EDI plně pokrývá bublinky

Každé druhé šumivé víno prodané v ČR pochází ze Starého Plzence. Česká vinařská jednička, BOHEMIA SEKT, ročně zpracovává kolem osmi tisíc tun tuzemských hroznů. V technologiích patří mezi evropskou špičku. Tomu odpovídá i robustní systém vysledovatelnosti na bázi Systému GS1, který ve své komplexnosti zavedla jako jedna z prvních na kontinentě, a rozsáhlá výměna dat EDI.

Tradiční výrobce sektů BOHEMIA SEKT (součást skupiny Henkell Freixenet) v loňském roce prodal celkem 12 milionů sektů a dohromady s dalšími produkty realizoval celkový odbyt 26 milionů lahví. Tichých vín dodávaných pod značkami Habánské sklepy, Chateau Bzenec, Vinařství Pavlov či Víno Mikulov se prodalo více než osm milionů lahví. Firma exportuje přibližně do dvaceti zemí.

Vývoz na světové trhy byl impulzem pro brzký vstup někdejšího státního podniku Vinařské závody do mezinárodního systému standardní automatické identifikace EAN. Výrobci bylo v roce 1991 přiděleno identifikační číslo 400094. Ve spojení se známým trojčíslím 859 označuje tento GS1 Company Prefix výrobky BOHEMIA SEKT dodnes a najdeme ho na celkem 300 produktech. Automatizace procesů a ekonomická nutnost dovedla společnost záhy k rozhodnutí využívat ve svých dodavatelsko-odběratelských vztazích elektronickou výměnu obchodních dokladů. Zpočátku faktur (INVOIC) a objednávek (ORDERS).

Zvolen EDI outsourcing

Vinařská firma se rozhodla využít pro správu své strukturované elektronické komunikace EDI providera. Hlavním důvodem pro outsourcing byla komplikovaná struktura informačního systému SAP, který běžel na serverech mateřské společnosti Henkell & Co. v Německu a společnost BOHEMIA SEKT ho používala formou služby. Bylo potřeba zajistit implementaci EDI tak, aby nedošlo ke ztrátě dat a nebyl omezen oběh dokumentů v podniku.

Dodavateli, který byl původně pro zavedení EDI vybrán, se sice povedlo nastartovat proces elektronické komunikace, ale již nedokázal zabezpečit plynulost běžného provozu. Veškeré úpravy, aktualizace a vylepšení bylo nutné řešit přes německou mateřskou společnost, což spolu s nutností správy a monitoringu komunikačního SW vyžadovalo mnoho dodatečné práce. BOHEMIA SEKT se později rozhodl vyměnit poskytovatele EDI. Cílem bylo zbavit se starostí s nutnými instalacemi, správou a udržováním celého EDI systému. Nejdůležitějším kritériem bylo zajistit EDI s co nejmenšími vnitropodnikovými zdroji a pokud možno jej tentokrát zcela outsourcovat, a to včetně archivace.

Přechod na on-line řešení

Optimálním řešením se ukázala být služba od společnosti GRiT, která nevyžaduje žádný specializovaný HW ani SW. Jediné, co uživatel potřebuje, je jakýkoli z internetových prohlížečů. Díky spolupráci s centrálou v Německu proběhlo napojení bez nutnosti jakýchkoliv zásahů do informačního systému. Plné nasazení řešení ORiON trvalo pouhé dva týdny. Díky intuitivnímu webovému rozhraní si řešení rychle osvojila všechna příslušná oddělení v podniku včetně účtárny.

Zjednodušení toku dokladů a úspory vedly v průběhu let k rozšíření EDI komunikace o další zprávy: DESADV (avízo o odeslání zboží), AUTACK (potvrzení o ověření elektronického podpisu), APERAK (potvrzení o převzetí zprávy aplikací), COMDIS (obchodní námitka), RETANN (oznámení o vrácení zboží) i kontrolní zprávu CONTRL.

Rychlá ekonomická návratnost

Společnost BOHEMIA SEKT se zpočátku zapojila do EDI pouze se svými odběrateli. Za první rok si s nimi vyměnila přes 18 tisíc strukturovaných elektronických dokladů ORDERS a INVOIC. Při průměrných nákladech na vystavení a odeslání faktury před zavedením EDI ve výši 25 Kč vycházela návratnost investice ROI (Return on Investment) v prvním roce na 5,43. To znamená, že návratnost byla dosažena již ve třetím měsíci po zavedení a za první rok se investice uživateli vrátila téměř šestkrát. V dalším roce ROI díky absenci implementačních nákladů a růstu počtu dokladů dosahovalo dokonce 14,14.

Dnes, po několika letech úspěšného rozvoje EDI projektu, si vinařská společnost vyměňuje elektronické zprávy s více než dvaceti odběrateli a přibližně stejným počtem subdodavatelů. Portfolio využívaných zpráv rozšířila o zprávy INVRPT (přehled zásob) a SLSRPT (přehled prodejů), které jí pomáhají zejména k lepšímu plánování výroby.

Sledovatelnost sofistikovaně

Pilotní projekt sledovatelnosti výrobních šarží, vyžadované vyhláškou EU č. 178/2002, společnost zavedla již před dvaceti lety – ještě před účinností evropské normy. Co do komplexnosti patřil v evropském měřítku ve své době mezi nemnohé počiny. Jeho efektivitu dále posílila implementace SSCC kódu, který firma sdílí s partnery pomocí EDI zprávy DESADV. Celý proces sledovatelnosti začíná na výrobní lince. Robotický vkladač ukládá láhve do skupinového balení. Každý karton je opatřen předtištěným symbolem EAN-13 a GS1-128, ve kterém je zakódováno číslo výrobního závodu, výrobní linka, šarže, datum a čas produkce, varianta výrobku.

Kód je následně zkontrolován skenerem, který ověřuje kvalitu tisku kódu. Paletizátor na konci linky skládá kartony na palety. Po načtení čárového kódu stacionárním snímačem z kartonu na homogenní paletě systém vygeneruje logistickou etiketu GS1 obsahující jedinečné sériové číslo palety SSCC, které je zaneseno do databáze. SW zajišťuje nejen evidenci produkce, ale také archivuje záznamy různých událostí – průběh výroby, prostoje, čas na přestavbu linek apod.

Funkční VMI díky přehledu zásob

Aktuálně se management BOHEMIA SEKTU soustředí na posílení konceptu VMI (Vendor Managed Inventory, řízení zásob dodavatelem). Společnou metou partnerů je dosáhnout vysoké dostupnosti zboží při nízkém stavu skladových zásob a v nich vázaných prostředků. Dodavatel na základě přesných informací o stavu zásob u obchodníka zasílaných v krátkých intervalech přebírá objednávání zboží. EDI zprávu INVRPT o stavu zásob vinařský závod přijímá již od několika odběratelů. Kromě optimalizace zásob partneři těží i z dalšího benefitu VMI – zefektivnění závozu zboží.

Zdroj: www.gs1cz.org