v prohlížeči. Protistrana si následně může fakturu stáhnout, ale i naimportovat do své fakturační aplikace,“ dodává Róbert Krupa.

Praxe však ukazuje, že tato oblast elektronických faktur je pro firmy zajímavá, často jim ale chybí srozumitelné informace. „Když jsme letos v říjnu přišli s možností elektronické fakturace, zaznamenali jsme okamžitý zájem stovek podnikatelských subjektů. Je zřejmé, že po důkladném vysvětlení všech benefitů se firmy e-fakturace nebojí,“ popisuje Damir Duraković, generální ředitel nákupní aliance Axigon, která firmám poskytuje tankovací karty.

Jen pro velké firmy? Nikoliv

Malý rozsah používání elektronických faktur má podle odborníků i další příčiny. „Elektronické, tedy datové faktury využívají především velké firmy, které už přešly na digitalizaci účetnictví a maximálně využívají automatizace. Malých a středních firem, které využívají automatizované zpracování dat, zatím není tolik, což je škoda,“ vysvětluje Vladimíra Přibylová, členka výboru Komory certifikovaných účetních.

Tisknout není nutné. Stačí uložit

Právě ta může být pro firemní účetní nezvyklá. „Transformace datového souboru na papírový je možná. Ale pokud někdo vystavuje či přijímá a zpracovává datové doklady, tak se dá očekávat, že je také datově archivuje, tedy ukládá soubory,“ vysvětluje Vladimíra Přibylová.

Zároveň odborníci připouštějí, že pro firemní uživatele může tato oblast znamenat některé nejasnosti. „Archivaci e-dokladů zatím každý pojímá po svém. Pokud si vysvětlí zákon, ať už o účetnictví, o DPH a další, tím ‚nejpřísnějším‘ způsobem, vyjde ho elektronický archiv násobně dráž, než když vše vytiskne a uloží do šanonů. Pokud se k tomu ale přistoupí ‚selským rozumem‘, lze vše zvládnout správně a přitom efektivně. Problémem je však malá informovanost a nedostatečná ověřená praxe, která by odstranila některé sice nesprávné, ale hojně rozšířené pověsti, například že e-faktura je nepovolená a archivovat ji lze jen tak, že ji vytisknu a založím,“ podotýká Jolana Pražáková.

Osvěta je podle ní potřebná nejenom na straně soukromých podnikatelů, ale také na straně státu. Někdy jsou totiž elektronické nástroje zpochybňovány ze strany kontrolních orgánů. „Tuto informaci by měli mít také pracovníci Finančních úřadů. Byl by potřeba jasný impuls a informace, že to lze a že to Finanční úřad musí akceptovat. A za jakých podmínek. A přitom prakticky, ne s odkazem na vyhlášky, předpisy a zákony, z nichž řada je zastaralých nebo nesrozumitelných,“ zdůrazňuje Jolana Pražáková.

Vytěžení jako přechod od papíru

Přechodnou fází mezi papírem a plně elektronickými dokumenty je digitalizace papírových faktur a dalších dokumentů. Pro tento proces se používá termín „vytěžení“, neboli automatický přepis údajů z naskenovaných dokumentů. 

Zdroj: businessinfo.cz