Vyznejte se v elektronické archivaci: Mějte své dokumenty bezpečně na jednom místě

Zbavte se ve své kanceláři stohů papírů. Archivujte své dokumenty elektronicky a v souladu s platnými zákony. Jak na to? Pro základní orientaci v problematice jsme připravili seriál „Vyznejte se v elektronické archivaci“.

Ze všeho nejdříve si řekneme, co to vlastně důvěryhodná elektronická archivace dat je. Jedná se o službu, která uloží vaše elektronické dokumenty na vysoce zabezpečeném elektronickém úložišti. To s sebou přinese řadu výhod:

Ušetříte místo v kanceláři, které by jinak zabíraly papíry.
Najdete snadněji dokumenty. Už nebudete procházet pořadač za pořadačem a hledat konkrétní fakturu. Jednoduše ji vyhledáte na pár kliknutí v počítači.
Získáte jistotu dlouhodobé platnosti dokumentů v souladu se zákony.

Co je důvěryhodný dokument?

Aby byl dokument důvěryhodný, musí splňovat následující požadavky:

K dokumentům se dostanou jen oprávněné osoby

Kvalitní elektronické archivační systémy data nejenom uloží, ale také ochrání. Nemusíte se proto strachovat, že se k dokumentům dostanou lidé, kteří k nim přístup mít nemají. Přístup mají pouze oprávněné osoby. Navíc získáte jak zabezpečení proti pozměňování údajů v dokumentech, tak ochrany proti změnám integrity celého dokumentu.

S elektronickou archivací dat se vám už také nestane, že důležitý dokument někam založíte, a pak ho vyhodíte v hromadě ostatních papírů.

Snadné dodržení zákonných archivačních lhůt

Stávající legislativa ukládá pro předepsané dokumenty a doklady zákonné archivační lhůty, kterými se musí každý podnikatelský subjekt řídit.

5 let musíte archivovat:	10 let musíte archivovat:	11 let musíte archivovat:
Účetní doklady Účetní knihy Inventurní soupisy Účtový rozvrh Odpisové plány Přehledy Účetní záznamy, kterými účetní jednotka dokládá formu vedení účetnictví	Účetní závěrky Výroční zprávy Daňové doklady rozhodné pro stanovení daně z přidané hodnoty	Faktury

V elektronickém archivu můžete mít nejfrekventovanější doklady (jako faktury, objednávky a dodací listy) nebo případně všechny tyto dokumenty v elektronické formě a po uplynutí zákonné lhůty archivace nestrávíte několik hodin u skartovačky, ale snadno je smažete. Nebo je necháte uložené, protože vám nebudou překážet.

Elektronická výměna dat prostřednictvím EDI

Při využívání elektronické archivace dat se setkáte také se zkratkou EDI (Eletronic Data Intercharge), která označuje elektronickou výměnu strukturovaných dat mezi dvěma či více podnikatelskými subjekty.

Jedná se o nejpropracovanější způsob přenosu obchodních dokladů (objednávky, faktury, dodací listy apod.), které se ve správném formátu, automatizovaně a bez zásahu lidské ruky předávají napřímo či přes službu EDI poskytovatele z informačního systému jedné strany do informačního systému protistrany. To eliminuje chybovost, šetří čas, peníze a přináší i další výhody.

I tyto doklady lze přirozeně archivovat důvěryhodně. Jsou-li elektronické aktury (EDI zpráva INVOIC) opatřené uznávaným elektronickým podpisem, jsou schopny ulehčit zajištění důležitých vlastností – neporušenost obsahu a věrohodnost původu faktury, které jsou zásadní pro právní průkaznost elektronického dokumentu v případě jakéhokoli sporu.

Právě na elektronický podpis se zaměříme v příštím díle seriálu „Vyznejte se v elektronické archivaci II.“.

Seriál o archivaci pro vás připravuje společnost GRiT, která pro více než 1000 společností dodává službu ORiON Důvěryhodný archiv.