Identifikace zboží: Jak na šarže v EDI dokladech

26. 06. 2013

Zpřísňující se legislativa Evropské unie si klade stále více za cíl dohled nad obecným dodržováním požadavků na ochranu zdraví, bezpečnost a poskytování informací spotřebitelům. Konkrétní zboží tak musí být jednoznačně identifikovatelné a dohledatelné v rámci dodavatelsko-odběratelského řetězce, a to často nejen na úrovni názvu, ale až na jednotlivé šarže. Jak se k této problematice staví výměna dat prostřednictvím EDI standardu GS1 EANCOM a v které EDI zprávě šarži uvádět?

Od července nová směrnice pro kosmetiku

S účinností od 11. července 2013 vejde v platnost NAŘÍZENÍ EVROPSKÉHO PARLAMENTU A RADY (ES) č. 1223/2009 ze dne 30. listopadu 2009 o kosmetických přípravcích, které nahrazuje původní „kosmetickou“ směrnici.

Nařízení kromě dalších požadavků na ochranu zdraví, bezpečnost a poskytování informací spotřebitelům vyžaduje, aby odpovědná osoba byla schopná identifikovat distributory, jimž kosmetický přípravek dodává, ještě tři roky poté, co byla dotyčná šarže kosmetického přípravku dodána. A totéž platí i pro všechny ostatní články dodavatelského řetězce.

K identifikaci slouží dodací list

Tuto zákonnou povinnost lze naštěstí v rámci EDI standardu GS1 EANCOM splnit poměrně jednoduše, a to prostřednictvím avíza o dodání zboží DESADV.

„K přenášení informace o šarži slouží konkrétní vyhrazené pole EDI zprávy DESADV, nikoliv faktury INVOIC. Struktura EDI zprávy INVOIC nenabízí prostor pro zaznamenání šarží, kromě standardní poznámky, která pro tento účel není příliš praktická,“ říká Václav Kameníček z CCV Informační systémy, který reprezentuje poskytovatele elektronické výměny dat v rámci expertní skupiny EDI při iniciativě ECR, a dodává: „Tato problematika byla řešena nejen v rámci naší pracovní skupiny, ale kladné stanovisko k tomuto způsobu vyjádřil i dozorčí orgán.“

Platí tedy, že pokud uvádíte šarže ve zprávě DESADV, není nutné řešit jejich zadávání také v EDI zprávě INVOIC.

K čemu slouží sledování šarží?

Sledování šarží je dnes typické pro obory, kde je silný tlak na kontrolu jakosti. Zpětnou vysledovatelnost výrobních šarží potravinářského zboží na úroveň jednotlivých dodávaných palet museli systémově řešit výrobci po vstupu ČR do EU.

Sledování výroby je také často využíváno v odvětvích, jako je automobilový průmysl a především farmacie, kde je systém jakosti výroby regulován předpisy „správné výrobní praxe“ a výrobci jsou ze zákona kontrolováni státními autoritami jako je Státní ústav kontroly léčiv (SUKL).

Tyto poměrně vzdálené obory spojuje to, že se soustředí na jeden společný zájem – mimořádnou péči o jakost výrobků. Povinnost tzv. vysledovatelnosti (Traceability) byla uzákoněna v EU od 1. 1. 2005 směrnicí (EC) No. 178/2002 a implementována do české legislativy.

Na manuální bázi se šarže sledují zřídka. Naopak zpravidla je řízení jakosti řešeno systématicky v rámci podnikových informačních systémů (ERP) nebo výrobních systémů (MES). U distribučních firem je zpětná vysledovatelnosti zboží podle šarží zapracována v rámci systémů pro řízení skladů (WMS).

Jak zajistit vysledovatelnost zboží

Identifikace zboží v rámci standardního procesu vysledovatelnosti se opírá o tyto tři základní údaje:

GTIN – označení výrobku nyní klasicky pomocí čárového kódu,
datum minimální trvanlivosti či datum použitelnosti,
šarže, kterou výrobce doplňuje pro každou dvojici údajů uvedených výše.

„Ač pravidla pro GTIN jsou pevně daná, pravidla pro vytváření šarží (jejich symboliky) nejsou striktně zadaná. Mohou to být číselné znaky či symboly. Je však nutné si uvědomit , že zadávání a sledování veškeré výroby musí být kompletní,“ říká RNDr. Jaroslav Flejberk, z organizace GS1 Czech Republic zabývající se tvorbou globálních standardů, a dodává: „dodavatelé by měli sledovat nejlépe elektronicky přes EDI všechnu svou výrobu dle šarží a tak umožnit zpětnou vysledovatelnost distribuce celé své produkce. Neúplná řešení pomocí papíru jsou obvykle velice chybová a navíc velice drahá.

Zejména v oblasti rychloobrátkového zboží, kde jsou marže tlačeny na minimální úroveň, jsou náklady na vysledovatelnost ostře sledovaným parametrem. Na druhou stranu dodavatelé musí dostát povinnosti uvádět GTIN a šarži na každé spotřebitelské jednotce (nebo na vnějším obalu) a stejně tak ji sledovat v systému.

Více nejen o logistické etiketě a využití šarží se můžete dozvědět na školení GS1 ELE, Evropská logistická etiketa; GS1-128

-ktk-