Na co se připravit ohledně EDI, když chcete dodávat zboží do velkoobchodu makro ČR

21. 09. 2023

Velké supermarkety a obchodní řetězce dnes běžně komunikují s dodavateli prostřednictvím EDI. Výjimkou není ani makro ČR, které po svých dodavatelích vyžaduje, aby přes EDI zpracovávali objednávky, dodací listy i faktury. Čtěte, jak obchodní komunikace s makro vypadá v praxi.

Co musí noví dodavatelé udělat na začátku spolupráce

Základem je, aby dodavatel zvládl generovat a zpracovávat EDI zprávy –⁠ zejména objednávky, dodací listy a faktury. makro vyžaduje, aby s ním dodavatelé začali komunikovat přes EDI do 3 měsíců od začátku obchodního vztahu.

„Všem novým dodavatelům ihned odesíláme výzvu k zapojení do EDI komunikace včetně postupu. Na její vyřízení má protistrana 3 měsíce,“ říká Jana Romanová, EDI Manager makro ČR.

Nový dodavatel, který EDI dosud nevyužíval, musí provést následující kroky:

Vybere si dodavatele EDI (providera) a pořídí si od něj samostatný EDI software nebo jednodušší webEDI, do kterého přistupuje ze svého webového prohlížeče.
Odešle žádost o přidělení unikátního GLN kódu certifikační autoritě GS1.
Pošle makro vyplněný EDI dotazník.
Podepíše obecnou smlouvu (dodá makro) a odešle ji nazpět ve dvou vyhotoveních.

Samostatný EDI software využívají dodavatelé, kteří chtějí přes EDI komunikovat s větším množstvím obchodních partnerů. Jednodušší webEDI pak využívají hlavně malé firmy, které plánují přes EDI komunikovat jen s makro nebo několika málo partnery. Pokud časem na EDI napojí více dodavatelů, mohou plynule přejít na EDI software.

makro používá GLN kódy jednotlivých provozoven a oddělení, kterými dodavatel EDI zprávy označuje. Například dodací listy označí kódy distribučních center, kam zboží zasílá, a vystavené faktury i kódem účtárny. GLN kódy jsou dostupné na webu makro.

Dále si dodavatel stáhne digitální podpis makro, aby jeho EDI správně zpracovalo kontrolní zprávy, které potvrzují přijetí dokladů na straně makro nebo informují o případných chybách.

Totožný postup platí i pro slovenský trh, kde řetězec působí jako METRO SK.

Zprávy, které si makro ČR s dodavateli přes EDI vyměňuje

Základní zprávy, které makro po dodavatelích vyžaduje, jsou:

ORDERS (objednávka),
DESADV (avízo dodávky nebo také dodací list)
a INVOIC (faktura).

Dle individuální domluvy si s dodavateli vyměňuje ještě:

PRICAT (cenový katalog),
RECADV (příjemka),
ORDRSP (potvrzení objednávky).

Potvrzovací zprávy, které makro odesílá:

APERAK (chybové hlášení při příjmu EDI zpráv),
AUTACK (ověření elektronického podpisu),
COMDIS (hlášení o (ne)zpracování faktury).

Výměna objednávek s makro ČR

Po propojení a nastavení EDI komunikace mezi makro a dodavatelem začne testovací fáze, během které makro zasílá objednávky přes EDI i papírově.

Cílem testovací fáze je vyladění komunikace a kontrola správného zpracování objednávek na straně dodavatele. Dodavatel pokaždé zkontroluje, že údaje na papírové objednávce sedí s EDI objednávkou. Jakmile si je jistý, že vše funguje správně, podepíše akceptační protokol, který zašle do makro ve dvou vyhotoveních. Poté začne makro odesílat objednávky pouze přes EDI.

Výměna dodacích listů s makro ČR

Až na výjimky posílají dodavatelé makro zboží do distribučních center, nikoliv přímo na prodejny. Při dodávání do distribučního centra musí dodavatel své DESADV zprávy (dodací listy) opatřit SSCC kódy (18místné číslo určené k identifikaci logistické jednotky, například palety). Díky nim se makro lépe připraví na samotný příjem, rychleji naskladní veškeré přijaté zboží a vede si evidenci v podnikovém systému.

Dále dodavatel ve zprávě DESADV:

uvede datum dodání na prodejnu (pokud se jedná o přímý závoz mimo distribuční centrum),
v textovém poli uvede název artiklů (případně makro/METRO číslo, což je kód, kterým makro označuje jednotlivé artikly),
označí zboží EAN kódy (každé makro/METRO číslo = jedinečný EAN kód),
a kvantitu uvede v jednotkách, se kterými makro pracuje.

makro vyžaduje, aby dodavatelé přikládali ke zboží také papírový dodací list pro snadnější kontrolu při naskladňování zboží. Platí to i provozovny, které DESADV přijímají. Elektronickou i papírovou verzi dodacího listu vydá dodavatel před expedicí zboží a papírovou verzi pošle společně s dodávkou.

Testovací fáze u dodacích listů neprobíhá: „Testovací fáze probíhá jen u objednávek a faktur,“ říká Jana Romanová, EDI Manager makro ČR.

Výměna faktur s makro ČR

Výměna faktur začíná stejně jako v případě objednávek testovací fází. makro si údaje o dodavateli předem nastaví na základě vyplněného EDI dotazníku. Vyžaduje ale, aby dodavatel u prvních faktur:

poslal makro předem e-mail s číslem odesílané faktury,
odeslal fakturu přes EDI
a poté odeslal fakturu v papírové verzi.

Ideálně již v průběhu testování by si měl dodavatel pořídit elektronický podpis, který makro vyžaduje na EDI fakturách po skončení testovací fáze. S implementací elektronického podpisu do zpráv INVOIC pomůže dodavateli EDI provider.

Jakmile je EDI komunikace vyladěná a dodavatel má zajištěný elektronický podpis, pošle makro poštou přílohu ke smlouvě ve dvou vyhotoveních. makro si poté zkontroluje, jestli dodavatelovy EDI faktury:

splňují veškeré náležitosti,
jsou opatřené elektronickým podpisem
a neobsahují technické chyby.

Pokud je vše v pořádku, makro zašle dodavateli e-mail o ukončení testovací fáze a jeden originál přílohy ke smlouvě.

Pro fakturaci vyžaduje makro odlišný GLN kód než pro objednávky a dodací listy. Dodavatel si totiž faktury nevyměňuje s jednotlivými provozovnami, ale s účtárnou.

Kam dál?

Nyní máte stručný přehled, jak probíhá obchodní komunikace s makro. Detailní technické informace si prohlédněte v EDI sekci na webu makro.

Plánujete-li dodávat zboží do makro ČR nebo jiného velkého řetězce, budete potřebovat EDI providera. Ten vám poradí, jak postupovat, zodpoví všechny vaše otázky a pomůže vám najít a nasadit vhodné řešení. V případě potřeby nám napište a my vám s výběrem providera či EDI řešení poradíme.

Zvažujete-li dodávání i do jiných řetězců, přečtěte si, co v rámci EDI komunikace vyžaduje Globus, Albert nebo Penny Market.