Kdy je správný čas pro nasazení EDI

EDI komunikace, tedy elektronická výměna dokladů ve formě strukturovaných dat, je využívána především v maloobchodě a automobilovém průmyslu. Tahounem v rozšíření EDI pak je v posledních letech odvětví, které samo zažívá boom: e-commerce. To jsou vcelku známá fakta… Jak ale poznat – pokud jste firmou, která dosud EDI nevyužívá –, že „nadešel čas“?

O nasazení EDI komunikace mohou v zásadě uvažovat všechny firmy, které cítí, že proces zpracování dokladů u nich má rezervy, např. z hlediska chybovosti, pomalosti a nepružnosti či přemíry „manuální“ práce s doklady. Celý tento proces je prostřednictvím EDI možné zpřesnit, zrychlit a zpřehlednit. V dnešní době kybernetických hrozeb je významnou devízou i skutečnost, že EDI představuje bezpečné prostředí pro přenos citlivých dat obchodního charakteru.

Čím více, tím lépe

EDI komunikace je výhodná všude tam, kde existuje pravidelný obchodní vztah a s ním související výměna dokladů mezi odběrateli a jejich dodavateli, připomíná David Reichel, ředitel divize CCV eBusiness ve společnosti CCV Informační systémy, a doplňuje: „Úmyslně uvádím množné číslo, neboť čím je v daném prostředí podobných odběratelů více a čím více mají dodavatelů, tím je EDI komunikace smysluplnější.“ Co se týká procesů, tak ruku v ruce spolu jde obchod (nákup – prodej, fakturace) a logistika (avizování dodávek, rychlejší a přesnější příjem zboží).

„Nejvíce firmy získají, pokud implementaci EDI neberou jako nutnost k vyhovění zákazníkovi, ale využijí veškerý jeho potenciál i ve svůj prospěch,“ poznamenává Jan Stočes, cloud services director ve společnosti Aimtec. Firma by se ještě před nasazením EDI měla v první řadě podívat, jaké jsou rozšířené a běžně používané standardy na trhu. „Vymýšlet vlastní řešení, protože je společnost specifická, je nejen překonané, ale hlavně procházka ve slepé ulici,“ upozorňuje Jan Mrvík, managing director společnosti EDITEL CZ. Na druhém místě v pořadí pak je analýza portfolia stávajících klientů a identifikace těch, kteří již EDI mají. U těch Jan Mrvík doporučuje začít, protože jde o nejrychlejší způsob pro realizaci okamžitých přínosů.

Úspory, minimalizace chyb, bezpečnost

Implementací co nejvyššího počtu zpráv podporovaných vašimi obchodními partnery je možno docílit obrovských úspor nejen finančních, ale i časových, snížit chybovost na maximum a zaručit vysokou míru bezpečnosti při přenosu zpráv. Není se třeba obávat ani legislativních důsledků, protože EDI komunikace je v souladu se všemi daňovými náležitostmi a předpisy. Při dodržení všech platných standardů má EDI komunikace opravdu svůj smysl. Hana Strahlová EDI manager GS1 Czech Republic

Proces a kvalitní data

Před nasazením EDI komunikace je také zapotřebí zmapovat proces výměny dokumentů ve firmě. Hana Strahlová, EDI manager v organizaci GS1 Czech Republic, upřesňuje, co by jakákoli firma neměla opomenout: „Pečlivě zvážit, s kolika obchodními partnery bude komunikovat prostřednictvím EDI, jaký druh a počet elektronických zpráv plánuje elektronickou cestou vyměňovat a hlavně se rozhodnout, jakou cestou bude EDI komunikaci realizovat.“

Soustředit se na čistotu a jednoznačnost vlastních dat radí Jakub Svatoň, manager technologického oddělení ve společnosti ESA logistika. A vysvětluje, na co dále je potřeba se zaměřit: „Na automatický a rychlý přístup k těmto datům, tím se dostáváme k vhodnému ERP schopnému a připravenému takto komunikovat a v logistice k dalším systémům, například WMS, programu na zpracování dopravních objednávek apod.“ Mnohdy se podle něj vyplatí rovněž přehodnotit systémy práce, skutečnou potřebu počtu zpráv, nutnost předávání dat u jednotlivých dokumentů, možnost je slučovat. „Jedna EDI zpráva se zdá velmi levná, ale je třeba kalkulovat, kolik jich bude za 24 hodin atd. Je tedy třeba kalkulovat náklady a udělat přesné odhady,“ popisuje. 

EDI není vždy prioritou

Byť firmy v daném oboru často z principu musí fungovat podobně, tak jsou přirozeně v různém stavu svého vývoje, a proto je trápí různé věci. Takže pokud má někdo například zastaralý informační systém, má problém odbavovat expedici a má nepořádek ve skladu, tak má oprávněně úplně jiné priority než EDI. Zatímco firma, která má moderní a funkční systémy, už hledá, jak vyladit procesy a jak je automatizovat. Určitě bych však doporučil, aby se o EDI a automatizaci zpracování dokladů firmy zajímaly jak v případě, kdy jim vše dobře funguje a trápí je typicky prodlevy či chyby ve zpracování dokladů (faktur, objednávek, dlouho trvající příjem zboží), tak i v případě, kdy řeší zásadní procesní změny nebo změny informačního systému. David Reichel ředitel divize eBusiness CCV Informační systémy

Na koleně ne

Většina firem, které dnes s EDI začínají, postupuje rozumně, říká na základě praktických zkušeností David Reichel. „Možná je to i s ohledem na situaci na pracovním trhu, kdy se nesnaží řešit si EDI sami na koleně, ale podívají se ke svým obchodním partnerům nebo i ke konkurenci. Analyzují, co trh nabízí, a obvykle už na začátku mají alespoň hrubou představu, co od EDI mohou očekávat,“ dodává David Reichel. Správně vybraný implementační partner – poskytovatel EDI – pak danou firmu celým procesem provede.

Některé firmy se obávají, že nasazení EDI by pro ně bylo příliš finančně náročné. Jan Mrvík k tomu podotýká: „Není na místě obava, že investice do zavedení elektronické fakturace EDI bude hned znamenat miliony korun. Běžnou praxí je opak, kdy firma začne s menším, jednodušším řešením a postupně zdokonaluje svoje procesy a digitalizuje více z nich.“ Kromě toho je jedním z trendů dneška využívat EDI ve formě služby. „Díky tomu si ho mohou pořídit i menší firmy, protože vstupní náklady jsou v řádech desetitisíců a platí pouze za to, co využívají,“ uzavírá Jan Stočes.

Zdroj: časopis Systémy logistiky