Potřebujete schvalovat faktury vzdáleně? Využijte zdarma iNVOiCE FLOW LITE

Firmy, které byly zvyklé schvalovat faktury ručně, stojí kvůli koronavirové krizi před zásadní překážkou. Z podstaty práce mohou zaměstnance poslat na home office, ale kvůli nastavení procesů nemají jak schvalovat faktury. Společnost GRiT proto vyvinula novou verzi systému pro schvalování faktur iNVOiCE FLOW LITE a nabízí ji na tři měsíce zdarma.

Koronavirová krize ve velkém zasáhla firmy, jejichž interní procesy jsou závislé na fyzickém kontaktu zaměstnanců a ručním zpracování dokumentů. Účetní a asistenti už nemohou kvůli fakturám obíhat s papírem v ruce jednotlivé manažery, protože nejsou pod jednou střechou a často ani ve stejném městě.

Problém nastane i v případě, že firmy sice schvalují dokumenty elektronicky, ale pomocí lokálního on-premise systému. Zaměstnanci z domova nemají do systému přístup, a proto nemohou schvalovat, pokud zaměstnavatel rychle nepřijde s nouzovým řešením, třeba ve formě VPN. Pokud navíc firmám v důsledku nouzového stavu vzroste poptávka, může jejich schvalovací systém zkolabovat.

Cloudové služby zachraňují firmy

Nejsnazším řešením těchto situací jsou cloudové služby pro on-line schvalování dokumentů. Zaměstnanci se na ně přihlásí ze služebních notebooků či smartphonů a mohou schvalovat faktury z domova, z dovolené nebo fronty v obchodě. Nasazení je jednoduché a firmy na nový způsob schvalování pohodlně přejdou ze dne na den. 

Je to jako přejít z posílání papírových dopisů na e-mailovou schránku. Nejen že si na systém rychle zvyknete a umožní vám pracovat na dálku, ale také si samotný proces vyřizování a schvalování faktur urychlíte a omezíte tak placení po splatnosti.

V nástroji iNVOiCE FLOW LITE je schvalování přehledné, vždy víte, kdo má danou fakturu na stole a získáte rychle přehled nad všemi fakturami v reálném čase. Funguje to takto:

1. Nahrajete fakturu do aplikace
2. Doplníte údaje (např. středisko)
3. Přidělíte fakturu schvalovateli
4. Schvalovatel dostane upozornění e-mailem
5. Schvalovatel fakturu schválí odkudkoliv, kde je internet
6. Schválenou fakturu obratem zaúčtujete do svého ERP/IS

iNVOiCE FLOW do každé firmy zdarma

Aby mohla společnost GRiT pomoci firmám v nelehké situaci co nejrychleji, vyvinula menší verzi iNVOiCE FLOW s názvem iNVOiCE FLOW LITE. Ta obsahuje pouze nezbytné funkce pro vzdálené schvalování faktur a lze s ní začít hned po registraci. Počet uživatelů je neomezený, takže ho využijí všichni fakturanti, schvalovatelé i účetní. Pokud má firma například více poboček nebo prodejen, každá si založí svoje účty a schvaluje doklady zvlášť.

Každý schvalovatel má přitom vlastní účet a dostává automatická upozornění, pokud mu někdo přiřadí doklad ke schválení. Stejně je možné sledovat historii, tedy kdo, kdy nebo jak s dokladem nakládal.

Nástroj nabízí na 3 měsíce zdarma. Po přečkání koronavirové krize můžete přejít na plnou verzi, nebo se bez závazků vrátit k původně nastaveným procesům. Žádný háček v tom není, při registraci neuvádíte číslo karty ani se k ničemu nezavazujete.

Z verze LITE můžete později přejít na plnou verzi iNVOiCE FLOW, která má další užitečné funkce pro zrychlení procesu schvalování, například:

• pomocí umělé inteligence automaticky vyčítá údaje z faktury a přepisuje je do IS/ERP (bez ohledu na formát, ve kterém do firmy přijdou),
• umožňuje důvěryhodnou archivaci faktur,
• podporuje opakované platby,
• pracuje s přílohami ve fakturách
• a další.

Máte zájem o nástroj pro on-line schvalování faktur zdarma? Stačí vyplnit jeden jednoduchý formulář zde.