Evropa: konsolidátory ročně doručeno 840 milionů elektronických faktur se strukturovanými daty

10. 07. 2014

Evropským standardem s podporou legislativy EU se během příštích tří let stane taková elektronická faktura (ve formátech jako EDI/XML), která umožňuje strukturovaný přenos dat. Za uplynulý rok 2013 se jedná o přibližně 1,5 miliardy elektronických faktur, které nejsou přenášeny jako PDF, ale jako strukturovaná data k dalšímu zpracování.

Výzkum nadnárodní asociace EESPA přišel se zajímavými výsledky v oblasti přenosu strukturovaných elektronických dokladů. Podle nově zveřejněné statistiky bylo v Evropě v roce 2013 celkem 840 milionů strukturovaných elektronických faktur (s vyloučením dokladů ve formátu PDF) zprocesováno a doručeno mezi veřejnými a soukromými poskytovateli konsolidačních služeb elektronické fakturace, které jsou právě členy EESPA. Tam patří specializovaní poskytovatelé síťových, poradenských, finančních, technologických a EDI služeb z celé Evropy. Asociace zároveň uvádí, že všichni její členové zaštiťují podle průzkumu 50 % veškerého přenosu strukturovaných elektronických dokladů v Evropě. Celkový počet těchto transakcí je tedy odhadem více než 1,5 miliardy.

Meziročně o 19 % více strukturovaných e-faktur

Trend rostoucího významu konsolidačních služeb je neúprosný. Meziroční nárůst zpracovaných a přenesených elektronických faktur ve strukturovaných datech činil 19 %. Většina těchto transakcí se týkala elektronické výměny dokladů mezi firmami (B2B) nebo fakturace firem směrem ke státu (B2G segmentu). To, že Česká republika v tomto ohledu vůči Evropě nijak výrazně nezaostává, ukazuje dubnová zpráva předního českého poskytovatele EDI. Konsolidační centrum ORION EDI společnosti CCV Informační systémy zaznamenalo ve stejném období dvanáctiprocentní růst v počtu přenesených faktur (EDI zpráva INVOICE) a dokonce dvacetiprocentní nárůst v přenosu všech strukturovaných elektronických zpráv ve formátu EDI. Těch je v současnosti používáno 27 typů. Nejčastěji jde právě o faktury anebo objednávky.

Elektronické faktury (mimo PDF)	2012	2013	Nárůst
Celkový počet konsolidátory doručených e-faktur	706 mil.	841 mil.	19,09 %

Zdroj: EESPA

Strukturované formáty faktur se odlišují od PDF v přínosech

Rychlému rozšiřování elektronické výměny dokumentů pomáhají především neoddiskutovatelné efekty při zrychlení dodavatelsko odběratelských procesů. Téměř okamžitým ekonomickým efektem je potom snížení nákladů na tvorbu, zasílání a uchovávání využívaných zpráv. Důležitou roli hraje v neposlední řadě veřejný sektor, který (stejně jako orgány Evropské unie) přiřazuje přenosu strukturovaných elektronických dokladů velkou prioritu a slibuje si od ní nemalé úspory.

Faktury v nejrozšířenějším formátu PDF, které neumožňují snadné automatizované zpracování na straně příjemce, jsou pouze poloviční cestou k plnohodnotné elektronické fakturaci. Šetří náklady na poštovné a až šestkrát zrychlují odezvu zákazníka, zaměstnance i ostatních uživatelů. Tyto benefity jsou však pouze na straně výstavce faktury. Na straně příjemce jsou PDF faktury naopak generátorem dalších výdajů. PDF faktura je pohledem informačního systému jenom obrázek, nejde tedy o data, která by šlo automaticky zpracovat (OCR technologie na vytěžení textu nejsou navíc levné). Příjemce tedy musí fakturu ručně zadat nebo překopírovat do svého systému. Drtivá většina příjemců si takovou PDF fakturu také opakovaně vytiskne.

Služba je levnější a spolehlivější než individuální projekty

Řada tuzemských firem i přesto stále váhá se spuštěním strukturovaných elektronických faktur. Jak na to? S pomocí konsolidátora elektronické fakturace firma získá službu, která se postará nejen o bezpečné doručení či důvěryhodnou archivaci dokladů, ale také o nastavení formátů požadovaných jednotlivými protistranami a další spojené služby. Zákazníci výstavce pak ocení, že jim taková faktura v datové formě ušetří čas tím, že ji mohou automaticky načíst do systému. Ať už ve formátech globálních strandardů EDI nebo tuzemského formátu ISDOC či jiné strukturované XML, které je protistrana schopna ERP systémem zpracovat. Praxe budování zbytečně složitých individuálních propojení mezi firmami, stejně jako výše uvedená statistika ukazuje, že využití služeb konsolidátora pro zprovoznění elektronické výměny dat mezi firmami je zpravidla nejlevnější a nejspolehlivější variantou (o další perspektivě založené na standardu ani nemluvě).

-chv-