Jak na elektronickou fakturaci, když expandujete do německy mluvících zemí

XRechnung, ZUGFeRD nebo ebInterface. To jsou XML standardy, které Německo a Rakousko vyžaduje pro elektronickou fakturaci při obchodování s veřejným sektorem (B2G). Pro B2B obchod je zatím státy pouze doporučují. Pokud plánujete expanzi na tyto trhy, je možné, že vaši partneři budou faktury v těchto standardech vyžadovat. V článku zjistíte, jak se na to připravit.

Standardy elektronických faktur v DACH

Standardy slouží k tomu, aby software protistrany (v tomto případě státních institucí) data z dokladů automaticky vyčetl a zpracoval. 

Jednotlivé země využívají odlišné standardy, ale všechny vychází z evropské legislativy (zejména směrnice 2014/55/EU). Jejím cílem je podpora obchodu mezi státy, vyšší transparentnost obchodních transakcí, rychlejší administrativa a nižší ekologická stopa.

Když obchodujete s veřejným sektorem v DACH regionu, nebo po vás zmíněné standardy vyžadují soukromí obchodní partneři, máte tři možnosti:

• faktury vytvoříte ručně pomocí on-line formulářů jednotlivých zemí,
• faktury vytvoříte v ERP systému, který je napojený na síť Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine),
• nebo využijete řešení pro EDI komunikaci, které je napojené na síť Peppol.

Pokud plánujete s veřejným sektorem obchodovat pravidelně, vyplatí se využít ERP nebo EDI řešení, které proces automatizuje a je časově úspornější než manuální tvorba faktur v on-line formulářích. Pouze se dopředu zeptejte svého dodavatele, jestli standardy jednotlivých zemí podporuje a má řešení napojené na síť Peppol.

Pokud ano, fakturace prostřednictvím EDI probíhá následovně: Když chce český dodavatel vystavit fakturu například německému vládnímu úřadu, vystaví ji přes své EDI, jak byl doposud zvyklý. Jeho EDI poskytovatel zprávu předá na Peppol a ten ji doručí úřadu. 

Každý stát v DACH má pro výměnu dokladů se státními orgány svůj vlastní standard, který upravil podle své legislativy. Ve zbytku článku je probereme podrobněji.

Rakousko – ebInterface

V Rakousku mají veřejné instituce od roku 2020 povinnost přijímat elektronické faktury ve formátu ebInterface. Tento standard vytvořila Obchodní komora Rakouska (WKO), která průběžně vydává nové verze (v době publikace článku je nejnovější verze 6.1). Komora doporučuje využívat vždy nejnovější verzi.

Firmy musí ve standardu ebInterface tvořit všechny faktury pro veřejné instituce bez ohledu na výši částky. Jde tak o přísnější nastavení než v Německu nebo Švýcarsku.

V případě, že nemáte vlastní řešení pro generování faktur v tomto standardu (např. ERP nebo EDI řešení), můžete využít on-line formulář na webu WKO. V něm fakturu vytvoříte, zkontrolujete a zobrazíte v čitelném PDF formátu. Poté si fakturu stáhnete v XML a odešlete klientovi.

Elektronické faktury zaslané rakouským institucím musíte archivovat 7 let (nebo 8 v případě dodatečného daňového přiznání). Faktury nemusí být opatřené elektronickým podpisem.

Německo – XRechnung a ZUGFeRD

Německé instituce od roku 2020 povinně přijímají faktury elektronicky. Využívají k tomu dva standardy:

• ZUGFeRD je tzv. hybridní formát obsahující XML data pro strojové čtení údajů i lidským okem čitelnou PDF formu
• a XRechnung je čistě XML formát.

Povinnost odesílat faktury v jednom z těchto standardů vám vzniká, pokud hodnota vystavené faktury přesahuje 1 000 EUR. Je na vás, zda využijete ZUGFeRD, nebo XRechnung.

Stejně jako v případě Rakouska můžete pro vygenerování faktur v těchto formátech využít vlastní řešení. Pokud ho nemáte, fakturu vytvoříte a odešlete prostřednictvím vládního portálu. 

Elektronické faktury pro německé instituce musíte archivovat 10 let (nebo 11 v případě dodatečného daňového přiznání). Faktury nemusí být opatřené elektronickým podpisem.

Švýcarsko – ZUGFeRD

Švýcarským institucím posílají firmy povinně elektronické faktury od roku 2016 – týká se to všech faktur nad 5 000 CHF (zhruba 5 200 EUR). Oproti předchozím dvěma zemím Švýcarsko nenařizuje povinný standard pro elektronickou fakturaci, ale doporučuje ZUGFeRD.

Fakturace ve standardu ZUGFeRD funguje ve Švýcarsku stejně jako v Německu. Jde o hybridní formát obsahující XML data pro strojové čtení údajů i lidským okem čitelnou PDF formu. Fakturu odešlete v .pdf a .xml se k němu automaticky připojí.

Obecně ale mají firmy obchodující se švýcarskými institucemi volnější ruce. Můžete jim odeslat klasickou fakturu v PDF e-mailem, ale pokud využijete ZUGFeRD formát, úředníci ji zpracují rychleji.

Stejně jako v Německu musí firmy faktury archivovat 10 let (nebo 11 v případě dodatečného daňového přiznání) a nemusí je opatřovat elektronickým podpisem.