Elektronická výměna dokladů – konkurenční výhoda či nutnost na trhu e-commerce

E-shopy se během roku potýkají s náhlými nárůsty objednávek například během Vánoc nebo v průběhu Black Friday a musí vyřešit i s tím související starosti typu zvýšené vratky či komunikaci až se stovkami dodavatelů. Velkým pomocníkem se stalo EDI – standardizovaný systém pro elektronickou výměnu objednávek či faktur, které se již osvědčilo v segmentu rychloobrátkového zboží. Pomáhá zejména ve zrychlení naskladňování zboží, umožňuje jednodušší výměnu obchodních dokumentů a šetří náklady na lidskou práci.

E-shopy a jejich výzvy při řízení dodavatelského řetězce

Obrat české e-commerce roste už několik let o cca 15 % ročně. Pandemie covidu pak tento trend ještě urychlila. E-shopy proto v současné době čelí mnohým výzvám. Mimo jiných například:

• masivnímu nárůstu poptávky v období Vánoc, Black Friday či Velikonoc a tím pádem zatíženým skladům,
• velkému množství vráceného zboží (například v módě zákazníci vrací až 22 % zboží),
• složité komunikaci s desítkami nebo stovkami dodavatelů (často ze zahraničí),
• tlaku na rychlé dodání zboží koncovému zákazníkovi,
• specifickým požadavkům na podobu dokladů (například sériová čísla u elektroniky),
• silnému konkurenčnímu boji, který vyvolávají například srovnávače cen.

Pokud e-shopy své procesy automatizují, lépe tyto situace zvládnou – ustojí špičky, zrychlí dodání zboží a ušetří provozní náklady (velké e-shopy až ve stovkách tisíc korun měsíčně). Automatizace je nedílnou součástí škálování služeb, zvlášť pokud e-shop pošilhává po zahraniční expanzi.

S růstem obratu totiž e-shopům rostou také náklady, typicky například s administrativou. V tomto je EDI cenným spojencem, protože velkou část práce spojenou s růstem automatizuje. I proto dnes EDI využívají všichni velcí e-shopoví hráči jako například Alza, MALL, Rohlík nebo Pilulka.

Jak EDI pomáhá e-shopům

EDI pomáhá zejména v komunikace mezi odběratelem (e-shopem) a jeho dodavatelem. Provozovatelé e-shopů si s dodavateli nejčastěji vyměňují:

• objednávky,
• dodací listy
• a faktury.

Díky EDI si tyto doklady vyměňují ve strukturované elektronické formě bez potřeby ručního přepisování do/z informačních systémů. V praxi to vypadá takto:

1. Odběratel připraví v informačním systému objednávku a přes EDI ji odešle. EDI provider okamžitě převede doklad do zprávy ORDERS a předá ho dodavateli, kterému se objednávka automaticky načte do informačního systému. Navíc může dostat e-mailové upozornění nebo notifikaci do mobilu.

Díky EDI má odběratel jistotu, že objednávka byla doručena. Méně práce má i dodavatel, protože objednávku jedním kliknutím načte do svého informačního systému a nemusí ji přepisovat.

2. Jakmile dodavatel objednávku vyřídí a odešle zboží, pošle přes EDI avízo o dodání zboží (DESADV = elektronický dodací list). Odběratel má tak několik hodin na to, aby se na fyzický příjem zboží předem připravil. Data z avíza se mu navíc propíšou do skladového systému, takže skladník při příjmu jen odpípá čtečkou jednotlivé krabice, čímž je zaskladní a hned vidí případné nesrovnalosti. S nadstavbou SSCC skladníkovi dokonce stačí načíst pouze kód na paletě, aniž by ji musel rozbalovat a kontrolovat každý balík. Příjem zboží je tak násobně rychlejší.

3. Nakonec dodavatel v informačním systému vystaví fakturu a přes zabezpečený komunikační kanál EDI ji odešle (INVOIC). Není možné fakturu jakkoli změnit ani poslat podvrh, například z podobně vypadající e-mailové adresy. Elektronická faktura se odběrateli automaticky načte do jeho informačního systému, sama se podle objednávky a dodacího listu zkontroluje a účetní už ji pouze zaúčtuje. Automatická kontrola ušetří e-shopu spoustu času a eliminuje zbytečnou administrativu nebo chyby, které jinak při ručním zpracování dokladů vznikají.

Celý článek o použití EDI v oboru e-commerce najdete v článku: E-commerce trhem prorůstá EDI: pro některé e-shopy je konkurenční výhodou, pro jiné nutností na stránkách grit.cz