Co s fakturami, které vám chodí na email?

Posílat faktury elektronicky je dnes běžné. Podle Českého statistického úřadu každá druhá firma již někdy poslala elektronickou fakturu. Ne tolik běžné je však faktury v elektronické podobě přijímat a následně také elektronicky archivovat. 

Co se obvykle děje s elektronickou fakturou, jakmile dorazí do firmy? Hádáte správně, je vytištěna! Pak je vláčena po celé firmě, je orazítkována, parafována, někdy i skenována, znovu tisknuta, olepována, než ve finále skončí s celou řadou dalších kamarádek v tmavé těsné místnosti, kterou honosně zveme archiv.

Tušíte, že existuje i jiná cesta? Bez promarněného papíru, inkoustu, uběhaných nohou, čekání, až se někdo vrátí ze služební cesty. Bez hledání v zaprášených šanonech nebo dokonce celých místnostech plných papírů.

Jak by se vám líbilo mít společnou e-mailovou adresu pro příjem elektronických faktur, ze které by se faktury automaticky zařazovaly do evidence?

Máte firemní adresu pro příjem faktur?

Dejme tomu, že někdo pošle na adresu fakturace@vasefirma.cz e-mail, který má jako přílohu fakturu, třeba ve formátu PDF. Aniž byste e-mail jakkoliv zpracovávali, se faktura automaticky zařadí do vašeho deníku přijatých faktur.

Zkontrolují se její náležitosti, ověří se, zda je opatřena platným elektronických podpisem (o tom, proč chtít faktury elektronicky podepsané až někdy jindy) a zařadí se do důvěryhodného elektronického archivu. Zní to dobře?

Zjistěte více informací o zpracování elektronických dokladů na školení "Přecházíme na elektronické doklady".

I tak to není pro přijetí faktury v elektronické podobě dost. Aby se faktura mohla zaplatit, je zpravidla potřeba, aby ji někdo schválil. Byla by škoda ji jen kvůli tomu tisknout, když se celý proces schválení může odehrát stisknutím několika tlačítek. Opakované faktury navíc mohou chodit na konkrétní zodpovědnou osobu ke schválení automaticky. Pak už není potřeba ani těch pár kliků.

A konečně, schválené faktury je nutno někde evidovat, jako doklady k zaplacení. K tomu je potřeba mít na zřeteli jejich datum splatnosti a hlídat si cash-flow.

Po zaplacení faktury máte hotovo a bylo to téměř bez práce. Nebo je zde ještě něco?

Možná vás napadne archivace. Ta však již proběhla při přijetí dokladu a jeho zařazení do evidence. Navíc to byla důvěryhodná elektronická archivace. Co to znamená? V jednoduchosti jde o zajištění autenticity (původ) a integrity (nezměnitelnost) dokladu, případně vazby na další dokumenty (tzv. auditní stopa). Můžete pak kdykoliv prokázat od jakého subjektu doklad pochází a že nebyl změněn.

Jak proces elektronického příjmu faktur probíhá v praxi, a že není náročné ani drahé jej zavést, se můžete přesvědčit na školení „Přecházíme na elektronické doklady“, které se koná 3. 10. v Brně a 8. 10. v Praze.

Účast na školení je zdarma, registrovat se můžete na adrese www.ccv.cz/edoklady.