Výměna elektronických kmenových dat

Co jsou kmenová data?

Kmenová data (v angličtině označována jako master data, případně reference data) představují klíčové obchodní informace, které zahrnují data o zákaznících, produktech, materiálech, dodavatelích, případně dalších obchodních entitách a definují jejich vlastnosti a parametry.

Na rozdíl od transakčních dat, která se kontinuálně mění, kmenová data představují statický popis obchodní entity. Výměna kmenových dat mezi partnery je základním předpokladem pro realizaci obchodního styku a je nutná pro zajištění hladkého průběhu obchodních transakcí.

Abychom mohli prodávat zboží prostřednictvím obchodních řetězců, je nutné provést zalistování produktů, tzn. poskytnout řetězci kmenová data. Poté co obchodní řetězce dosáhly určitě úrovně efektivity v oblasti výměny transakční dat elektronickou cestou, zpravidla se zaměřují na další snížení nákladů pomocí elektronické výměny kmenových dat.

O jaká data tedy jde?

V případě produktových kmenových dat se jedná zpravidla o identifikační číslo EAN (tzv. GTIN, Global Trade Item Number), název výrobku, rozměry, způsoby balení, počet kusů v balení, požadované parametry skladování apod. V některých případech je definováno i více než 100 parametrů, které slouží k popisu produktu.

Produktový katalog

Produktový katalog představuje úložiště kmenových dat jednotlivých produktů ve strukturované a konzistentní formě, které se dále využívají k elektronické komunikaci mezi obchodními partnery.

S pomocí produktového katalogu je realizována rychlá a efektivní výměna kvalitních kmenových dat mezi dodavatelem a odběratelem, který umožňuje následně provádět bezchybně logistiku spojenou s obchodním procesem a díky správným kmenovým datům omezit chyby v obchodních transakcích (např. spojené se špatným párováním dokladů apod.)

Výměna elektronických kmenových dat

EDI zpráva PRICAT

V oblasti retailu slouží k výměně produktových kmenových dat EDI zpráva PRICAT (Price/Sales Catalog – Katalog zboží a cen), která obsahuje aktuální katalog či seznam všeho zboží nabízeného dodavatelem, případně oznámení o změnách v nabízeném sortimentu zboží. Katalog může obsahovat také řadu dalších logistických, obchodních a také cenových informací k jednotlivým položkám. Jako u všech EDI zpráv je výhodou plná automatizace, kdy jsou data exportována přímo z podnikového systému (ERP).

Pro elektronickou výměnu kmenových dat jsou v EDI komunikaci k dispozici také zprávy PARTIN (party information) a PRODAT (product catalogue). V České republice převažuje trend využívat zejména zprávu PRICAT, zejména proto, že umožňuje také informovat o cenách zboží.

B2B portály

Další možností jak si mohou partneři elektronicky vyměňovat kmenová data je prostřednictvím internetových B2B portálů, které v sobě obsahují produktové katalogy. Dodavatel vyplní informace o produktech ve formuláři na portálu, kde jsou údaje následně schvalovány nákupčími obchodního partnera a uvedeny v platnost.
Výhodou je, když portál umožňuje nahrát data hromadně např. z XLS, CSV nebo XML souboru, čímž odpadá pracné přepisování, zpravidla velkého množství údajů.

GDSN – datová synchronizace

Třetí způsobem výměny kmenových dat je využití sítě GDSN – globální datové synchronizace, která je spravována globální organizací GS1 a využívá standardním způsobem definovaných elektronických katalogů pro správu a ukládání kmenových dat. Často zmiňovanou nevýhodou této varianty je uzavřenost celého systému a tudíž také vysoká finanční náročnost, kdy kromě vysokého vstupního poplatku do systému, společnost platí také za každou změnu v kmenových datech.