Co je EDI?

Snad ve všech příručkách a materiálech o EDI najdete následující definici (nechcete-li začínat definicí, přečtěte si úvodní článek o EDI):

EDI – tedy elektronická výměna dat (z anglického Electronic Data Interchange) – je moderní způsob komunikace mezi dvěma nezávislými subjekty, při které dochází k výměně standardních strukturovaných obchodních a jiných dokumentů elektronickou formou.

Tuto strohou formulaci si můžeme přiblížit jednoduchým příkladem:

Objednávka pořízená v informačním systému odběratele se automaticky přenese až do informačního systému dodavatele.

Příklad s objednávkou přesně vystihuje hlavní myšlenku EDI. Objednatel ve svém informačním systému pořídil objednávku. Doklad existuje v elektronické podobě. Proč neumožnit dodavateli práci přímo s tímto elektronickým dokladem?
Pokud objednávku ze svého systému vytisknete, odešlete v obálce, odfaxujete nebo v čitelné podobě pošlete emailem, nemá druhá strana jinou možnost, než ji do svého systému opět ručně přepsat. V případě předání elektronického dokladu je však možné příjem objednávky automatizovat.

Jaké doklady je možné posílat přes EDI?

Typicky jde o jakékoli doklady, které si mezi sebou (většinou pravidelně) vyměňují obchodní partneři. Nejběžnějšími EDI doklady jsou objednávky, avíza dodání (elektronický dodací list) či faktury. Je jich ale mnohem více, protože EDI dokáže pokrýt prakticky všechny obchodní a logistické procesy. Běžně si tedy společnosti mezi sebou posílají např. údaje o zalistování zboží, vratky, potvrzení platby, apod.

Přehled nejčastěji používaných zpráv v České republice naleznete zde.

Jak EDI funguje?

Proces začíná vytvořením dokladu v informačním systému. Doklady obvykle obsahují podobné údaje (např. fakturační adresa, počet kusů, atd.), to však neznamená, že tyto údaje poskládají odlišné informační systémy do elektronického souboru (např. pdf, XML) stejně. Většinou je to právě naopak. Díky tomu si mezi sebou tyto systémy nerozumí.

EDI je standardizovaný formát, do kterého dokáží specializované softwary tyto "cizojazyčné" soubory jednotlivých informačních systémů přeložit. Jejich klíčovou funkcí je správně "namapovat" odpovídající údaje mezi souborem informačního systému a EDI standardem. Více o společné řeči EDI zde.

EDI tedy funguje jako univerzální jazyk. Pokud se tedy informační systém společnosti naučí "číst a psát" s pomocí EDI, nemusí se již zajímat o to, v jakém systému zpracovávají své doklady jejich obchodní partneři. Nemusí tedy programovat (mapovat) doklady každého nového zákazníka či dodavatele ve svém systému. Pro většinu firem je nákladné EDI software udržovat, využívají tedy služby EDI providerů. Kdy je efektivnější využít EDI providera se dozvíte zde.

Jakmile je doklad vytvořen a přeložen do EDI standardu, je potřeba ho ještě bezpečně dostat ke svému obchodnímu partnerovi.

K tomu slouží několik možných cest:

připojení napřímo s využitím AS2 nebo jiného zabezpečeného internetového protokolu (zabezpečené internetové cesty využívající digitální certifikáty a šifrování)
připojení pomocí EDI providera s využitím zabezpečených VAN sítí
kombinace obojího

Cíl EDI

Postupně nahradit papírové dokumenty elektronickými, snížit tak náklady spojené s jejich výměnou a současně zvýšit efektivitu a kvalitu prováděných procesů. EDI doklady mají stejnou právní váhu jako dokumenty „papírové“. Pomocí EDI mohou být propojeny různé informační systémy vně i uvnitř společnosti.