Plynule, přehledně, rychle: EDI překonává hranice

Zavedení elektronické výměny dat (EDI) může dnes pro firmy představovat nezbytný krok k udržení konkurenceschopnosti. Ve vysoce penetrovaných oborech se totiž začíná čím dál více prosazovat efekt "valící se sněhové koule" a nově vznikající obchodní společnosti již díky tomu EDI považují za něco samozřejmého. Také další obory již objevily kouzlo elektronizace obchodních a logistických procesů a díky tomu se již EDI dostává i do farmacie, gastrosegmentu nebo třeba textilu. Přibývají také nové a nové procesy, které společnosti s využitím EDI pokrývají. 

Kromě „silných“ odvětví, které hrají prim v rozšiřování EDI komunikace – patří sem zejména maloobchod a automobilový průmysl, proniká EDI i do dalších segmentů. Precizují se již používané procesy a do praxe se zavádějí rovněž procesy nové. David Reichel, ředitel divize eBusiness ve společnosti CCV Informační systémy, situaci komentuje: „Pro existující uživatele této technologie jde o dobrou zprávu, neboť se dlouhodobě rozšiřuje portfolio obchodních partnerů, se kterými si lze obchodní doklady vyměňovat standardně elektronicky.“ Připojení každého dalšího partnera do EDI je pak poměrně rychlé a jednoduché. Firma tak šetří práci obsluhy a tok dokladů se stává plynulejším a přehlednějším.

  

EDI pomáhá rozvoji obchodu

Čeští výrobci a obchodníci se stále více setkávají s požadavky na EDI komunikaci od svých zahraničních partnerů a je jedno, zda chcete dodávat třeba do Amazonu nebo naopak odebírat zboží od výrobce nejrůznějších potravinových i průmyslových komodit. Obchod v dnešní době nekončí hranicemi „Československa“ a EDI jakožto mezinárodní univerzální „jazyk“ jeho rozvoji logicky pomáhá. S neustálým rozšiřováním EDI na celosvětovém trhu jde tedy ruku v ruce poptávka po zavedení této služby a také její vnímání jako něco samozřejmého. Naši noví zákazníci tak jsou často překvapeni, jak velké množství jejich obchodních partnerů je již na EDI připraveno. David Reichel ředitel divize eBusiness CCV Informační systémy

Otevřenost inovacím

S vývojem trhu vznikají stále nová odvětví či sektory, které navazují na již existující, a tito nováčci jsou velmi otevřeni EDI komunikaci, podotýká Jan Mrvík, managing director společnosti EDITEL CZ. A pokračuje: „Týká se to hlavně firem poskytujících služby s přidanou hodnotou pro velkoobchody či velkosklady s rozvinutou logistikou.“ 

Podle Hany Strahlové, produktové manažerky EDI ve standardizační organizaci GS1 Czech Republic, se EDI komunikace nově rozšiřuje například ve zdravotnictví nebo stavebnictví. A dalšími v pořadí mohou být úřady a instituce státní správy. „Vzhledem k tomu, že na základě platnosti Směrnice Evropského parlamentu a Rady 2014/55/EU budou muset zadavatelé veřejných zakázek umět zpracovat elektronickou fakturu, očekáváme v nejbližší době rozšíření EDI komunikace také do veřejného sektoru,“ vysvětluje Hana Strahlová.

Kromě nekorunovaných vládců EDI, jimiž jsou už zmíněné sektory retailu a automotive, se třetím „do party“ stává v posledních letech odvětví e-commerce. K velkým internetovým prodejcům, kteří na tuzemském trhu odstartovali tuto vlnu (především Alza.cz, Mall.cz a Datart), se postupně přidávají další a další. „Například pro potravinářské e-shopy, jako je Rohlík.cz, představuje EDI samozřejmost ihned při vstupu na trh. Je to logické. Optimalizace dodavatelsko-odběratelského řetězce je v tomto segmentu, kde zákazník očekává širokou nabídku a krátké termíny dodání, klíčová a automatizace procesů výměny obchodních a logistických dokladů jí dokáže zřetelně pomoci,“ konstatuje David Reichel.

  

Identifikační klíče na volitelné bázi

Významnou novinkou nové verze GS1 XML 3.3. pro EDI je zavedení volitelnosti všech identifikačních klíčů GS1. Doposud byly tyto identifikační klíče ve standardu GS1 XML povinné. Použití identifikačních klíčů GS1 je stále považováno za hlavní výhodu pro uživatele Systému GS1, jelikož pomáhá eliminovat chyby a zabraňuje opakovanému odesílání informací. Ovšem povinnost jejich použití způsobovala mnoho problémů uživatelům v sektorech, kde využití klíčů GS1 zatím není natolik běžné. Hana Strahlová produktová manažerka EDI GS1 Czech Republic

 

Trvalky versus skokani

Z hlediska jednotlivých typů EDI zpráv jsou na českém trhu stále nejvyužívanější zprávy INVOIC (faktura) a ORDERS (objednávka). Díky rychlému rozšíření zprávy DESADV (dodací list) získává na popularitě i RECADV (elektronická příjemka). „S rozšiřujícím se využitím globální datové synchronizace neboli GDSN jsme také zaznamenali zvýšený zájem o používání zprávy PRICAT – tedy cenový katalog,“ přibližuje zjištění organizace GS1 Hana Strahlová.

Nováčkem v žebříčku popularity je pak zpráva ORDRSP (orders response – odpověď na objednávku, o možnosti jejího využití jsme psali již zde), shodují se Jan Mrvík a David Reichel. Uvedená zpráva se využívá pro potvrzování či změny požadovaného termínu dodání, množství, které je dodavatel schopen dodat, či upřesnění cen, za které bude zboží dodáno.

Pokračuje zájem o zavádění zpráv podporujících zpřesnění různých fakturačních případů, zejména pak pro rychlé předávání podkladů k opravným daňovým dokladům (dobropisům), které následně umožňuje zrychlení a automatizované zpracování dobropisů odběratelem, pokračuje David Reichel. S prudce narůstajícím využitím EDI komunikace je pak stále více kladen důraz také na celkovou automatizaci výměny dokladů. Jak na straně odběratelů, tak i dodavatelů roste zájem o rozšíření vlastních informačních systémů, o trasování obchodních dokladů a větší zájem je tak o notifikace typu APERAK a COMDIS – tedy zprávy informující například o zpracování objednávky protistranou nebo o přijetí faktury a její akceptaci. 

Bariéry rozvoje

Oslovení experti se však vesměs shodují, že míra rozšíření EDI komunikace v tuzemsku vykazuje dosud rezervy. „V denní praxi se setkávám s řadou příčin, které brzdí pokrok. Nicméně kromě zaujatosti papírem často brzdí rozšiřování EDI zpožděné projekty spojené s ERP systémy zákazníka. Ať se již jedná o výběr, nebo již zavádění nových ERP systémů,“ pojmenovává Jan Mrvík jednu z příčin aktuálního stavu.

Příčiny pomalejší penetrace mohou být různé v závislosti na oboru nebo konkrétní společnosti. „Někdy jde o omezené pravomoci lokálního managementu, respektive o rozhodnutí zahraničního vlastníka, jindy o interní procesní nedostatky, problémy v informačních systémech atd.,“ vypočítává David Reichel. V případech, kdy firma při zavádění EDI komunikace narazí na výše zmíněné bariéry, lze využívat třeba hybridní způsoby komunikace, které ta nejlepší řešení pro obchodování podporují. Možné je např. zpracovávat PDF objednávky (tzv. PDF2EDI) přijaté do e-mailu nebo naopak odeslat fakturu z EDI řešení na e-mail či do datové schránky.

_{Zdroj: Systémy logistiky 9/2017}