CCV představuje nového chytrého agenta pro práci se zprávou ORDRSP

Jak informovat odběratele, že dodávka zboží souhlasí s jeho objednávkou bez nutnosti manuální kontroly jednotlivých položek? Odpovědí je automatické porovnání objednávky (ORDERS) a avíza o dodání zboží (DESADV). Výsledek je následně obsažen ve zprávě ORDRSP.

Co to je ORDRSP?

Zprávu ORDRSP (Order response) zasílá dodavatel zákazníkovi (zpravidla obchodnímu řetězci) jako odpověď na zprávu Objednávka (ORDERS). Zpráva ORDRSP slouží k položkovému potvrzení, zda dodavatel dodá položky uvedené v objednávce (ORDERS), případně zdali v ní něco změní nebo nebude schopen některé uvedené zboží dodat.

Prvním obchodním řetězcem, který se rozhodl implementovat zprávu ORDRSP, je Globus, který tak učinil v souvislosti s novým skladem čerstvého zboží. Globus od dubna vyžaduje používání ORDRSP u dodavatelů dodávajících do tohoto nového skladu. Další obchodní řetězce (COOP, SPAR) zatím teprve uvažují o zavedení této EDI zprávy.

Jaké výhody má používání zprávy ORDRSP?

Zatímco zpráva DESADV je koncipována hlavně pro použití v logistice, zpráva ORDRSP má hlavní použití v obchodních procesech. Obsahuje informace, které umožní nákupčímu odběratele okamžitě reagovat na případné nedodávky. V důsledku to znamená lepší koordinaci dodávek zboží, větší objem dodávaného zboží a tedy i větší objem peněz.

O manuální práci není třeba uvažovat

Dřívější praxe komunikace mezi nákupčím a dodavatelem byla postavena výhradně na výměně emailů či telefonátů. Veškerá kontrola dodávek zboží tedy byla závislá na manuální práci. V praxi to znamenalo mnoho problémů, jak pro dodavatele, tak pro odběratele. Dodavatel vystavoval sám sebe riziku penalizace za nedodávky, odběratel riskoval, že v obchodě nebude mít zboží, které očekává.

O pracnosti manuálních kontrol není třeba pochybovat už při desítkách položek týdně, natožpak stovkách či tisících.

Při zavedení zprávy ORDRSP je porovnání objednaného a dodaného zboží nutnost, neboť zpráva obsahuje přímo výsledek této kontroly. Základní varianta je integrace ORDRSP přímo do ERP systému, ale mnoho systémů na českém trhu tuto zprávu nepodporuje a může být náročné (zejm. finančně) tuto zprávu implementovat. Z těchto důvodů připravila společnost CCV Informační systémy řešení, které umožňuje automatické porovnání přímo na straně poskytovatele EDI služeb.

Éra automatizace obchodních procesů začíná

Zprávu ORDRSP lze generovat zcela jednoduše automatickým porovnání EDI zpráv ORDERS a DESADV. Tuto funkcionalitu právě uvádí na trh společnost CCV Informační systémy, která přichází s dalším z řady svých chytrých agentů – agentem pro sledování objednávek. Řešení je vhodné pro společnosti, které jsou schopny avízo dodávky poslat s předstihem v takovém čase, v jakém očekává odběratel reakci zprávou ORDRSP (obvykle cca 6 hodin).

Agent automaticky porovnává související obchodní elektronické dokumenty. Ke každé objednávce od odběratele nalezne příslušné avíza o dodání zboží (DESADV) a kontroluje, zda bylo objednané zboží bezchybně dodáno či nikoliv. Na základě zjištěných údajů generuje zprávu ORDRSP, která může mít následující scénáře:

• Akceptováno – položky dodacího listu jsou stejné, jako položky objednávky
• Neakceptováno – objednávka je jako celek odmítnuta
• Změna – jedna nebo více položek dodacího listu jsou rozdílné oproti objednávce (např. zrušení položek, změna množství  nebo náhrada položek)

V případě, je-li nalezen rozdíl, zpráva ORDRSP obsahuje ke každé položce výsledek porovnání, včetně vyčíslení vzniklého rozdílu. Pro větší přehlednost jsou výsledky barevně odlišeny (zelené položky jsou v pořádku, červené chybně).

Kromě automatického generování zprávy ORDRSP umožňuje řešení ORION také "ruční tvorbu" zprávy jednoduchou modifikací předplněného dokladu, který může uživatel vytvořit z přijaté objednávky.

Avíza o vzniklých událostech

O samotném výsledku zprávy ORDRSP je dodavatel informován prostřednictvím několika druhů avíz. Jedná se o upozornění, o nichž může být uživatel informován způsobem, který si v řešení EDI ORION může libovolně nastavit:

• Vygenerování zprávy ORDRSP
• Vygenerování zprávy ORDRSP obsahující rozdíly oproti objednávce
• Nebyla dohledána referenční zpráva pro ORDRSP
• Chyba při generování zprávy ORDRSP

Pracovat s ORDRSP jednoduše v rámci řešení EDI ORION 2.0

Pracovat se zprávou ORDRSP mohou od začátku dubna 2010 všichni uživatelé řešení EDI ORION 2.0, které po agentu pro automatické sledování příjmu dodávek disponuje již další chytrou funkcí. Využívat automatické generování zprávy ORDRSP lze bez zásahu do informačního systému.

Dodavatelé tak mohou prakticky přes noc splnit požadavky obchodních řetězců a přejít na efektivnější způsob komunikace. Řešení tímto jen potvrzuje svou pozici na technologické špičce v elektronické výměně dokumentů (EDI, eFakturace, Datové schránky), za což bylo nedávno také oceněno cenou za nejlepší IT produkt roku 2009.