Hubert J. E. míří k automatickému zpracování 100 % zbožových dokladů

Slovenská nápojářská jednička na trhu sektů a šumivých vín, Hubert J. E. rozšiřuje možnosti automatického zpracování zbožových dokladů se svými odběrateli. Řešení ORION EDI pro elektronickou výměnu dat nyní používá také pro automatické zpracování PDF objednávek od klíčových odběratelů a zároveň pro plně elektronické zpracování vydaných daňových dokladů. Jako další krok se plánuje zaměřit na automatizaci výměny dokladů se svými dodavateli a přiblížit se tak ideálu digitálního podniku. 

Společnost Hubert J. E. je první mimofrancouzská továrna na výrobu šumivého vína a zároveň jedna z nejstarších značek na Slovensku. Když pomineme legendu o francouzském vojákovi, která se se jménem společnosti traduje, tak byla společnost založena roku 1825 v Bratislavě. Je největším slovenským producentem sektů s roční produkcí více než 7,5 milionu lahví. 

V roce 2000 se společnost stala členem německé skupiny Henkell & Co Sektkellereien KG. Součástí této skupiny je také česká jednička Bohemia Sekt. O několik let později přidala do svého sortimentu slovenská vína Vitis Pezinok a Karpatské brandy. Své produkty dodává prakticky do všech významných obchodních řetězců na Slovensku.

Impulzem byly náklady na zpracování vydaných faktur

Hubert J. E. má na slovenském trhu široké portfolio zákazníků. Kromě prakticky všech významných obchodních řetězců jsou mezi jeho odběrateli i maloobchodní hráči na tradičním trhu, nápojářské velkoobchody nebo gastroprovozy. Celkem přes 200 obchodních partnerů, se kterými si vyměňuje obchodní a logistické doklady jako jsou objednávky, dodací listy nebo faktury. Čistě daňových dokladů zpracuje měsíčně přibližně tisícovku. 

„Náklady spojené se zpracováním, tiskem a rozesíláním takového množství dokladů byly samy o sobě dobrým důvodem pro elektronizaci celého fakturačního procesu“, říká Ing. Rastislav Levčík, manažer IT a nákupu ve společnosti Hubert J. E. a dodává: „Možnost zbavit se našeho skladu šanonů, ve kterých musely kolegyně v minulosti dlouze listovat, aby dohledaly potřebný daňový doklad, je potom třešničkou na dortu.“

Řečí čísel: 50 % všech zbožových dokladů zpracováno automaticky

Dlouhodobým cílem společnosti je celý proces toku dokladů maximálně zefektivnit. Elektronickou výměnu dokladů (EDI komunikaci) využívá již od roku 2005. Díky ní aktuálně zpracovává polovinu všech zbožových dokladů automaticky. EDI je díky nejpokročilejším možnostem automatizace pro společnost prioritou. Ne všichni zákazníci však EDI využívají.

Především menším odběratelům z oblasti regionálních velkoobchodů či gastro segmentu musela tedy doposud společnost Hubert J. E. posílat faktury e-mailem, faxem nebo vytištěné poštou. Interní průzkum vypracovaný controllingovým oddělením poté odhalil významný prostor k úspoře, pokud by se podařilo tento „zastaralý“ papírový proces transformovat na využití elektronických formátů.

Dalším úzkým místem s vysokou pracností pro obsluhu byl příjem objednávek od těchto zákazníků. Ty chodí od odběratelů, kteří EDI nevyužívají, většinou v podobě PDF přílohy e-mailu. Je tedy potřeba je ručně přepsat do informačního systému, aby s nimi mohla pracovat expedice. Na příkladu významného zákazníka, jakým je společnost Kaufland Slovenská republika, jde o desítky rozsáhlých objednávek měsíčně.

Výběr řešení formou služby

Společnost Hubert J. E. využívá pro řízení firemních procesů informační systém SAP. Ne vždy je možné nebo nákladově efektivní implementovat na lokální úrovni všechny funkcionality centrálního řešení, proto má společnost Hubert J. E. možnost v určitých případech využívat lokální dodavatele. 

CCV Informačné systémy je partnerem společnosti pro elektronickou komunikaci dokladů již od počátku, kdy byla zvolena především díky dobrým referencím sesterského Bohemia Sektu, který EDI zaváděl o rok dříve. Pro další rozvoj byl tedy logicky stávající dodavatel první volbou. (Video-referenci naleznete zde.) Německý trh je zároveň v oblasti elektronické fakturace odlišný. Nevyužívá elektronické podpisování faktur pro zachování integrity a autenticity dokladu, ale využívá jiná technická opatření. Centrální řešení tedy nepřicházelo v úvahu. 

Odteď již pouze elektronicky

Právě zmiňovaný Kaufland se díky velkému objemu dokladů stal pilotním zákazníkem pro automatické zpracování PDF objednávek. Služba ORION PDF2EDI tyto doklady strojově převede na EDI zprávu ORDERS, kterou poté načte do informačního systému společnosti Hubert J. E. stejně jako jakoukoli objednávku od EDI-ready odběratele. 

Dokáže dokonce rozeznat tzv. změnové objednávky, které Kaufland využívá a obsluhu na ně upozornit. Zpracování těchto objednávek se tak několikanásobně zkrátilo a chybovost se zároveň limitně blíží nule. Tímto způsobem je přitom možné zpracovávat PDF objednávky od jakéhokoli zákazníka a na způsobu odesílání těchto dokladů se pro zákazníka vůbec nic nemění. ORION pouze zefektivní stávající proces na straně dodavatele.  

Jedna integrace do ERP systému

Ve zpracování faktur vydaných šel Hubert J. E. ještě dále. „Všechny podoby vydaných daňových dokladů jako jsou dobropisy, vrácení zboží s/bez vyzvednutí zboží, ťarchopisy, cenové dobropisy, vrácení bezplatného zboží a samozřejmě faktury jsme nyní schopni odbavit elektronicky přímo z našeho informačního systému SAP,“ pochvaluje si Levčík. 

Veškeré daňové doklady jsou přenášeny z informačního systému SAP do konsolidačního centra ORION, kde jsou opatřeny ověřeným elektronickým podpisem, odeslány odběrateli a zároveň elektronicky archivovány včetně využití časového razítka tak, aby splňovaly podmínky aktuální legislativy. „Zavedením ORION eFakturace se zbavíme spousty papíru a již se nám nestane, že se po některé faktuře doslova slehne zem,“ doplňuje Levčík.

Dalším krokem jsou faktury přijaté

Dalším plánovaným krokem k vyšší efektivitě při práci s doklady je ve společnosti Hubert J. E. elektronické zpracování příchozích, především režijních faktur. „Několika úrovňové schvalování faktur opatřených papírovou košilkou se už ze své fyzické podstaty zadrhává na časté nepřítomnosti klíčových zaměstnanců, kterým poté faktura leží na stole připravena k podepsání často několik dnů. Zavedení jednoduchého elektronického workflow je přitom možné přímo v Orionu s pomocí zpracování přijatých faktur“ říká Ľubomír Miškolci, jednatel společnosti CCV Informačné systémy. 

Zdroj: Vyšlo v časopise Systémy Logistiky