Každý podnikatelský subjekt si pokládá otázky, jakým způsobem dále zefektivnit vnitropodnikové procesy a dosáhnout maximální úspory nákladů. Znovu se otevírají a prověřují i ty firemní procesy, které zdánlivě dobře fungují, a to včetně způsobu výměny obchodních dokladů s partnery. Ty se v řadě společností, zvláště těch menších, zasílají doposud klasickou papírovou formou, což může představovat zajímavou příležitost ke zlepšení.
Běžný „papírový“ fakturační proces na straně výstavce spočívá zhruba v pěti úkonech, které můžeme nazvat pořízení faktury, tisk faktury, obálkování, odeslání poštou a archivace. Tento mechanismus na první pohled relativně dobře funguje, nicméně pokud si rozebereme jednotlivé kroky, zjistíme, že se zde skrývá řada kritických míst. Tím prvním a zřejmě nejdůležitějším je cena. Při zasílání faktury doporučeně představují průměrné náklady na papír, obálku, tisk, čas pracovníka a poštovné částku v rozmezí 20 – 30 Kč. To může při vyšším množstvím vystavovaných faktur znamenat značnou sumu. Další úskalí pak může představovat čas potřebný na doručení a prodlení při platbě, což opět negativně ovlivňuje cash-flow. Následují problémy spojené s chybovostí při vystavení, odesíláním a samozřejmě i ztrátou dokladu. Zde trpí vztahy mezi partnery. Samostatnou kapitolou jsou i obtíže spojené s bezpečnou archivací, ať již technické či metodické, tedy možné neplnění legislativních požadavků.
Oproti tomu elektronický fakturační proces je v dnešní době schopen všech pět zmiňovaných kroků zjednodušit do jednoho jediného. A tím je samotné vystavení faktury systémem. Vše ostatní probíhá zcela automaticky a bezchybně, aniž by se o to musel výstavce starat a to včetně zabezpečené důvěryhodné archivace. V tom nejjednodušším případě získává odběratel fakturu ve formě PDF emailem, ale zde nehovoříme o elektronické faktuře. Běžně však data míří rovnou do jeho podnikového či účetního systému, kde jsou opět strojově zpracována se všemi spjatými výhodami.
Starosti spojené s tiskem, odesíláním, chybovostí či časem zaměstnance tak zcela odpadají. Navíc je možné získat další benefity, jako třeba zabezpečené vystavení faktur na webu a další. Ovšem tím nejzajímavějším je cena za transakci, tedy operaci, při které dojde k odebrání dat z vašeho systému a jejich garantované doručení do systému protistrany, která se běžně pohybuje v řádech korun a to včetně důvěryhodného uložení u poskytovatele. Jelikož takováto archivace odpovídá platné legislativě, nepotřebujete faktury uchovávat v jejich fyzické, papírové formě. Hledání dokladů tím dostává úplně jiný rozměr. Listování šanony zůstane pouze jako nepříjemná vzpomínka. Výhody jsou tedy zcela zřejmé.
Potřebujete poradit s EDI řešením pro vaši firmu?
