Využití standardů v EDI komunikaci

Základem elektronické výměny dokladů (EDI) jsou mezinárodní standardy, které určují pravidla a strukturu datových prvků na elektronických dokladech. Tyto jasně dané "normy" umožňují informačním systémům na globálním trhu najít společnou řeč a zbavit tak administrativní pracovníky velkého množství neproduktivní jednotvárné práce. V České republice se o jejich správu stará standardizační organizace GS1 Czech Republic, která ročně vyškolí více než 500 nových i stávajících uživatelů. Jaké jsou jejich nejčastější dotazy?

EDI vs standard

Elektronická výměna dokladů (EDI) umožňuje prostřednictvím mezinárodních standardů sdílet mezi obchodními partnery obchodní a logistické informace ve formě standardních zpráv. Primárně se jedná o doklady jako jsou objednávky, faktury, dodací listy a mnohé další. Kromě nich jde však také o řadu notifikačních a potvrzovacích zpráv, které např. sledují změnu stavu konkrétního dokladu, jako když je faktura odmítnuta odběratelem. 

Všechny tyto užitečné informace je potom možné vyměňovat mezi informačními systémy přímo nebo prostřednictvím tzv. EDI providerů, kteří fungují jako pomyslní mobilní operátoři pro společnosti. Druhý způsob ve formě SaaS (Software jako služba) na světovém trhu nyní naprosto převládá. 

Standard GS1 EANCOM^® vznikl a je udržován organizací GS1 jako podmnožina (subset) mezinárodní multioborové normy pro elektronickou komunikaci UN/EDIFACT. Je zaměřen na oblast obchodu a distribuce zboží v rámci dodavatelského řetězce. Pro identifikaci obchodních položek a partnerů se využívá identifikačních klíčů GS1, např. GTIN, GLN, SSCC. Elektronické zprávy GS1 EANCOM^® jsou ekvivalentem papírových obchodních dokumentů. Umožňují komunikaci elektronických objednávek, dodacích listů, příjemek, faktur a celé řady dalších dokumentů z oblasti logistiky, plánování a kontroly. 

Často kladené otázky z oblasti EDI

Co je primární GLN a jaké je jeho použití v EDI komunikaci?

Primární GLN (globální lokalizační číslo, Global Location Number) slouží v České republice k jedinečné identifikaci právnické/fyzické osoby zapojené do systému GS1. Vždy jej tvoří 13místná numerická struktura. Skládá se z prefixu země, v ČR je to známé předčíslí 859, následuje čtyř- až šestimístné číslo firmy a dále jsou vloženy nuly, které doplňují tuto standardní strukturu do 12 pozic. Celá sekvence je zakončena kontrolní číslicí. Primární GLN je uživateli přiděleno okamžitě při registraci do systému GS1, je pevně vázáno na jeho IČO a je uváděno ve smluvní dokumentaci. 

V EDI komunikaci slouží k identifikaci odesílatele a příjemce a je uváděno v obálce a hlavičce elektronické zprávy.

Co je sekundární GLN a jak si jej mohu vytvořit?

Sekundární GLN si přiděluje samostatně uživatel Systému GS1 ke svým lokacím, které je nutno jednoznačně identifikovat, např. pro potřeby EDI komunikace. Může si jimi označit distribuční sklady, nové pobočky, fakturační místo apod. 

Sekundární GLN je též tvořeno 13místnou numerickou sekvencí. Uživatel si ho vytváří samostatně z číselné řady pro identifikaci položek zcela shodně, jako je tomu při tvorbě nových GTIN. Pro lepší orientaci je doporučeno sekundární GLN – na rozdíl od GTIN – přiřazovat sestupně příslušným datovým polem tak, aby nedošlo k promíchání s již přidělenými čísly GTIN určenými pro identifikaci produktů. Také je doporučeno vést přiřazená sekundární GLN, pro lepší kontrolu a přehlednost, např. v tabulce Excel. 

Jak vypočítám kontrolní číslici? 

Kontrolní číslice je poslední číslicí v GLN či v dalších standardních strukturách. Hodnotu této číslice je vždy nutno dopočítat. Výpočet je proveden podle speciálního algoritmu. Tento postup však není nutné si pamatovat. Na webových stránkách sdružení GS1 Czech Republic je k dispozici kalkulačka, pomocí které si uživatel kontrolní číslo jednoduše vygeneruje. 

Kdo je EDI provider?

EDI provider je externí specializovaný dodavatel EDI řešení. Stává se prostředníkem mezi uživateli při elektronické výměně dat. Kromě konverze, zasílání a archivace dokladů nabízí často také další služby týkající se obchodních a logistických dokladů, např. profinancování faktur nebo sledování stavů skladů na prodejnách velkých odběratelů. 

Zdroj: Vyšlo v časopise Logistic News, redakčně upraveno