Jak DHL zavádělo elektronickou fakturaci

Konference „eInvoicing Europe 2012“, která se letos konala v Belgii, nabídla v rámci svého programu, kromě jiného, také případovou studii zavádění elektronické fakturace ve společnosti DHL. Gabrielle Philippens, Senior Process Consultant, popsala klíčové faktory a best practices úspěšného nasazení efakturace, jejichž stručné shrnutí si můžete přečíst v následujícím článku.

Společnost DHL začala zavádět elektronickou fakturaci v roce 2007. Cílem celého procesu bylo především snížení administrativy a manuálních činností. Současně chtěla DHL dosáhnout také úspory finančních prostředků a ulehčit fakturačnímu oddělení od vystavování faktur na pouhou kontrolu a zpracovávání výjimek.

V současné době má společnost DHL již více jak třetinu dodavatelů, kteří přijímají elektronické faktury. Jakých přínosů se povedlo DHL dosáhnout díky zavedení elektronické fakturace? Gabrielle Phillippens identifikovala tyto stěžejní přínosy:

• zefektivnění provozu a zautomatizování procesu fakturace
• elektronické faktury jsou zpracovány třikrát rychleji než papírové faktury
• přibližně 40 % faktur automaticky je vystavováno zcela automaticky
• snížení nákladů na vystavení faktury (ze 4,95 EUR v roce 2007 na 0,92 centů v roce 2012)
• DHL přijalo cca 500 000 elektronických faktur, což znamená úsporu zhruba 1,7 mil EUR

Kritické faktory při zavádění elektronické fakturace

Přechod na elektronickou fakturaci nepatří mezi nejjednodušší a její úspěšnost často ztroskotává na několika bodech. Philippens shrnula nejdůležitější aspekty úspěchu pro společnost DHL:

• 80 % času by mělo být věnováno interní komunikaci. Všichni ve společnosti by měli vědět o projektu a podporovat jej před dodavateli jednohlasně.
• Je důležité informovat dodavatele o chystané změně způsobu fakturování.
• Všechny dopisy doporučuje podepsat top managementem dané země.
• Pro správnou komunikaci vůči dodavatelům je důležité najít odpovědnou osobu, která je ochotna spolupracovat na případném pročištění dat.
• Pokud je to možné, komunikace směrem k dodavateli by měla být vedena přímo a ne prostřednictvím providera.
• DHL využívá speciální fóra pro informování dodavatelů a zodpovězení případných dotazů.
• Zapojení fakturačního oddělení je zásadní. Bez nich je velice obtížné efektivně dodavatele zapojit.
• Pokud dodavatel nereaguje, je na fakturačním oddělení jej kontaktovat a pokusit se jej aktivně zapojit.
• Potřebujete mít dobrý systém na zpracování objednávek a workflow, abyste byli schopni proces elektronické fakturace co nejvíce zautomatizovat. 

Best practices při zavádění e-fakturace

DHL také vyvinula řadu osvědčených postupů, které jsou v průběhu implementace považovány jako velice úspěšně. Ty nejlepší z nich Philippens níže popisuje:

1. Kooperace mezi fakturačním a finančním oddělením. Na začátku projektu to bylo především finanční oddělení, které iniciovalo a podílelo se na zavádění elektronické fakturace. Postupně pak bylo nutné zapojovat také fakturační oddělení, díky kterému se povedlo dosáhnout těch nejlepších výsledků.
2. Přenesení dodavatelských nákladů. DHL má s některými dodavateli citlivý vztah, protože vystupuje jak v roli dodavatele, tak zákazníka.  Jelikož s těmito dodavateli bylo nutné jednat obzvláště obezřetně, rozhodla se společnost zaplatit zřizovací poplatky za tyto společnosti poskytovateli služby elektronické fakturace.  Dodavatelé tak získali způsob, jak elektronicky fakturovat, který mohou využít také s dalšími partnery.  Právě díky tomuto „příspěvku“ však získali onen potřebný iniciační impuls pro zahájení elektronické fakturace.
3. Kompatibilita a otevřenost k dalším službám či formátům. Je potřeba si uvědomit, že dodavatelé již mohou se svými partnery používat elektronickou fakturaci. Schopnost přizpůsobit se a vyjít vstříc může významným způsobem ulehčit zavádění elektronické fakturace a dosáhnout lepších výsledků.

Zavedení elektronické fakturace není lehkým procesem, ale společnosti dokáže ušetřit spoustu peněz a přináší i mnohé jiné výhody. Jedná se o proces, který je pro společnost stěžejní z hlediska její likvidity a prochází napříč celým podnikem. Dodržením několika principů lze projekt e-fakturace významně zefektivnit a tím ušetřit nervy při zavádění a současně dosáhnout lepších výsledků.

_{Foto: DHL
Zdroj: Sharedserviceslink, upraveno}

Máte také osvědčené tipy a postupy pro elektronickou fakturaci? Podělte se s námi v komentářích.