Jak se dotkne projekt M-digitalizace v Makru dodavatelů

Již v loňském roce společnost Makro Cash & Carry ČR oznámila otevření nového polo-automatizovaného centrálního skladu o ploše 50 000 m² u Kozomína ve Středočeském kraji. Nový sklad s nepřetržitým provozem má pomoci především v rozšíření distribučních služeb, ve kterých vidí Makro budoucnost. S tím souvisí projekt M-Digitalizace, který obsahuje spuštění nového systému pro řízení objednávek a pohyb zboží (MDLS). Ten mění objednávkový proces pro dodavatele, kteří budou do nového skladu zavážet zboží. Mění se také dosavadní formát EDI objednávek na D01B, což se dotkne všech dodavatelů. Makro jim změny již oznámilo a postupně je do nového systému zapojuje. 

Jak se mění objednávkový proces

Změny se týkají dvou klíčových oblastí: 

• Kmenových dat (tzv. master dat) artiklů a nové struktury objednacích, dodacích a fakturačních jednotek
• Objednávek

Nová struktura objednacích a logistických jednotek

Doposud probíhala veškerá komunikace mezi dodavateli a Makrem v prodejních jednotkách, tzv. Makro jednotkách (dále MU). Objednávky, dodací listy, faktury, příjem, skladová zásoba a veškeré další pohyby byly evidovány v těchto MU. Nově bude evidence zboží na objednávkách, dodacích listech a fakturách probíhat v Nákupních jednotkách, které Makro specifikuje přiloženým obrázkem. Makro též zavádí novou samostatnou jednotku, tzv. Logistický karton. 

„Tato změna nám např. umožní navázat více dodavatelů na jedno číslo artiklu, což doposud nebylo možné,“ naznačil na konkrétním případu jednu z výhod Miloslav Frýza, EDI manažer společnosti Makro. 

S touto změnou souvisí také změna artiklových čísel a jejich názvu tam, kde obsahoval počet kusů. Nové artiklové číslo bude nově až 13ti-místné. V názvu musí být uveden počet kusů ve spotřebitelském balení a ne počet kusů v Prodejní Makro jednotce, jak tomu bylo doposud. 

Z výše zmíněných změn v kmenových master datech vyplývá také nutná změna objednacích čísel GTIN (EAN) případně dodavatelských artiklových čísel Nákupních jednotek, která budou chodit v objednávkách.

Pro dodavatele to znamená, aby ve spolupráci s příslušným produktovým manažerem Makro/Metro zkontrolovali odpovídající jednotky, upravili je ve svých systémech a předešli tak chybám na souvisejících dokladech. 

Sjednocení formátu objednávky

V souvislosti se změnou systému pro řízení objednávek dojde ke globální změně formátu šablony EDI objednávky (ORDERS) z původního EDIFACT D96A na novější D01B. Tato změna platí pro objednávky ze všech skladů/prodejen MAKRO Cash & Carry ČR s.r.o. a týká se tedy celého GLN dodavatele. Makro si uvědomuje, že změna může  být pro některé dodavatele komplikovaná a proto je pro přechod na nový formát vymezeno přechodné období, kdy bude ve výjimečných případech umožněno dodavatelům použití starého formátu.

Jednou z nejdůležitějších změn v novém formátu D01B je uvádění promo akce na úrovni objednávkového řádku a ne na úrovni hlavičky objednávky, což umožní na jedné faktuře uvádět jak zboží určené do promocí, tak zboží v běžném režimu.

„V tuto chvíli není přínos této změny patrný na první pohled, protože některé problémy šly vyřešit i úpravou stávajícího formátu. Změna na D01B je však pohledem do budoucna, kdy si už nyní připravujeme půdu pro další úpravy, které by nám původní formát neumožnil,“ vysvětluje Miloslav Frýza.

Co změny znamenají pro EDI komunikaci dodavatele

Dle informací EDIZone.cz jsou oba přední EDI provideři na změny v Makru připraveni. David Reichel, ředitel divize eBusiness ve společnosti CCV, která provozuje konsolidační a clearingové centrum ORION, potvrdil, že „změny v EDI objednávkách z Makra se např. komunikace těch našich zákazníků, kteří používají pro elektronickou výměnu dokladů internetovou aplikaci tzv. ORION webEDI, vůbec nedotknou. Jednoduše se jim ve formulářích objeví nově přidaná pole a dodavatelé si akorát musí pohlídat jejich správné vyplnění. Především poté použití správných jednotek.“

Na dodavatele, kteří využívají vyšší míru automatizace přenosu dokladů a mají EDI integrováno s vlastním informačním systémem, kladou změny vyšší nároky. V případě Orionu uvidí nové údaje z Makra vždy ve webové aplikaci, nicméně pokud chtějí tyto údaje zpracovávat automaticky ve svých informačních systémech, je potřeba jejich úprava. V takovém případě doporučuje dodavateli Makro kontaktovat přímo vlastního EDI providera, který mu se změnou pomůže. 

Především je třeba otestovat novou podobu objednávky před spuštěním jejího „ostrého“ příjmu.  Vzorek testovací objednávky si může dodavatel vyžádat přímo u Makra. Poté vzorek předá svému EDI providerovi, který jej automaticky zpracuje jako obvyklou objednávku a navíc doplní poznámku textem „Testovací objednávka“ pro snadné odlišení obsluhou. Pokud dodavatel doklad zpracuje a vše je v pořádku, je připraven na změnu. 

Při běžné výměně dokladů musí dodavatel věnovat pozornost především: 

• uvádění pole Promoakce u jednotlivých řádků zboží
• změně identifikace zboží na GTIN kartonu a změně objednaného množství na kartony

Makro věří, že tyto změny budou přínosem jak pro zákazníky, tak pro dodavatele, protože zlepší dostupnost zboží na prodejnách a také zefektivní komunikaci v rámci supply chain.