Nestlé zpracovává PDF objednávky z Kauflandu automatizovaně s využitím EDI

Společnost Nestlé využívá se svými zákazníky elektronickou výměnu dokladů EDI ve strukturovaných datech pro jejich bezpapírové a automatizované zpracování. EDI komunikaci však dosud nevyužívají všichni zákazníci. S pomocí řešení ORION EDI od CCV Informační systémy (rozšířené o službu PDF2EDI) začalo Nestlé jako první na českém trhu automaticky zpracovávat PDF objednávky od společnosti Kaufland, a to bez potřeby ručního přepisování do systému. Došlo tak k podstatnému zjednodušení a zpřesnění výměny dat s jedním z nejvýznamnějších zákazníků, řetězcem Kaufland.

Nestlé prostřednictvím EDI komunikace („Electronic Data Interchange“) denně přijímá a odesílá stovky dokladů, které je třeba rychle a bezchybně zpracovat pro zajištění obchodních a logistických procesů s odběrateli. EDI komunikace tvoří položkově přes polovinu všech objednávek a zůstává pro Nestlé preferovanou volbou u většiny odběratelů – od retailových partnerů až po farmaceutické velkoobchody. 

Řešení ORION EDI od CCV Informační systémy ale Nestlé Česko nevyužívá jenom na výměnu strukturovaných dat z objednávek, faktur a dalších dokladů. V roce 2015 se společnost zaměřila na vydané faktury a díky projektu elektronické fakturace archivuje nyní 100 % těchto daňových dokladů elektronicky pomocí konsolidačního centra ORION. Všechny podoby vydaných daňových dokladů (faktura, dobropis, vrubopis, aj.) jsou zároveň zpracovány dle platné legislativy. 

Cestou k úsporám se stala konverze z PDF do EDI

Další fáze elektronizace se zaměřila právě na objednávky významných zákazníků. Mimo formát EDI získává Nestlé objednávky ve strukturované podobě také z vlastního nákupního portálu nebo z mobilní aplikace. Celkově tak již nyní zpracovává elektronicky 78 % objednávek. Zbývající pětina však stále nabízí významný prostor ke zlepšení. 

„Cílem projektu byla automatizace zpracování objednávek od zákazníka Kaufland s vysokou spolehlivostí. Tohoto cíle bylo jednoznačně dosaženo. Po implementaci služby PDF2EDI se vytížení obsluhy snížilo o dvě třetiny a vidíme v ní potenciál i pro zapojení dalších zákazníků,“ říká Pavel Golasík, EDI and Customer Service Support ve společnosti Nestlé Česko.

Pro danou potřebu EDI poskytovatel navrhl funkční řešení PDF2EDI pro konverzi dat z PDF objednávky do EDI zprávy ORDERS. Tu je informační systém SAP schopný načíst s minimálními nutnými úpravami, což byla také jedna z podmínek projektu.

CCV Informační systémy je na tuzemském trhu jediným EDI poskytovatelem, který dodává konverzi (vytěžování) informací z e-mailových PDF objednávek do strukturovaných dat (EDI zpráv ORDERS). Využití služby PDF2EDI je nezávislé na odběrateli nebo na používaném podnikovém systému.

„Dodavatelům to přináší možnost přímého načtení dokladů do svého podnikového systému bez manuálního přepisování dat a s tím spojených chyb, a to za využití již existujícího datového EDI rozhraní. Jednoduše a bez dalších vícenákladů,“ říká David Reichel, ředitel divize CCV eBusiness.

Samotná spolupráce mezi Nestlé a CCV Informační systémy probíhala hladce, osvětluje Pavel Golasík: „Stejně jako u ostatních projektů realizovaných společně s CCV je vysoce hodnocena spolehlivost, flexibilita, náhled na požadované řešení a konstruktivní připomínky v průběhu projektu. Důležitým faktorem byly samozřejmě i přijatelné náklady a včasnost dodání řešení, “ dodává Golasík za Nestlé Česko.

Jak konverze PDF objednávek funguje? 

Princip je přitom jednoduchý. V e-mailové schránce, kam zákazník dodavateli své PDF objednávky posílá, je nastaveno pravidlo, které tyto zprávy automaticky přepošle do systému ORION. Ten dokument zpracuje a na základě získaných dat vytvoří EDI zprávu ORDERS, kterou odešle do informačního systému dodavatele jako jakoukoli jinou EDI objednávku. Služba ORION dokonce rozpozná, zda jde o standardní objednávku nebo o tzv. změnovou objednávku, kterou procesně zpracuje jinak.

Změny k objednávkách prozatím vytěžovány nejsou, v případě zájmu může být však zajištěna jejich transformace do EDI zpráv ORDCHG. Ta zatím není na trhu rozšířena, proto jsou aktuálně  změny k objednávkám v původní podobě zasílány obsluze k dalšímu zpracování.

Celý systém má pojistku. Pokud by se data z PDF souboru nepodařilo převést, je upozorněna obsluha, která má možnost objednávku v aplikaci ORION ručně upravit. Od začátku spuštění projektu (leden 2017) však v Nestlé k takové situaci nedošlo, spolehlivost služby je tedy 100%.

Úspěšný projekt aktuálně spouští také Nestlé Slovensko a zároveň probíhá analýza návratnosti, která bude podkladem pro rozšíření služby na další zákazní

Jak funguje vytěžování PDF objednávek od společnosti Kaufland? 

Prohlédněte si video zde: https://www.youtube.com/watch?v=oEOhjSndg3s 

Zdroj: Tisková zpráva - Nestlé umí automatizovaně zpracovat PDF objednávky s pomocí služby PDF2EDI