Správné využití GLN pomáhá elektronické výměně dat

Na problémy s využíváním ilegálních Globálních lokalizačních čísel (GLN), které komplikují nasazení standardů EDI a činí problémy při výměně elektronických dokladů mezi obchodujícími partnery, upozorňuje společná iniciativa organizace GS1 a předních poskytovatelů EDI komunikace.

Jedním z prvních předpokladů úspěšného zavedení plnohodnotné, automatizované a především standardní elektronické výměny dat (EDI – Electronic Data Interchange) je správná identifikace partnerů v rámci dodavatelského řetězce. Celosvětové rozšíření obchodu jednoznačně přineslo potřebu hledání společného jazyka pro standardní unikátní identifikaci a nasazení takových nástrojů, jimž bude kterýkoli obchodní partner na planetě rozumět.

Jedinečnost identifikace

Globální lokalizační číslo jako jeden z identifikačních klíčů je proto základem efektivní komunikace současného obchodu. Je přidělováno prostřednictvím národní organizace GS1, která garantuje jeho globální jedinečnost, a slouží mimo jiné také k dohledávání v globálními vyhledávači GEPIR. GLN slouží k identifikaci konkrétní „adresy“, která je nezbytná pro doručení nejčastěji využívaných typů zpráv u dokladů jako je objednávka (zprávy ORDERS), dodací list (avízo dodání zpráv DESADV) nebo faktura a dobropis (zprávami INVOIC). Jeho prostřednictvím lze jasně identifikovat fyzická umístění (sídla, úseků nebo skladů) a určení právní subjektivity, tedy údajů, které pro strojově jednoduchou výměnu elektronických dokladů musí být jasně definovány. Je tak klíčem k vyšší efektivitě mnoha obchodních a logistických procesů.

Jak GLN vzniká?

Tvorba i pravidla používání unikátního čísla GLN (Global Location Numbers) se řídí podle standardů GS1. Numerická struktura je vždy uvozena tzv. GS1 Company prefixem (GCP), které je složeno z předčíslí 859 (Česká republika) a z identifikačního čísla organizace v Systému GS1. GCP je přidělováno výhradně příslušnou národní organizací GS1, a to na základě obchodní smlouvy. Primární GLN je evidováno v mezinárodní databázi uživatelů standardu GS1. Nová provozovna nebo skladovací prostory zaregistrované společnosti mohou být identifikovány pomocí takzvaného sekundárního GLN, které si podle vlastního uvážení generuje sám uživatel. 

Poskytovatelé podporují standardní EDI

Rostoucí využívání GLN je jednoznačně motivováno potřebou přesné identifikace v mezinárodním obchodu, který se i vlivem mohutného rozvoje komunikačních technologií a informačních systémů stal skutečně fenoménem doby. Globální lokalizační číslo se v některých státech využívá nejenom mezi komerčními partnery, ale také u orgánů veřejné moci. Například v Itálii lze od roku 2015 přidělit jakémukoli orgánu státní moci GS1 GLN, a díky tomu lze zjednodušit platbu daní nebo u jiných plateb pomocí elektronických platebních systémů.

Na problémy s využíváním ilegálních Globálních lokalizačních čísel (GLN) na českém trhu, které komplikují nasazení standardů EDI a činí problémy při výměně elektronických dokladů mezi obchodujícími partnery, proto upozornila společná iniciativa GS1 Czech Republic a předních poskytovatelů EDI komunikace.

„Rádi bychom dosáhli ve spolupráci s našimi partnery 100 % kvality a naprosté důvěryhodnosti všech na trhu využívaných identifikačních klíčů GS1. Proto jsme požádali o spolupráci nejenom velké obchodní řetězce ale i poskytovatele EDI komunikace, aby nám pomohli zbavit trh veškerých chybně vytvořených nebo dokonce ilegálně využívaných Globálních lokalizačních čísel,“ říká Pavla Cihlářová, ředitelka GS1 Česká republika.

„Pokud narazíme na nesprávně vytvořená GLN, upozorňujeme takové zákazníky nebo partnery na možné komplikace a nabízíme pomoc při odstranění chybně nastavených GLN a při nápravě souvisejících procesů,“ uvádí David Reichel, ředitel opavské pobočky společnosti GRiT a zároveň produktový manažer EDI řešení ORiON.

Zejména malí dodavatelé často nevnímají výhody a důležitost unikátní identifikace pro elektronickou komunikaci, proto si občas zvolí vlastní (interní) identifikaci své společnosti. Ta může fungovat například v rámci komunikace uvnitř jednoho řešení, typicky v rámci B2B komunikace s jedním partnerem. Ve chvíli, kdy však dodavatel překročí tuto uzavřenou síť a chce komunikovat s dalšími obchodními partnery, je tu problém, zejména pokud do hry vstupují jiní EDI poskytovatelé nebo zahraniční EDI operátoři. Zde je nutné splňovat standardy, aby se zamezilo výskytu subjektů s duplicitní identifikací.

„Je to jako kdyby dva různé subjekty měly stejné telefonní číslo,“ přirovnává David Reichel a pokračuje: „V praxi také často uživatelé volí pro identifikaci skladů či poboček své běžné střediskové kódy, někdy dokonce včetně písmen, přičemž standardní GLN je třináctimístné číslo. Pak často narážejí u informačních systémů svých obchodních partnerů, které očekávají jen číslo nebo dokonce ověřují správnost kontrolní číslice. Protože dodatečná změna identifikace je organizačně i časově náročná (je nutno změnit ji koordinovaně u všech obchodních partnerů), doporučujeme jednoznačně využít aktuální výhodné nabídky a zvolit standardní identifikaci GS1.“ Využití systému GS1 podporuje nadnárodní organizace se sítí lokálních poboček. Je financována z členských poplatků uživatelů zapojených do systému GS1. Pro Českou republiku jsou ceny odstupňovány podle velikosti společnosti (ročních tržeb organizace).