EDI dál proniká do velkoobchodů s elektrotechnikou. K radosti dodavatelů jako Siemens, ABB či Schneider Electric

Velkoobchody s elektrotechnickým materiálem přechází na EDI. Díky využití standardního formátu pro výměnu strukturovaných dat mohou dodavatelé i odběratelé automatizovat zpracování obchodních dokladů a ušetřit tak ohromnou porci práce. V Česku začal EDI ve velkém využívat Sonepar, postupně se přidávají další hráči – ELKOV, ELFETEX nebo K&V ELEKTRO. K radosti dodavatelů jako Siemens, ABB či Schneider Electric se tak dostavuje efekt sněhové koule, který je pro zavádění EDI na nových trzích typický. Z efektu těží také menší dodavatelé, pro které má elektronická výměna dokladů smysl až při zapojení dvou a více zákazníků.

Až doposud EDI vládlo zejména na trhu rychloobrátkového zboží, v segmentu DIY nebo v e-commerce. Poslední dobou se však začíná prosazovat také v elektrotechnice. Podle Davida Reichela, produktového manažera firmy GRiT (dříve CCV Informační systémy), to není žádné překvapení.

„Obchod s elektrotechnickým materiálem je specifický vysokým počtem zahraničních dodavatelů, například Sonepar jich má přes 400. Posílat všechny objednávky, faktury a další doklady papírově nebo v PDFku v takovém případě neskutečně zdržuje. Zavedením automatizace zpracování dokladů odpadá obrovské množství práce, velké firmy mohou ušetřit stovky hodin práce každý měsíc,“ tvrdí Reichel.

Jeho slova potvrzuje Tomáš Šťásek, koordinátor EDI a vedoucí IT oddělení firmy Sonepar, která s EDI v elektrotechnice začala. „Většině dodavatelů jsme posílali objednávky e-mailem v PDF souboru, z druhé strany jsme pak dostávali velké množství faktur pouze v papírové podobě či jako PDF. S růstem obratu ale rostly počty přijímaných řádků položek i faktur.“

„Hledali jsme proto automatizované řešení, které bude přijatelné pro co největší počet našich dodavatelů, abychom nemuseli s každým řešit propojení na míru. Nakonec jsme zvolili osvědčené cloudové řešení ORiON EDI, které nám přes jedno rozhraní zajišťuje veškerý překlad formátů a distribuci dokladů protistranám přes zabezpečené sítě,“ pochvaluje si Šťásek.

S využitím EDI mohou dodavatelé i odběratelé automatizovat například příjem a potvrzení objednávek nebo přijetí a schválení faktur. Oblíbená a ohromně užitečná je v elektrotechnice zejména zpráva ORDRSP – položkové potvrzení, co z objednávky dodavatel dodá, co nedodá, případně co změní. Nakupující tak získává velmi rychlou zpětnou vazbu o dostupnosti objednávaného zboží u dodavatele.

Není divu, že na EDI přechází další a další velkoobchody s elektrotechnickým materiálem – například ELKOV, ELFETEX nebo K&V ELEKTRO. Kromě obchodníků navíc potenciál elektronické výměny dat objevili také velcí dodavatelé, mimo jiné Siemens, ABB nebo Schneider Electric.

„Přes EDI komunikaci v současné době protéká asi 20 % našeho obratu, přesto nám už teď šetří několik hodin práce měsíčně. Ceníme si zpřesnění a celkového zrychlení toku informací, snížila se chybovost, využíváme elektronický archiv faktur. Teď se snažíme přesvědčit své dodavatele i odběratele, aby na EDI přešli také,“ uvádí například Josef Nečas, CEE ERP manager z firmy Schneider Electric.

Podobně to vidí také Veronika Urbanová, EDI koordinátor firmy ABB. „EDI nám ohromně pomohlo snížit administrativní náklady. Nemusíme tisknout doklady, nemusíme ručně archivovat faktury, nemusíme nic posílat poštou, nově vylepšujeme i proces zpracování objednávek, abychom minimalizovali podíl ruční práce. Odhaduji, že nám EDI šetří až 75 % času práce s doklady. A k tomu ještě musím přičíst nulovou chybovost při zakládání zakázek.“

Jak nynější vývoj naznačuje, již brzy bude EDI na trhu s elektrotechnikou samozřejmostí. Významní odběratelé postupně vybízejí své dodavatele k tomu, aby na EDI komunikaci přešli také. A ti zase stejným způsobem vybízejí své menší odběratele. Nastupuje tak zmíněný efekt sněhové koule, ze kterého budou těžit všichni a doklady týkající se obchodních případů vyjdou všechny dodavatele několikanásobně levněji.

„Stejnou situaci jsme před lety zažívali v retailu nebo v e-commerce. Jakmile si firmy uvědomí neoddiskutovatelné přínosy automatizace zpracování obchodních dokladů, už nikdy nechtějí ručně posílat či přepisovat PDFka. Zvlášť, když u EDI řešení poskytovaného formou služby nemusejí ztrácet čas napojováním obchodních protistran – vše za ně zařídí EDI provider, který díky standardizaci formátů dokladů dokáže napojit obchodní partnery v řádu dnů. Spokojené firmy tímto způsobem‚nakazí‘ své dodavatele a odběratele okolo, takže na EDI postupně přejde prakticky celý trh,“ uzavírá Marek Stanovský, Senior Sales Consultant pro ORiON EDI firmy GRiT.